Neben dem Prozess über die WMS App kannst du Bestellungen auch direkt in der Pickware Admin verwalten, Bestelldokumente erstellen, Versandetiketten erzeugen und Bestellungen versenden.

In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie du Bestellungen in der Pickware Admin bearbeiten kannst. Darüber hinaus findest du weiter unten Informationen zu Produkten ohne Versanderfordernis und was passiert, wenn du Bestellungen nachträglich anpassen möchtest.

Wenn du die Pickware Admin für manuelle B2B Bestellungen nutzt, findest du ganz am Ende dieses Beitrags weitere Informationen, was du bei der Kommissionierung dieser Bestellungen beachten musst.

Unter Bestellungen → Übersicht findest du alle Bestellungen aus deinen Onlineshops. Links siehst du als farbliches Icon die Kommissionierbarkeit der jeweiligen Bestellung. Die Farben haben folgende Bedeutung:

Über das Filtersymbol rechts kannst du die Liste der Bestellungen individuell anpassen, indem du die Bestellungen nach einem oder mehreren Bestell-, Zahlungs- und Lieferstatus und/oder zusätzlich nach der Kommissionierbarkeit filterst.

Du kannst dir außerdem auch nur Bestellungen anzeigen lassen, die ein bestimmtes Produkt enthalten. Rufe dazu das gewünschte Produkt auf und wechsle zum Tab Bestellung. Du siehst dann alle Bestellungen mit diesem Produkt, in welcher Menge es enthalten ist, den Preis sowie Bestell-, Zahlungs- und Lieferstatus. Auch hier kannst du verschiedene Filter anwenden.

Um eine Bestellung zu öffnen, klicke auf die Bestellnummer.

Oberhalb der Bestellliste zeigen vier Karten auf einen Blick, wie es um deine offenen Bestellungen steht: welche heute raus sollen, welche blockiert sind, welche zu lange warten und welche priorisiert behandelt werden.

Ein Klick auf eine Karte setzt automatisch die passenden Filter in der Bestellliste, sodass du direkt mit der Bearbeitung der jeweiligen Bestellungen starten kannst.

Innerhalb der Karten gibt es zusätzliche anklickbare Elemente: Manche wechseln den Filter (z. B. den Zahlungsstatus oder die Kommissionierbarkeit), andere lassen sich direkt bearbeiten (z. B. die Cut-Off-Uhrzeit in Zu versenden oder die Stundenschwelle in Überfällig).

Alle Informationen zur Bestellung sind in den Tabs Allgemein, Details, Dokumente, Versandetiketten und Retouren organisiert. Direkt darunter findest du im Tab Allgemein die Schnellbuttons zum Versenden der Bestellung, Erfassen von Retouren und dem Erstellen von Rechnungen und Rechnungskorrekturen.

Um den Pickprozess zu erleichtern, kannst du dir eine Pickliste je Bestellung erstellen. Öffne dazu den Tab Dokumente, klicke auf Neues Dokument erstellen und wähle den Dokumententyp Pickliste aus.

Auf der Pickliste findest du neben allen relevanten Daten zum Kunden und zur Bestellung die enthaltenen Produkte sortiert nach Lagerplatz sowie deren Anzahl. Wenn ein Produkt auf mehreren Lagerplätzen vorhanden ist, wird der erste Lagerplatz fett gedruckt und alle weiteren Lagerplätze werden als Alternative darunter aufgelistet.

Darunter findest du die Pickanweisung für die Bestellung, die du bei der Erstellung des Dokuments angeben kannst. Pickanweisungen können auch je Produkt hinterlegt werden, mehr Informationen dazu findest du hier.

Ein Gewicht zeigt die Pickliste standardmäßig nicht an. Wie du eine Spalte fürs Gewicht ergänzt, erfährst du in Kann ich das Gewicht auf der Pickliste anzeigen lassen?

Generell kannst du mehrere Rechnungen pro Bestellung erstellen und für jede Rechnung eine Rechnungskorrektur. Der empfohlene Zeitpunkt zur Rechnungserstellung ist mit dem Statuswechsel der Bestellung auf In Bearbeitung.

Um eine Rechnung zu erstellen, klicke einfach in der Detailansicht der Bestellung auf den entsprechenden Schnellbutton.

Du kannst alternativ auch Rechnungen automatisch bei Bestelleingang erstellen lassen. Wie das funktioniert, erklären wir dir in diesem Beitrag.

Die erstellte Rechnung wird dir neben den anderen Bestelldokumenten im Tab Dokumente angezeigt und kann dort bei Bedarf jederzeit aufgerufen werden.

Wenn du die Rechnung automatisch an deine Kunden senden möchtest, findest du hier die Anleitung dazu. Weitere Informationen rund um die Konfiguration des E-Mail-Versands findest du hier.

In der Shopify Admin hast du die Möglichkeit einen Rechnungskommentar zu hinterlegen. Hierzu findest du innerhalb einer Bestellung den Bereich Metafelder und dort das Feld Rechnungskommentar. Der hier eingegebene Kommentar wird ebenfalls nach Pickware übertragen und dort für die Rechnungerstellung berücksichtigt.

Alternativ kannst du auch in der Pickware Admin beim Erstellen einer Rechnung einen Kommentar hinzufügen. Bitte beachte, dass das Feld leer erscheint, auch wenn du bereits in der Shopify Admin einen Kommentar hinterlegt hast. Dieser wird trotzdem auf der Rechnung korrekt angezeigt.

Versandetiketten können entweder innerhalb einer Bestellung im Tab Versandetiketten oder direkt aus der Bestellübersicht heraus erstellt werden. Alle Informationen dazu findest du hier.

Über den entsprechenden Schnellbutton kannst du deine Bestellung versenden, dabei die Lagerzone auswählen, aus der der Bestand ausgebucht werden soll sowie automatisch den Lieferstatus auf Versandt anpassen lassen.

Im Tab Allgemein im Bereich Info kannst du den Bestellstatus anpassen. Dabei hast du die Möglichkeit, auch deine Kunden über die Statusänderung zu informieren.

Bei Bestellungen aus deinem Shopify Shop ist die Option zum Versenden von E-Mails standardmäßig deaktiviert, da der E-Mail Versand über Shopify erfolgt. Wenn du möchtest, dass deine Kunden trotzdem eine E-Mail erhalten soll, aktiviere die Option E-Mail an Kunden senden. Alle Statusänderungen werden auch immer an deine Shopify Administration übertragen.

In der Pickware Admin kannst du kannst auch mehrere Bestellungen gesammelt kommissionieren. Nachfolgend findest du den Standardprozess.

Um mit der Mehrfachkommissionierung in der Pickware Admin zu starten, gehe zu Bestellungen → Übersicht und wähle die gewünschten Bestellungen über die Checkboxen links aus. Klicke oberhalb der Bestellliste auf Mehrfachänderung. Prüfe die Auswahl und klicke unten auf Mehrfachänderung starten.

Zusätzlich zu Mehrfachänderung stehen dir oberhalb der Bestellliste die Verknüpfungen Picklisten erstellen, Rechnungen erstellen, Versandetiketten erstellen und Bestellungen versenden zur Verfügung. Ein Klick öffnet das jeweilige Fenster direkt mit allen ausgewählten Bestellungen, ohne dass du zuerst die Mehrfachänderung starten musst. Felder und Ablauf entsprechen dabei den gleichnamigen Funktionen der Mehrfachänderung, die dir weiterhin unverändert zur Verfügung steht.

Bei Picklisten erstellen und Rechnungen erstellen werden Bestellungen, für die bereits eine Rechnung existiert oder die nicht kommissionierbar sind, getrennt als übersprungen ausgewiesen, sodass du sie einzeln nachvollziehen kannst.

Im folgenden Fenster kannst du nun auswählen, welche Statusänderungen für die betreffenden Bestellungen vorgenommen werden sollen und ob Status-E-Mails versendet und welche Dokumente erstellt und ggf. mit den Status-E-Mails versendet werden sollen. Um die Mehrfachänderung durchzuführen, klicke auf Änderungen übernehmen und bestätige die Aktion im nächsten Fenster.

Wenn du mehrere Rechnungen gleichzeitig herunterladen möchtest, kannst du dies über die Mehrfachänderung als zusammenhängende PDF tun. Einzelne PDFs pro Bestellung können nur direkt in der jeweiligen Bestellung heruntergeladen werden.

Über den Button oben kannst du für alle ausgewählten Bestellungen Versandetiketten erstellen und herunterladen.

Grundlegende Informationen dazu findest du im Beitrag zu Versandetiketten.

In Pickware und Shopify stehen dir verschiedene Tools zur Verfügung, mit denen du deine Bestelldokumente automatisch erstellen lassen kannst. Weitere Informationen dazu findest du hier. Darüber hinaus können die Bestelldokumente auch automatisch erstellt werden, wenn du deine Bestellungen direkt mit der WMS App kommissionierst.

Die Vorgehensweise für die Kommissionierung von Produkten ohne Versanderfordernis hängt davon ab, ob sich ausschließlich Produkte ohne Versanderfordernis oder auch weitere Produkte in der Bestellung befinden.

In diesem Fall kannst du die Bestellung ganz regulär wie oben beschrieben über die Pickware Administration kommissionieren. Eine Kommissionierung über die WMS App ist hier nicht möglich.

Da solche Bestellungen ohne Möglichkeit zur Änderung des Lieferstatus an der Pickware Administration übertragen werden, bietet es sich an, die Bestellung stattdessen über die Shopify Administration zu kommissionieren. Durch die Synchronisation zwischen Pickware und Shopify wird die Bestellung anschließend auch in der Pickware Administration als abgeschlossen markiert.

Wenn du die Anzahl einer Bestellposition in Shopify reduzierst, wird auch die Anzahl in Pickware entsprechend auf die Anzahl der verbliebenen Produkte reduziert. Die Anzahl in Pickware zeigt dabei immer die verbliebene Bestellmenge an, unabhängig davon, ob die Position bereits teilweise in Shopify versendet wurde.

Wenn eine Bestellposition in Shopify auf die Anzahl 0 reduziert wird, wird das Produkt in Pickware aus der Bestellung entfernt, in Shopify ist es mit dem Hinweis Removed weiterhin in der Bestellung sichtbar. Die Gesamtsumme der Bestellung sowie die Steuer werden dabei immer anhand der verbliebenen Produkte neu berechnet.

Auch wenn sich eine Bestellung bereits im Status Versandt befindet, kannst du den Status vor dem tatsächlichen Versand jederzeit anpassen, wenn beispielsweise die Bestellung wegen fehlender Ware kurzzeitig zurückgestellt werden muss. Bereits ausgebuchte Bestände bleiben weiterhin ausgebucht. Wenn du den Status anschließend wieder auf Versendet setzt, sind folgende Szenarien zu unterscheiden:

Wenn du deine Kommissionierung während des Vorgangs abbrichst, kannst du die bereits entnommenen Produkte wieder einlagern. Mehr dazu findest du hier.

Bestellungen, die du manuell in Pickware angelegt hast, beispielsweise B2B, können grundsätzlich wie reguläre Bestellungen kommissioniert werden. Sie unterscheiden sich lediglich dahingehend, dass die Zahlung nicht in Shopify abgewickelt wird. Mehr zum Thema B2B Bestellungen in Pickware findest du hier.

Falls du deinen B2B Kunden E-Mails direkt aus der Pickware Admin heraus senden möchtest, findest du hier im Beitrag verschiedene Einstellungen zum Thema E-Mail Versand und Hinweise, wie du deine E-Mail Vorlagen bearbeiten kannst.

Grundsätzlich können E-Mails im Rahmen einer Statusänderung versendet werden. Dazu kannst du bei folgender Abfrage einfach die Checkbox unten aktivieren.

Du kannst aber ansonsten auch einzelne Bestelldokumente per E-Mail versenden. Gehe dazu innerhalb der Bestellung in den Tab Dokumente und klicke auf die drei Punkte hinter dem betreffenden Dokument. Wähle hier die Option Dokument senden aus. Ob ein Dokument bereits versendet wurde, erkennst du auch an dem grünen Haken bzw. roten X in der Spalte Gesendet.

Im nächsten Fenster siehst du eine Vorschau der E-Mail entsprechend der verwendeten E-Mail Vorlage. Klicke auf Dokument senden, um die E-Mail an deinen Kunden zu versenden.