Analog zu deinen Rechnungen kannst du auch deine Rechnungskorrekturen mithilfe des Flow Builders automatisiert erstellen lassen. Hier im Beitrag erklären wir dir, wie das funktioniert. Allgemeine Informationen und Tipps zum Flow Builder findest du hier.
Automatische Rechnungskorrekturerstellung im Flow ergänzen
In den Pickware-spezifischen Auslösern im Flow Builder sind in diesem Fall zwei Auslöser für uns relevant:
Pickware → Retoure → Vollständig retourniert
Pickware → Retoure → Teilweise retourniert
Achtung: Lass pro Auslöser nur einen Flow aktiv, der Rechnungskorrekturen erzeugt.
Hinweis: Eine Rechnungskorrektur entsteht nur, wenn für die Bestellung bereits eine Rechnung existiert.
Da es nicht möglich ist, beide Auslöser in einem Flow zu verbinden, benötigen wir an dieser Stelle zwei separate Flows, die allerdings abseits vom Auslöser identisch sind. Erstelle die Flows wie folgt:
Gehe auf Einstellungen → Shop → Flow Builder und klicke oben auf Flow hinzufügen.
Gib einen Namen und optional eine Beschreibung ein. Aktiviere den Flow über die Checkbox unten.
Wechsle als nächstes in den Tab Flow und wähle den Auslöser Vollständig retourniert bzw. Teilweise retourniert.
Füge darunter eine neue Aktion hinzu. Die gewünschte Aktion findest du unter Allgemein → Dokumente erzeugen. Wähle dann als zu erzeugendes Dokument den Typ Rechnungskorrektur aus sowie im Feld Lagerzone (für Pickliste) die Lagerzone, auf die sich das Dokument beziehen soll. Klicke auf Aktion hinzufügen.
Speichere den Flow über den Button oben rechts.
Führe nun die oberen Schritte erneut aus, um den zweiten Flow anzulegen. Wähle dabei den andere Auslöser aus und passe Namen und Beschreibung des Flows zur bessere Nachvollziehbarkeit an.
Hinweis: Versendest du die Rechnungskorrektur im selben Flow per E-Mail, muss die Aktion zum Versenden nach der Aktion zum Erzeugen der Rechnungskorrektur stehen.
Soll für bestimmte Bestellungen keine Rechnungskorrektur entstehen, zum Beispiel bei einem Umtausch über easyReturns, markiere diese Bestellungen per Tag und schließe sie im Flow aus. Mehr dazu in Wie nutze ich easyReturns mit Pickware für Shopify?
Rechnungskorrekturen per E-Mail an deine Kunden senden
Analog zum Rechnungsversand per E-Mail kannst du auch deine Rechnungskorrekturen automatisch per E-Mail an deine Kunden setzen, indem du das entsprechende E-Mail Template anpasst. Die Rechnungskorrektur kann dann über einen Button innerhalb der E-Mail heruntergeladen werden.
Um die Anpassung des Templates vorzunehmen, navigiere in deiner Shopify Admin zu Einstellungen → Benachrichtigungen → Kundenbenachrichtigungen → Bestellausnahmen. Klicke dort auf den Eintrag Rückerstattung für Bestellung und dann oben rechts auf Code bearbeiten.
Suche nach folgender Stelle im Code. Die Stelle sollte sich relativ weit unten in der E-Mail-Vorlage befinden.
Füge nun an der Stelle, die mit der roten Linie markiert ist, folgenden Code ein:
{% if metafields.pickware.pickware_invoice_correction_urls %}
<table>
{% for url in metafields.pickware.pickware_invoice_correction_urls -%}
<tr>
<td class="actions__cell">
<table class="button main-action-cell" style="width: 100%; margin-top: 12px;">
<tbody>
<tr>
<td class="button__cell">
<a href="{{ url }}" class="button__text">
{{ forloop.index }}. Rechnungskorrektur herunterladen
</a>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</td>
</tr>
{% endfor %}
</table>
{% endif %}Speichere nun deine Änderung über den Button oben.
Die Änderung im Template bewirkt, dass bei Retouren mit Rechnungskorrektur in der E-Mail ein Button angezeigt wird, der zu der entsprechenden Rechnungskorrektur führt. Wenn keine Rechnungskorrektur vorhanden ist, wird der Button nicht angezeigt. Aus diesem Grund auch zeigt die Vorschau-Funktion innerhalb der Template-Einstellungen den Button nicht an. Um eine tatsächliche Vorschau zu sehen, musst du eine Testbestellung erstellen, versenden und dann retournieren.