Hier erklären wir dir, wie du Rechnungskorrekturen für Retouren bzw. für Erstattungen erstellen und an deine Kunden versenden kannst.
Weitere Informationen zur Konfiguration deines Rechnungskorrekturendokuments findest du hier.
Hinweis zu E-Rechnungen (ZUGFeRD/XRechnung)
E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format sind in der Cloud-Version von Pickware derzeit nicht verfügbar. Rechnungskorrekturen im E-Rechnungsformat können daher nicht erstellt werden. Die in diesem Artikel beschriebenen Rechnungskorrekturen beziehen sich ausschließlich auf reguläre Rechnungen (PDF).
Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnungskorrektur und einer Stornorechnung?
Eine Stornorechnung wird benötigt, um beispielsweise die Adresse oder den Ansprechpartner auf der ursprünglichen Rechnung zu korrigieren. Dadurch wird die originale Rechnung storniert und eine neue erstellt. Wenn du eine Bestellung stornieren möchtest, die noch nicht versandt wurde, kannst du ebenfalls eine Stornorechnung benutzen.
Eine Rechnungskorrektur muss hingegen erstellt werden, wenn sich Änderungen an den Rechnungspositionen ergeben, beispielsweise im Rahmen einer Retoure.
Für eine Adress- oder Vorlagenkorrektur kannst du Storno und Neuausstellung direkt aus dem Kontextmenü der Rechnung mit einem Klick auslösen. Wie das funktioniert, erfährst du im Beitrag Wie kann ich eine Rechnung stornieren und neu erzeugen?
Was wird in der Rechnungskorrektur berücksichtigt?
Bei der Rechnungskorrektur werden Änderungen an Bestellpositionen (z. B. durch Retouren), Rabatte (vor/nach Versand), Versandkosten und Trinkgelder berücksichtigt. Auch die Differenz zwischen dem von Shopify berechneten und dem im Feld Rückerstattungsbetrag eingegebenen Betrag wird erfasst. Zudem fließen Wiedereinlagerungs- und Rücksendungsgebühren ein. Der Differenzbetrag wird mit 0% besteuert.
Bei manchen Zahlungsarten werden Rückzahlungen zeitverzögert ausgeführt und befinden sich zunächst im Status Pending. Weicht der Rückzahlungsbetrag vom von Shopify vorgeschlagenen Betrag ab, kann es vorübergehend zu unterschiedlichen Gesamtsummen in Shopify und Pickware kommen. Diese gleichen sich automatisch an, sobald die Rückzahlung abgeschlossen ist.
Rechnungskorrektur für Retouren erstellen
Um eine Rechnungskorrektur zu erstellen, öffne die Retourenübersicht in der Pickware Admin unter Bestellungen → Retouren und klicke auf die Retourennummer für die gewünschte Bestellung. Klicke anschließend auf Rechnungskorrektur erstellen. Voraussetzung ist eine zuvor erstellte Rechnung, auf die sich die Korrektur bezieht.
Anhand der Retourenpositionen kann eine Rechnungskorrektur erstellt werden. Bei Betragsänderungen aufgrund der Erstattung muss eine weitere Rechnungskorrektur erfolgen.
Du kannst die Erstellung von Rechnungskorrekturen auch automatisieren. Wie dies funktioniert, ist hier erklärt.
Rechnungskorrekturen für Erstattungen ohne Retoure erstellen
Solltest du aus Kulanz deinen Kunden einen Teil des Rechnungsbetrags oder die Versandkosten erstatten wollen, beispielsweise weil das Produkt beschädigt ankam, kannst du die Erstattung in Shopify vornehmen und dann eine Rechnungskorrektur in Pickware erstellen. Klicke dazu innerhalb der Bestellung oben auf Zurückerstatten.
Gib die entsprechende Menge ein. Rechts wird daraufhin automatisch der entsprechende Preis eingetragen. Klicke abschließend auf die Schaltfläche unten rechts, um die Rückerstattung durchzuführen.
Wähle links immer die korrekten Positionen in der richtigen Menge aus und erstatte den gesamten Betrag. Bei falscher Auswahl oder abweichendem Rückerstattungsbetrag wird mit 0% Steuern erstattet, was zu zu hohen Steuerabgaben führt. Für anteilige Erstattungen folge bitte den Schritten in diesem Beitrag.
Rechnungskorrekturen durch Änderung an der Bestellung erstellen
Du kannst unabhängig von Retouren und Erstattungen auch Rechnungskorrekturen erstellen, wenn Änderungen an der Bestellung erfolgt sind, beispielsweise eine Änderung der Preise oder Bestellpositionen. Bitte beachte, dass Änderungen an der Bestellung nur in Shopify möglich sind.
Rechnungskorrektur versenden
Je nachdem, wie es dein Prozess vorsieht, kannst du (1) zuerst die Rückerstattung durchführen und dann die Rechnungskorrektur erstellen oder (2) zuerst die Rechnungskorrektur erstellen und dann die Rückerstattung durchführen.
Variante 1: Erst die Rückerstattung durchführen, dann die Rechnungskorrektur erstellen
Führe zunächst die Rückerstattung wie gewohnt in deiner Shopify Administration durch. Im Anschluss kannst du in der Pickware Admin wie oben beschrieben die Rechnungskorrektur erstellen. Klicke dabei nicht auf Beleg erstellen, sondern auf den Pfeil rechts daneben. Mit der Option Beleg erstellen und senden wird das Dokument direkt aus der Pickware Admin heraus an den Kunden versendet. Alternativ kannst du das Dokument über Erstellen und PDF herunterladen in einem E-Mail-Programm deiner Wahl versenden.
Variante 2: Erst die Rechnungskorrektur erstellen, dann die Rückerstattung abschließen
In diesem Fall muss das E-Mail-Template Rückerstattung in der Shopify Administration so angepasst werden, dass deine Kunden die Rechnungskorrektur über einen Button in der E-Mail herunterladen können.
Der Prozess sieht vor, dass zunächst eine Retoure in Shopify angelegt wird, für welche als nächstes in der Pickware Admin eine Rechnungskorrektur erstellt wird. Mit dem Abschließen der Retoure in Shopify erhalten deine Kunden die angepasste E-Mail mit dem Button zum Herunterladen der Rechnungskorrektur.
Um die Anpassung des Templates vorzunehmen, gehe wie folgt vor:
Öffne dazu das E-Mail-Template Rückerstattung in deiner Shopify Administration unter Einstellungen → Benachrichtigungen → Rückerstattung → Code bearbeiten. Suche nach folgender Stelle im Code:
<tr class="subtotal-line">
<td class="subtotal-line__title">
<p>
<span>Zurückerstatten</span>
<br>
<small>{{ refund_method_title | capitalize }}</small>
</p>
</td>
<td class="subtotal-line__value">
<strong>- {{ transaction.amount | money }}</strong>
</td>
</tr>
{% endif %}
{% endfor %}
</table>
{% endif %}
{% endunless %}
Füge in der nächsten Zeile unterhalb des Codeblocks folgenden Code ein:
{% if metafields.pickware.pickware_invoice_correction_urls %}
<table>
{% for url in metafields.pickware.pickware_invoice_correction_urls -%}
<tr>
<td class="actions__cell">
<table class="button main-action-cell" style="width: 100%; margin-top: 12px;">
<tbody>
<tr>
<td class="button__cell">
<a href="{{ url }}" class="button__text">
{{ forloop.index }}. Rechnungskorrektur herunterladen
</a>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</td>
</tr>
{% endfor %}
</table>
{% endif %}In Folge wird nun für alle Retouren mit vorhandener Rechnungskorrektur ein entsprechender Button zum Download angezeigt. Wenn keine Rechnungskorrektur vorhanden ist, wird die E-Mail wie gewohnt dargestellt. Für eine Vorschau des Buttons muss daher eine Testbestellung inklusive Rechnungskorrektur erstellt werden.
Warum stimmt die Rechnungskorrektur nicht?
Rechnungskorrekturen bilden die Rückzahlungen und Änderungen ab, die in Shopify an der Bestellung erfasst sind. Gibt es in Shopify weder eine Rückzahlung noch eine Retoure oder Änderung an der Bestellung, entsteht keine Rechnungskorrektur, die Vorschau zeigt dann 0,00 €. Ohne bestehende Rechnung gibt es ebenfalls keine Rechnungskorrektur.
Die Korrektur zeigt die erwartete Retourensumme
Solange die Retoure in Shopify nicht abgeschlossen ist, zeigt die Rechnungskorrektur die erwartete Retourensumme. Schließe die Retoure in Shopify ab und erstelle danach die Rechnungskorrektur.
Änderungen aus Shopify fehlen in Pickware
Änderungen an der Bestellung übernimmt Pickware automatisch. Ist das noch nicht passiert, öffne die Bestellung in Shopify über In Pickware öffnen.
Ein Artikel erscheint auf der Korrektur, der nicht zurückkam
Fügt ein Shopify Flow einen Artikel erst nach der Rechnungserstellung zur Bestellung hinzu, erscheint dieser Artikel auf der Rechnungskorrektur. Erstelle die Rechnung deshalb erst, wenn die Bestellung vollständig ist. Ist es schon passiert, storniere die Rechnung und erstelle eine neue, siehe Wie kann ich eine Rechnung stornieren und neu erzeugen?
Die Erstattung lief außerhalb von Shopify
Hast du außerhalb von Shopify erstattet, etwa über den PayPal-Käuferschutz oder per Überweisung, öffne die Bestellung in Shopify und klicke auf Bearbeiten. Füge einen Rabatt hinzu und erstelle danach die Rechnungskorrektur. Alternativ erstattest du die Differenz über PayPal nach.
Retourengebühren
Erfasse Retourengebühren direkt an der Retoure in Shopify, statt die Retoure voll zu erstatten. So berücksichtigt die Rechnungskorrektur die Gebühr.
Rechnungskorrekturen für bereits erstellte Retouren nachholen
Fehlen Rechnungskorrekturen für Retouren, die du bereits erstellt hast, erzeugst du sie gesammelt per Mehrfachänderung in der Bestellübersicht. Bei vielen Bestellungen arbeitest du am besten in Blöcken, zum Beispiel zu je 100 Bestellungen.