Mithilfe des Flow Builders kannst du Rechnungen automatisch erzeugen, indem du die zugehörigen Flows anpasst oder neue Flows erstellst.
Besonders dann, wenn Rechnungen immer zu einem klar definierten Zeitpunkt im Bestellprozess erstellt werden sollen – zum Beispiel beim Erreichen eines bestimmten Bestellstatus oder nach Zahlungseingang - sparst du dir die mühsame händische Erstellung von Rechnungen.
Im Folgenden findest du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die automatische Rechnungserstellung. Allgemeine Informationen und Tipps zum Flow Builder findest du hier.
Stelle sicher, dass Rechnungen nur über einen Weg erzeugt werden.
Wenn du bereits vor Picken & Packen eine Rechnung erstellt – egal ob über einen Flow oder manuell – wird im WMS keine weitere Rechnung erzeugt.
Prüfe daher vor der Einrichtung eines Flows genau, ob Rechnungen bereits über andere Prozesse erzeugt werden, zu welchem Zeitpunkt sie entstehen sollen und keine doppelten Rechnungen entstehen.
Wann ist die Rechnungserstellung per Flow sinnvoll?
Die automatische Rechnungserstellung über den Flow Builder eignet sich vor allem dann, wenn:
Rechnungen immer zu einem bestimmten Ereignis im Bestellprozess erstellt werden sollen (z. B. bei einem Statuswechsel)
Rechnungen unabhängig vom WMS erzeugt werden sollen
Rechnungen nicht manuell im Backend erstellt werden sollen
Wenn du Pickware WMS nutzt, solltest du vor der Einrichtung prüfen, ob und an welcher Stelle Rechnungen bereits über das WMS erzeugt werden, um doppelte Rechnungen zu vermeiden.
Empfohlener Zeitpunkt zur Rechnungserstellung
In vielen Prozessen hat es sich bewährt, Rechnungen beim Wechsel des Bestellstatus auf „In Bearbeitung“ zu erzeugen. Zu diesem Zeitpunkt ist in der Regel sichergestellt, dass die Bestellung vollständig vorliegt und weiterverarbeitet werden kann.
Welcher Auslöser für dich sinnvoll ist, hängt von deinem individuellen Prozess ab – etwa davon, ob Rechnungen vor oder nach dem Zahlungseingang erstellt werden sollen.
Automatische Rechnungserstellung im Flow ergänzen
Gehe auf Einstellungen → Shop → Flow Builder und klicke oben auf Flow hinzufügen.
Vergib einen Namen und optional eine Beschreibung für deinen Flow. Wenn mehrere Flows denselben Auslöser verwenden, kannst du hier über die Priorität festlegen, in welcher Reihenfolge die Flows ausgeführt werden. Setze anschließend den Button Aktiv.
Wechsle als nächstes in den Tab Flow und wähle den Auslöser, der am besten zu deinen Prozessen passt.
Füge darunter eine neue Aktion hinzu. Die gewünschte Aktion findest du unter Allgemein → Dokumente erzeugen. Wähle dann als zu erzeugendes Dokument den Typ Rechnung sowie im Feld Lagerzone (für Pickliste) die Lagerzone, auf die sich das Dokument beziehen soll, aus. Klicke dann auf Aktion hinzufügen.
Speichere nun den Flow über den Button oben rechts. Bei Bedarf kannst du noch weitere Aktionen oder Bedingungen einfügen, um deine Prozesse besser abbilden zu können.
Warum wurde keine Rechnung erstellt?
In Pickware für Shopify entstehen Rechnungen automatisch nur über einen Flow oder beim Kommissionieren in der WMS App. Die Option Automatisch nach Kommissionierung im Abschnitt Pickware WMS-Dokumentendruck der Versandart gilt nur für die WMS App. Fehlt eine Rechnung, liegt es meist an einem der folgenden Fälle.
Bedingungen im Flow
Prüft dein Flow bestimmte Zahlungs- oder Versandarten, fehlen dort häufig neue oder umbenannte Arten. Ergänze sie in der Bedingung des Flows.
Bestellungen, die nur Gutscheine enthalten
Bestellungen, die nur Gutscheine enthalten, bleiben in Shopify offen bzw. nicht ausgeführt. Ein Flow, der auf den Status In Bearbeitung reagiert, löst deshalb nicht aus. Lege für diese Bestellungen einen eigenen Flow an, der auf den Zahlungsstatus bezahlt reagiert und die Regel Position mit Tag nutzt. Alternativ lässt du Gutscheinartikel in Shopify automatisch als ausgeführt markieren.
Weitere Probleme bei der automatischen Rechnungserstellung
Rechnungskommentar oder Metafelder fehlen auf der Rechnung
Fehlt auf der automatisch erstellten Rechnung der Rechnungskommentar, wurde die Rechnung erzeugt, bevor er in Pickware vorlag. Erzeuge die Rechnung in diesem Fall erst in den Standard-Flows Partially Shipped bzw. Completely Shipped.
Rechnungen für alte, importierte oder direkt in Pickware angelegte Bestellungen
Für Bestellungen, die vor der Installation von Pickware eingegangen sind und nachträglich importiert wurden, laufen keine Flows. Fälschlich erzeugte Rechnungen stornierst du per Mehrfachänderung.
Sollen für Bestellungen, die du direkt in Pickware anlegst, keine Rechnungen automatisch entstehen, ergänze im Flow die Bedingung, dass der Verkaufskanal dein Shopify-Verkaufskanal ist.
Rechnungen per E-Mail an deine Kunden senden
Du kannst deinen Rechnungsprozess noch weiter automatisieren, indem du deine E-Mail Vorlage um einen Button erweiterst, über den deine Kunden die Rechnung direkt aufrufen können. Wie du dafür vorgehst, wird hier beschrieben.