Retouren können entweder von Shopify nach Pickware importiert oder direkt in Pickware angelegt werden. In diesem Beitrag erfährst du, wie du Retouren mit Pickware bearbeiten kannst. Außerdem findest du weiter unten eine Übersicht aller Retouren- und Rückerstattungsszenarien und wie sich diese auf Bestellmenge, Lagermenge und Buchhaltung auswirken.

Falls du deiner Retoure Austauschprodukte hinzufügen möchtest, findest du hier weitere Informationen.

Die Retouren für deine Shopify Bestellungen kannst du direkt in der Shopify Administration bearbeiten. Alle Statusänderungen und Änderungen innerhalb der Bestellung werden dabei zwischen Pickware und Shopify synchronisiert.

Lagerst du eine Retoure in Shopify ein, wähle dort einen Shopify-Standort, der einem Pickware-Standort zugeordnet ist. Nur dann wird die Bestandsänderung auch in Pickware verbucht: in die Lagerzone für Fulfillments dieser Zuordnung. Ist dort keine ausgewählt, bucht Pickware in die Standard-Wareneingangslagerzone des Standorts, sonst in seine Standardlagerzone. Lagerst du an einem Shopify-Standort ohne Zuordnung ein, ändert sich der Bestand in Pickware nicht. Mehr dazu in Wie verknüpfe ich Shopify-Standorte mit Pickware-Standorten?.

Wenn Retouren in deiner Shopify Administration gelöscht werden, wird auch der entsprechende Eintrag in der Pickware Admin entfernt.

Öffne in der WMS App das App Menü und wechsle in den Modus Wareneingang. Wähle hier Retoure aus und suche dann nach der betreffenden Bestellung. Du kannst hier aus allen versendeten Bestellungen sowie angekündigten und teilweise empfangenen Retouren wählen. Alternativ kannst du den Barcode auf dem Retourenetikett oder dem Lieferschein scannen und so direkt zur gewünschten Retoure gelangen.

Wechsle dann in den Tab Produkte. Dort kannst du die zurückgesendeten Produkte per Scan oder über die Suchfunktion auswählen. Dir werden zunächst die in der Bestellung enthaltenen Produkte unter Erwartete Produkte angezeigt, du kannst aber auch aus allen Produkten wählen und so auch Produkte hinzufügen, die nicht in der Bestellung enthalten waren.

Je Produkt kann nun die Anzahl angepasst und ein Retourengrund aus der Liste gewählt werden.

Wenn alle retournierten Produkte erfasst wurden, tippe oben rechts auf Sichern.

Du kannst nun entscheiden, ob alle Produkt eingelagert oder nicht eingelagert werden sollen. Bitte beachte hier den in der App angezeigten Hinweis: Wenn die Produkte an dieser Stelle eingelagert werden, können sie nicht mehr abgeschrieben werden. Wähle daher hier Nicht einlagern aus, wenn du die Produkte später noch abschreiben möchtest. Wenn du Einlagern auswählst, werden die Produkte auf ihrem Standardlagerplatz in der gewählten Lagerzone eingelagert.

Die Retoure wird anschließend auch in der Pickware Admin unter Bestellung → Retoure sowie in deiner Shopify Administration angelegt.

Existierende Retouren können in der Pickware Admin über Bestellung → Retouren aufgerufen und weiter bearbeitet werden. Mit einem Klick auf die Retourennummer öffnet sich ein Fenster, in welchem du

Zu jeder Produktposition kannst du zusätzlich eine Notiz zum Retourengrund erfassen, zum Beispiel um bei Sonstiges den genauen Grund festzuhalten. Wählst du den Retourengrund Sonstiges, öffnet sich dafür automatisch das Fenster Notiz zum Retourengrund. Mit Speichern übernimmst du Grund und Notiz, mit Abbrechen bleibt der vorherige Retourengrund bestehen. Bei allen anderen Retourengründen und zum Nachbearbeiten erreichst du die Notiz über das Kontextmenü der Position mit Notiz hinzufügen bzw. Notiz bearbeiten. Die Notiz wird in einer zweiten Zeile unter dem Retourengrund angezeigt und kann bis zu 255 Zeichen lang sein. Für Versandkosten und andere Positionen, die kein Produkt sind, lässt sich keine Notiz erfassen.

Notizen, die beim Anlegen einer Retoure in Shopify erfasst wurden, übernimmt Pickware beim Import und zeigt sie ebenfalls unter dem Retourengrund an. In umgekehrter Richtung erreicht eine Notiz Shopify nur, wenn sie erfasst ist, bevor die Retoure an Shopify übermittelt wird: Shopify lässt keine nachträgliche Änderung der Notiz zu. Ergänzt oder änderst du die Notiz später in Pickware, bleibt sie in Shopify unverändert. Hat eine Position einen eigenen Retourengrund, übermittelt Pickware Grund und Notiz gemeinsam als Notiz, z. B. „Reklamation: Knopf defekt“.

Der Zahlungsstatus deiner Retoure kann nicht in Pickware sondern nur in Shopify direkt bearbeitet werden. Die Statusänderungen werden anschließend auch nach Pickware übertragen. Ebenso kann auch die Rückererstattung nur in Shopify durchgeführt werden.

Weiter unten siehst du eine Statushistorie für den Retouren- und Zahlungsstatus. Über einen Klick auf Retoure annehmen speicherst du deine Änderungen.

Deine Retoure befindet sich jetzt im Status Empfangen. Im nächsten Fenster kannst du

Klicke in der Retoure auf Retoure einlagern, um zum nächsten Schritt zu gelangen.

Du kannst nun auswählen, welche und wie viele der zurückgegebenen Produkte wieder eingelagert bzw. abgeschrieben werden sollen. Mit einem Klick auf Bestätigen werden deine Bestände entsprechend verbucht und können nicht mehr im Rahmen dieser Retoure korrigiert werden.

Wieder einzulagernde Bestände werden jeweils auf dem Standardlagerplatz eingelagert. Sollte kein Standardlagerplatz hinterlegt sein, werden die Positionen auf den unbekannten Lagerplatz gebucht.

Sobald alle Positionen der Retoure bearbeitet wurden, erfolgt die Synchronisation an deine Shopify Administration.

In Shopify oder im Retourenportal kannst du nun die Rückerstattung veranlassen. Öffne dazu die Bestellung in Shopify und klicke auf Verarbeiten und zurückerstatten.

Über den anderen Button Zurückerstatten weiter oben führst du eine Rückerstattung ohne direkten Produktbezug durch, wo dementsprechend auch die Mehrwertsteuer nicht korrekt berrechnet wird. Du solltest daher stattdessen immer die Option Verarbeiten und zurückerstatten verwenden.

Hier kannst du wählen, ob die Rückerstattung sofort oder später erfolgen soll, welche Zahlungsmethode verwendet werden soll und in welcher Höhe die Rückerstattung erfolgen soll. Wenn die Checkbox unten aktiviert ist, erhalten deine Kunden eine Benachrichtigung über die Rückerstattung.

Der Hinweis Artikel kann nicht wieder eingelagert werden erscheint, wenn das Produkt bereits anderweitig in Shopify oder Pickware eingelagert wurde.

Sollen auch Versandkosten erstattet werden, wähle bei der Rückgabe in Shopify im Abschnitt Versand zurückerstatten die Option Versand und trage den Betrag ein.

Klicke abschließend auf Verarbeiten und x,xx € zurückerstatten.

Wenn du die Rückerstattung zu einem späteren Zeitpunkt durchführen möchtest, wähle unten rechts die entsprechende Option aus und klicke dann auf Retoure verarbeiten.

In diesem Fall siehst du folgende Erinnerung, wenn du die Bestellung in Shopify öffnest.

Ist eine Rückerstattung fehlgeschlagen, findest du den Grund unten in der Bestellchronik der Bestellung in Shopify.

In Pickware kannst du auf Basis der Rückerstattung manuell oder automatisiert eine Rechnungskorrektur erstellen. Mehr dazu findest du unter den verlinkten Beiträgen.

Retouren sind einem Standort zugeordnet. Damit ist festgelegt, wo die zurückkommende Ware erwartet und wieder eingelagert wird. In der WMS App erscheint eine Retoure nur auf Geräten dieses Standorts. Welche Adresse auf dem Retourenetikett steht, erklärt Wie erstelle ich Retourenetiketten?.

Der Bestand wird in Pickware wie gewohnt erhöht. In Shopify erfolgt keine Erhöhung des Bestands, da dieser nicht online verfügbar sein soll. Die Retoure hat dann in Shopify den Vermerk Bearbeitung erforderlich.

In Pickware soll immer nur die erhaltene Retourenmenge bestätigt werden, da sowohl in Pickware als auch in Shopify nur für genau die bestätigte Menge Bestand gebucht wird.

Am Shopify POS können Rückgaben ohne Bestellbezug erfasst werden – sogenannte nicht verifizierte Rückgaben. Shopify legt dafür automatisch eine Bestellung an, die nach Pickware importiert wird; die Rückgabe findest du dort als Retoure.

Nimmst du sie in Pickware an, wird der zurückgegebene Bestand automatisch über die Standardeinlagerungsstrategie in Pickware eingebucht – ein gezieltes Verwerfen des Bestands ist dabei nicht möglich. Weitere Besonderheiten dazu findest du unter Shopify POS und Pickware.

Eine Retoure, deren Ware noch nicht eingelagert ist, stornierst du in Shopify über Rückgabe stornieren. Pickware übernimmt das Storno. Ist die Ware bereits eingelagert, lässt sich die Retoure nicht mehr stornieren. Hast du Artikel aus der Retoure bereits eingelagert, buchst du sie per Bestandsanpassung manuell wieder aus.

Hier findest du eine Übersicht möglicher Szenarien für Retouren und Rückerstattungen von Shopify Bestellungen und wie sich diese auf Bestellmenge, Lagermenge und Buchhaltung auswirken.

Grundsätzlich gilt:

Erstattest du in Shopify ohne Retoure, reduziert sich die Bestellmenge, und Pickware übernimmt die reduzierte Menge. Die Position ist danach nicht mehr retournierbar (Keine Position retournierbar). Erstatte deshalb immer über die Rückgabe bzw. Verarbeiten und zurückerstatten.

Wurde die Bestellung noch nicht versendet, kannst du die Bestellung in der Shopify Admin über die Schaltfläche Rückerstattung (Refund) anpassen. Zusätzlich kann eine Rechnungskorrektur in der Pickware Admin erstellt werden. Falls die Bestellung schon bezahlt wurde, kann darüber hinaus eine Erstattung in entsprechender Höhe in Shopify durchgeführt werden.

Je nachdem, ob du das entfernte Produkt wieder einlagerst, ergeben sich folgende Veränderungen:

Dies ist der Fall, wenn das Produkt beispielsweise beschädigt ist und nicht versandt werden kann.

Hierbei führst du eine reguläre Retoure sowie Rückerstattung in Shopify durch. Zusätzlich muss eine Rechnungskorrektur in der Pickware Admin erstellt werden.

Je nachdem, ob du das entfernte Produkt wieder einlagerst, ergeben sich folgende Veränderungen:

Produkt wieder einlagern

Produkt nicht wieder einlagern

Dies ist der Fall, wenn das retournierte Produkt beschädigt oder defekt ist.

Dies ist beispielsweise der Fall, wenn die Ware beim Kunden verbleibt, dieser aber aufgrund einer Beschädigung dennoch eine Erstattung erhält. In diesem Fall wird keine Retoure in Shopify oder Pickware angelegt.

Es ist wichtig, dass du das Produkt immer einzeln erstattest und nicht einen allgemeinen Erstattungsbetrag verwendest. In diesem Fall erstellt Shopify eine steuerfreie Position, und da das ursprüngliche Produkt versteuert wurde, kann dies dazu führen, dass zu viel Geld an das Finanzamt abgeführt wird.

Produkt wird nicht in den Lagerbestand zurückgeführt und der Kunde erhält eine (Teil)Erstattung

In diesem Fall muss zusätzlich eine Rechnungskorrektur erstellt werden.

Produkt wird in den Lagerbestand zurückgeführt und der Kunde erhält eine (Teil)Erstattung

Dieser Fall ist für bestimmte Fälle im Zusammenhang mit 8returns relevant.

In diesem Fall muss zusätzlich eine Rechnungskorrektur erstellt werden.

Da die Bestellung bereits versendet wurde, ist eine nachträglich Anpassung der Bestellmenge nicht möglich.