Viele wiederkehrende Abläufe im Tagesgeschäft lassen sich automatisieren. Dadurch sparst du Zeit, reduzierst Fehlerquellen und sorgst für einheitliche Prozesse in deinem Onlineshop.
Automatisierung per Flow Builder in der Pickware Admin
Der Flow Builder ermöglicht es dir, verschiedene Prozesse innerhalb deines Onlineshops mittels sogenannter Flows zu automatisieren. Ein Flow ist eine Kette von Ereignissen, die durch einen bestimmten Auslöser (engl. trigger) in Gang gesetzt wird. Mithilfe von Aktionscontainern können Bedingungen oder Aktionen ergänzt werden, um zu bestimmen, was beim Auslösen des Triggers passieren soll.
Du findest den Flow Builder unter Einstellungen → Shop → Flow Builder.
Klicke dann auf den Button Flow hinzufügen. Im Tab Allgemein kannst du zunächst den Namen und die Beschreibung des Flows hinterlegen, die Priorität des Flows bestimmen und ihn auf Aktiv setzen.
Im Tab Flow gestaltest du den Flow nach dem eingangs beschriebenen Schema. Bei der Installation werden einige Standard-Flows angelegt, anhand derer du beispielhaft den möglichen Aufbau von Flows nachvollziehen kannst.
Aktionen: Je nach Trigger stehen unterschiedliche Aktionen zur Verfügung, beispielsweise der Versand einer E-Mail, die Erzeugung eines Dokuments, das Setzen eines Status oder die Erstellung eines Versandlabels. Eine Liste aller Pickware-spezifischen Auslöser im Flow Builder findest du hier.
Bedingungen: Bei Bedingungen wählst du zunächst eine deiner vorhandenen globalen Regeln zur Überprüfung aus oder kannst direkt eine neue erstellen. Danach ergeben sich zwei neue Pfade, für den Fall, dass die Regel wahr oder nicht wahr ist. Für jeden Pfad kannst du festlegen, welche Aktion jeweils ausgeführt werden soll oder du kannst weitere Bedingungen hinzufügen.
Innerhalb eines Flows kannst du auch mehrere Aktionscontainer nutzen, wenn du mehrere Aktionen hintereinander ausführen lassen möchtest.
Bei der Installation werden einige Standard-Flows angelegt, anhand derer du beispielhaft den möglichen Aufbau von Flows nachvollziehen kannst. Weitere Anwendungsmöglichkeiten für den Flow Builder findest du in folgenden Beiträgen:
Tipps für zuverlässige Flows
Mit diesen Tipps stellst du sicher, dass Rechnungen und E-Mails aus deinen Flows zuverlässig und nur einmal ankommen.
Rechnung zuerst erzeugen, dann versenden
Ein Dokument, das noch nicht erstellt ist, kann ein Flow nicht anhängen. Erzeugt ein anderer Flow die Rechnung erst nach dem E-Mail-Versand, fehlt sie im Anhang. Lege deshalb im selben Flow zuerst die Aktion an, die die Rechnung erzeugt, und danach die Aktion E-Mail senden.
Achte darauf, dass Erzeugen und Versenden denselben Dokumenttyp verwenden. Erzeugst du eine normale Rechnung, hängst im Mailversand aber Rechnung – ZUGFeRD an, fehlt die Rechnung in der E-Mail.
Doppelte Rechnungen vermeiden
Setze beim Erzeugen der Rechnung im selben Flow ein Tag, zum Beispiel „Rechnung erzeugt“. Prüfe vor dem Erzeugen per Bedingung, ob die Bestellung dieses Tag noch nicht hat. So entsteht pro Bestellung nur eine Rechnung.
Lege alle Bedingungen für die Rechnungserstellung in einen einzigen Flow, zum Beispiel „Rechnungsland Schweiz oder Versandart X → keine Rechnung, sonst Rechnung“. Bei zwei getrennten Flows prüft jeder Flow nur seine eigenen Bedingungen: Hält ein Flow die Rechnung an, kann der andere trotzdem eine Rechnung erzeugen.
Tags und Vertriebskanal als Bedingung
Bestell- und Kunden-Tags aus Shopify kannst du im Pickware Flow Builder als Bedingung abfragen. So schickst du zum Beispiel eine E-Mail an den zuständigen Außendienst: Gib den Kunden ein Tag mit dem zuständigen Mitarbeiter und frage dieses Tag im Flow ab.
Unerwartete oder doppelte E-Mails
Bekommen Kunden eine E-Mail doppelt, zum Beispiel zwei Bestellbestätigungen, kommt die zusätzliche E-Mail aus einem Flow im Flow Builder. Suche den betroffenen Flow und entferne dort die Aktion E-Mail senden oder passe sie an.
Automatisierung mit der Shopify Flow App
Neben dem Pickware Flow Builder bietet auch Shopify auch selbst eine App zur Automatisierung von Prozessen. Shopify Flow ermöglicht die Automatisierung von Abläufen direkt innerhalb von Shopify, beispielsweise die Übertragung von Marktplatz-Bestellnummern nach Pickware.
Weitere sinnvolle Ergänzungen zum Flow Builder findest du mit Apps wie Mechanic oder Adress Ninja. Einen Überblick zu unseren Empfehlungen für mit Pickware kompatiblen Apps findest du in Pickware erweitern: Lösungen für typische Anforderungen mit Apps.