In diesem Beitrag stellen wir dir alle Möglichkeiten zum Abwickeln von Retouren mit Pickware vor. Du kannst neben vollständigen Retouren auch Teilretouren durchführen und Rechnungskorrekturen erstellen. Rückgaben von Kassenverkäufen können darüber hinaus direkt an der Kasse über die Pickware POS App abgewickelt werden.

Um eine neue Retoure anzulegen, öffne das Kontextmenü der zugehörigen Bestellung in der Bestellübersicht und wähle dort Retoure erfassen aus oder klicke in den Bestelldetails oben auf Retoure erfassen. Retouren können nur für bereits versendete Bestellungen angelegt werden. Im Falle einer nicht versendeten Bestellung ist die Option Retoure erfassen ausgegraut.

Im folgenden Fenster kannst du

Welche Retourengründe zur Auswahl stehen und wie du eigene Retourengründe anlegst, erfährst du im Beitrag Wie kann ich eigene Retourengründe anlegen?.

Die tatsächlich retournierten Mengen sowie Retourengründe können zu einem späteren Zeitpunkt noch angepasst werde. Klicke dann oben rechts auf Retoure ankündigen, um zum nächsten Schritt zu gelangen. Die Retoure befindet sich dann im Status Angekündigt. Das bedeutet, dass sich die Retoure zwar schon im Lager befindet aber noch keine Änderung am Bestand erfolgt ist.

Die Retoure wurde nun angelegt und kann jederzeit über Bestellung → Retouren aufgerufen und weiter bearbeitet werden. In diesem Fenster kannst du

Weiter unten siehst du eine Statushistorie für den Retouren- und Zahlungsstatus. Über einen Klick auf Retoure annehmen speicherst du deine Änderungen.

Du kannst deine Retouren alternativ auch per WMS App annehmen.

Deine Retoure befindet sich jetzt im Status Empfangen. Hier kannst du

Klicke in der Retoure auf Retoure einlagern, um zum nächsten Schritt zu gelangen.

Du kannst nun auswählen, welche und wie viele der zurückgegebenen Produkte wieder eingelagert bzw. abgeschrieben werden sollen. Mit einem Klick auf Bestätigen werden deine Bestände entsprechend verbucht und können nicht mehr im Rahmen dieser Retoure korrigiert werden.

Wieder einzulagernde Bestände werden jeweils auf dem Standardlagerplatz eingelagert. Sollte kein Standardlagerplatz hinterlegt sein, werden die Positionen auf den unbekannten Lagerplatz gebucht.

Eingelagert wird auf dem Standardlagerplatz des Produkts, nicht auf dem Lagerplatz, von dem kommissioniert wurde. Soll die Ware auf einem anderen Lagerplatz liegen, lagere sie nach der Einlagerung um. Damit Retouren nicht auf dem unbekannten Lagerplatz landen, weise deinen Produkten einen Standardlagerplatz zu, wie in Wie weise ich Produkten einen Standardlagerplatz in einem Lager zu? beschrieben.

Du kannst deine Retouren alternativ auch per WMS App einlagern.

In der Retoure findest du oben rechts den Button Rechnungskorrektur erstellen. Wenn die Retoure bereits abgeschlossen ist, kannst du bei Bedarf für die Rechnungskorrektur immer noch die retournierten Mengen anpassen, dies hat aber keine Auswirkungen auf die Bestandsbewegungen mehr. Ausführliche Informationen zu Rechnungskorrekturen findest du in diesem Beitrag.

Wenn Produkte innerhalb einer Bestellung umgetauscht werden sollen, öffne nach dem Erfassen und Einlagern der Retoure erneut die Bestellung. Klicke im Bereich Positionen auf Produkt hinzufügen, um ein Austauschprodukt zu ergänzen oder klicke in das Feld Menge einer bereits bestehenden Position und erhöhe die Menge entsprechend.

Erstelle im Anschluss eine Rechnungskorrektur und versende die Bestellung erneut auf dem gewohnten Weg. Damit die Bestellung wieder in der WMS App angezeigt wird, musst du den Bestellstatus erneut auf Offen setzen.

Öffne das App Menü und wechsle in den Modus Wareneingang. Wähle hier Retoure aus und suche dann nach der betreffenden Bestellung. Du kannst hier aus allen versendeten Bestellungen sowie angekündigten und teilweise empfangenen Retouren wählen.

Alternativ kannst du den Barcode auf dem Retourenetikett oder dem Lieferschein scannen und so direkt zu der Retoure gelangen.

Wechsle dann in den Tab Produkte. Dort kannst du die zurückgesendeten Produkte per Scan oder über die Suchfunktion auswählen. Unter Erwartete Produkte werden dir die Produkte angezeigt, die in der Bestellung enthalten sind und noch nicht retourniert wurden. Produkte, die nicht in der Bestellung enthalten waren, kannst du nicht hinzufügen.

Je Produkt kann nun die Anzahl angepasst und ein Retourengrund aus der Liste gewählt werden.

Erfasst du mehr Stück, als die Bestellung enthält, oder ein Produkt, das nicht Teil der Bestellung war, zeigt die App die Meldung abweichende Zählung an. Die Meldung ist nur ein Hinweis.

Wenn alle retournierten Produkte erfasst wurden, tippe oben rechts auf Sichern.

Du kannst nun entscheiden, ob alle Produkt eingelagert oder nicht eingelagert werden sollen. Bitte beachte hier den in der App angezeigten Hinweis: Wenn die Produkte an dieser Stelle eingelagert werden, können sie nicht mehr abgeschrieben werden. Wähle daher hier Nicht einlagern aus, wenn du die Produkte später noch abschreiben möchtest. Wenn du Einlagern auswählst, werden die Produkte auf ihrem Standardlagerplatz im gewählten Lager eingelagert.

Die Retoure wird anschließend auch in der Shopware Admin unter Bestellung → Retoure angelegt. Dort kannst du ebenfalls die Rechnungskorrektur erstellen und die retournierten Produkte einlagern, falls noch nicht geschehen, und in diesem Zusammenhang bei Bedarf auch abschreiben.

Bei einer Retoure werden nur die Positionen erstattet, die du in der Retoure auswählst. Das gilt auch für Versandkosten, Rabatte und Gutscheine.

Versandkosten erstattest du über die Option Versandkosten hinzufügen oben in der Karte Positionen der Retoure. Die Option ist standardmäßig aus. Solange sie aus ist, werden keine Versandkosten erstattet. Bei einer bestehenden Retoure wird das Umschalten sofort gespeichert und neu berechnet, einen eigenen Speichern-Button gibt es dafür nicht.

Rabatte und Gutscheine kommen nur in die Retoure, wenn du sie bei der Auswahl der Positionen aktiv mit auswählst. Shopware speichert einen Rabatt als eigene Bestellposition und verteilt ihn nicht auf die einzelnen Produkte. Pickware kann den Rabattanteil je Produkt deshalb nicht aufschlüsseln.

Wie du bei einer Teilretoure den Rabattanteil über eine leere Position in der Bestellung verrechnest, erfährst du im Beitrag Wie erstelle ich Rechnungskorrekturen? im Abschnitt Rabatte verrechnen bei Teilretouren.

Die WMS App zeigt bei der Retourenannahme nur physische, einlagerbare Positionen an. Zuschläge wie einen Mindermengenzuschlag oder Gebühren bearbeitest du in der Shopware Admin.

Chargen erfasst du bei einer Retoure nur in der WMS App. Produkte abschreiben bzw. entsorgen kannst du dagegen nur in der Shopware Admin. Soll ein Teil einer Charge wieder eingelagert und ein Teil entsorgt werden, brauchst du deshalb beide.

Verarbeitest du die Retoure in der Shopware Admin, fragt Pickware die Charge nicht ab, sondern übernimmt sie aus der ursprünglichen Bestellung. Lässt sich die Charge daraus eindeutig bestimmen, geht der Bestand zurück auf diese Charge. Ist die Charge nicht eindeutig, wird ohne Chargeninformation eingelagert. Buche den Bestand in diesem Fall danach manuell auf die richtige Charge um.

Alle an der Kasse durchgeführten Verkäufe können auch direkt dort wieder rückabgewickelt werden.

Alle Details und Sonderfälle wie Pfand oder Umtausch findest du in Wie kann ich eine Rückgabe an der Kasse durchführen?.

Im App Menü oben links findest du die Verkaufshistorie mit allen vergangenen Verkäufen. Wähle den gewünschten Verkauf aus, klicke auf Rückgabe und wähle die Produkte aus, die zurückgegeben werden sollen. Du gelangst nun in den Warenkorb im Rückgabemodus, wobei sich bereits die festgelegten Artikel im Warenkorb befinden und das betreffende Kundenkonto ausgewählt wurde. Alternativ kannst du den entsprechenden Barcode scannen.

Über den Button Rückgabe kannst du die Zahlungsart für die Rückerstattung auswählen und die Rückgabe des Geldes durchführen. Anschließend hast du die Möglichkeit, die Ware wieder einzulagern und dabei direkt in ein Lager deiner Wahl zu buchen. Wenn eine Wiedereinlagerung nicht möglich ist, weil das Produkt beispielsweise beschädigt ist, deaktiviere die Option. Um fortzufahren, drücke auf Speichern.

Im nächsten Schritt wird der Stornobeleg gedruckt. Analog zum Verkauf hast du hier ebenfalls die Möglichkeit, diesen im DIN A4 Format als Stornorechnung auszugeben oder dem Kunden per E-Mail zu übersenden. Mit Fertig kannst du den Vorgang abschließen.

Nach erfolgter Rückzahlung wird die Rückgabe in deiner Shopware Administration unter Bestellungen → Retouren angelegt und die Bestände werden bei Einlagerung wieder erhöht. Darüber hinaus wird ein entsprechender Eintrag im Kassenbericht mit negativem Betrag angelegt.

Eine Retoure kannst du nur für Bestellungen erfassen, die tatsächlich über Pickware versendet wurden. Den Lieferstatus von Hand zu setzen reicht nicht. Versende die Bestellung über Bestellung versenden oben links in der Bestellung, sonst steht für die Retoure keine Menge zur Verfügung. Den Lieferstatus kann danach ein Shopware-Flow automatisch setzen.

Positionen ohne zugeordnetes Shopware-Produkt, z. B. aus einem Marktplatz-Import, sind nicht retournierbar. Prüfe in diesem Fall die Produktzuordnung in deiner Marktplatz-Anbindung.

Ist Retoure erfassen trotz versendeter Bestellung ausgegraut oder fehlt, lade die Seite neu (F5), leere den Browser-Cache oder nutze ein Inkognito-Fenster. Alternativ startest du die Retoure über Bestellungen → Retouren und wählst dort die Bestellung aus.

Der zweite Reiter Retouren in der Bestellung ist ein Hinweis von Shopware auf eine Funktion, die mit Shopware Rise verfügbar ist. Pickware kann ihn nicht ausblenden. Der Reiter von Pickware ist der mit Zähler, z. B. Retouren (0).

Das Retourenmanagement von Shopware ist eine eigene Funktion. Pickware berücksichtigt es nicht, weil es einer anderen Bestandslogik folgt.

Eine Retoure kannst du nur stornieren, solange sie im Status Angekündigt ist. Ab dem Status Empfangen, also sobald Ware angenommen oder eingelagert wurde, ist ein Storno nicht mehr möglich. Verbuchte Bestände lassen sich im Rahmen der Retoure nicht mehr korrigieren.

Hast du zu viel eingelagert, buchst du die Menge per Bestandsanpassung wieder aus, wie in Wie verwalte ich meine Bestände? beschrieben. Ist die Rechnungskorrektur dadurch zu hoch, gleichst du sie über eine manuelle Position mit dem Produktpreis in der Bestellung aus.

Kommt eine Retoure in mehreren Paketen an verschiedenen Tagen an, lege für jedes Paket eine eigene Retoure an. Eine Retoure lässt sich in der WMS App oder der Shopware Admin nur einmal bearbeiten.

An der Retoure selbst wird kein Benutzer angezeigt. Nachvollziehen kannst du es auf zwei Wegen:

Lässt sich eine Retoure nicht anlegen, öffnen oder einlagern, helfen meist diese Schritte:

Dieselben Schritte helfen, wenn nach einem Update der Menüpunkt Bestellungen → Retouren fehlt. Tritt der Fehler in der WMS App auf, wähle in der App Hilfe & Support → Gerätelogs hochladen und schicke dem Support die Fehlermeldung.