In diesem Beitrag findest du alles zum Thema E-Mail Versand und welche Einstellungen dazu vorgenommen werden können.
Wann werden aus der Pickware Admin E-Mails an Kunden gesendet?
Bei Statusänderungen
Wenn du in der Pickware Admin eine Statusänderung innerhalb einer Bestellung durchführst, erscheint folgendes Fenster.
Du siehst hier, dass der E-Mail Versand standardmäßig deaktiviert ist. Über die Checkbox kannst du ihn für einen individuellen Vorgang aktivieren.
Bitte beachte, dass für die einzelnen Statusänderungen jeweils ein entsprechender Flow eingerichtet werden muss, damit tatsächlich E-Mails versendet werden. Weitere Informationen dazu findest du hier.
Im Lieferantenbestellwesen
Du hast zudem die Möglichkeit, Lieferantenbestellungen direkt aus der Pickware Admin heraus per E-Mail zu versenden. Wie dies genau funktioniert, findest du hier.
Wenn du Rechnungen aus Pickware über Shopify per E-Mail an deine Kunden senden möchtest, findest du die Anleitung in diesem Beitrag.
Wie kann ich die Absenderadresse für den E-Mail Versand aus der Pickware Admin konfigurieren?
Standardmäßig erfolgt der Versand über die E-Mail Adresse [email protected]. Wenn du stattdessen eine eigene Domain verwenden möchtest, folge diesen Schritten. Bitte beachte, dass eine Änderung des vorderen Teils (no-reply) nicht möglich ist.
Navigiere dazu in deiner Pickware Admin zu Einstellungen → System → E-Mail. Dort findest du den Bereich Individuelle Absendender-Domain einrichten.
Gib deine Domain ein und klicke auf Domain hinzufügen.
Wenn die Domain erfolgreich hinzugefügt wurde, werden dir für diese nun verschiedene DNS Einträge angezeigt.
Logge dich in einem neuen Fenster in den Kundenbereich deines Domain-Hosts ein.
Öffne dort die Domainverwaltung bzw. DNS Einstellungen deiner Wunschdomain (der Begriff des Einstellungsmenüs kann bei deinem Domain-Host leicht abweichen).
Konfiguriere bzw. Erstelle für deine Wunschdomain die DNS Einträge (DNS Records), damit diese von Typ, Name und Ziel mit den Werten aus Schritt 2 übereinstimmen.
Tipp: Die meisten Domain-Hosts stellen Anleitungen zur Konfiguration bzw. Erstellung von DNS Einträgen bereit.
Wechsle zurück in die Pickware Admin und klicke auf Verifizieren.
Wenn die Adresse korrekt konfiguriert wurde, dann siehst du nun hinter der Domain einen grünen Haken.
Bitte beachte, dass es bis zu 24 Stunden dauern kann, bis die Anpassung umgesetzt wurde.
Wo kann ich die Pickware E-Mail Templates bearbeiten?
Die E-Mail Templates findest du in deiner Pickware Admin unter Einstellungen → Shop → E-Mail-Templates. Du kannst bereits existierende Vorlagen anpassen oder neue erstellen.
Eigene E-Mail Vorlage erstellen
Um ein neues Template zu erstellen, klicke auf Erstellen → E-Mail Template hinzufügen. Folgende Felder stehen dir dann zur Verfügung:
Typ – Wähle aus dem Dropdown Menü einen der vorhandenen E-Mail-Typen aus.
Beschreibung – Gib hier optional eine Beschreibung für deine E-Mail Vorlage ein.
Betreff – Der Betreff erscheint später beim Empfänger in der Betreffzeile.
Absender – Hierbei handelt es sich um den Absendernamen, welcher dem Kunden in der E-Mail angezeigt werden soll. Bei bereits bestehenden Templates ist hier immer der Name des Verkaufskanals in der Form ########{{ salesChannel.name }} eingetragen.
Anhänge – Dieser Bereich wird erst sichtbar, nachdem du die Vorlage einmal gespeichert hast. Hier kannst du Dateien zum Hochladen auswählen. Du kannst alternativ auch rechts in der Leiste auf das Bild-Symbol klicken.
Mail-Text
Gib hier den Text deiner E-Mail ein. Da einige E-Mail Provider keine HTML E-Mails zulassen, solltest du beide Textfelder ausfüllen.
Klicke rechts an der Seite auf </> um dir die verfügbaren Variablen anzeigen zu lassen. Über die Standard-Variablenliste hinaus kannst du in allen Mail-Templates, die auf die Bestellung zugreifen, auch auf spezifische Pickware-Zusatzfelder zugreifen, wie beispielsweise auf den Rechnungskommentar.
{% if order.customFields.pickware_erp_starter_invoice_comment %} ########{{ order.customFields.pickware_erp_starter_invoice_comment }}{% endif %}Nach diesem Schema lassen sich alle Pickware-Zusatzfelder flexibel referenzieren. Wichtig ist dabei die Einbettung in eine {% if ... %}-Abfrage, damit der Mailversand nicht abbricht, falls ein Feld bei einer Bestellung einmal leer sein sollte.
Versendete Positionen bei Teillieferungen in der E-Mail auflisten
Wenn du Teillieferungen versendest, kannst du deinen Kunden in der zugehörigen E-Mail eine genaue Übersicht der in dieser Sendung enthaltenen Artikel mitteilen. Pickware liefert dazu die E-Mail-Vorlage Teilweise versendet mit, die du unter Einstellungen → Shop → E-Mail-Templates findest. Diese Vorlage nutzt die Variable shippedLineItems, um die versendeten Positionen automatisch aufzulisten.
Um die Vorlage zu verwenden, verknüpfe sie im Flow Builder mit dem Auslöser Pickware – Bestellung teilweise versendet. Mehr zum Einrichten von Flows findest du im Beitrag Welche Pickware-spezifischen Auslöser im Flow Builder gibt es?
Du kannst die Standard-Vorlage nach Bedarf anpassen. Für jedes Element in shippedLineItems stehen folgende Felder zur Verfügung:
item.label— Produktnameitem.productNumber— Produktnummeritem.quantity— versendete Menge
Der folgende Codeblock zeigt, wie du die versendeten Positionen in einer eigenen E-Mail-Vorlage ausgeben kannst:
{% if shippedLineItems|length > 0 %} {% for item in shippedLineItems %} ####{{ item.label }} | ####{{ item.productNumber }} | ####{{ item.quantity }} {% endfor %}{% endif %}
Kopf- und Fußzeile
Wenn Kopfzeile (bspw. Logo) und Fußzeile (bspw. Grußformel) in deinen E-Mail identisch sein sollen, kannst du hierfür ebenfalls Vorlagen erstellen und diese einem oder mehreren Verkaufskanälen zuordnen. Klicke zum Anlegen auf Erstellen → Kopf- und Fußzeile hinzufügen. Analog zu den E-Mail-Templates kannst du hier wieder einen HTML- und Plaintext unter Verwendung entsprechender Variablen eingeben.
Eigene E-Mail Vorlage verwenden
Wenn du möchtest, dass anstelle der Standard-E-Mail Vorlagen deine eigenen Vorlagen verwendet werden, musst du dies im Flow Builder anpassen, indem du im betreffenden Flow die gewünschte E-Mail Vorlage auswählst. Mehr zum Flow Builder findest du in diesem Beitrag.
Kann ich den E-Mail Versand auch automatisieren?
Der E-Mail Versand aus der Pickware Admin kann mithilfe des Flow Builders automatisiert werden. Auch innerhalb der Shopify Admin gibt es verschiedene Möglichkeiten zur Automatisierung. Weitere Informationen dazu findest du hier.
Wie kann ich den E-Mail Versand aus Pickware deaktivieren?
Wenn du gar keine E-Mails aus Pickware heraus versenden möchtest, kannst du den E-Mail Versand insgesamt deaktivieren. Die Option dazu findest du unter Einstellungen → System → E-Mail → Mailer.