In diesem Beitrag erklären wir dir alles Wichtige zum Bestellimport deiner Shopify Bestellungen in die Pickware Admin.

Sobald eine Bestellung über deinen Shopify Shop eingegangen ist, ist die Bestellung auch in der Pickware Admin sichtbar. Dabei werden Bestellpositionen, Rabatte, Steuern und Versandkosten an Pickware übergeben.

Wenn du in Shopify beim Checkout Zoll- und Einfuhrabgaben erheben lässt (z. B. bei Versand in Drittländer), werden diese ebenfalls an Pickware übergeben und in der Bestellung als eigene Position berücksichtigt. So stimmen Gesamtbetrag und Steuerbetrag zwischen Shopify und Pickware überein.

Wenn die Bestellung kommissioniert werden kann, dann wird diese auch automatisch in der WMS App angezeigt. Auch die Bestellnummer in Pickware wird aus deiner Shopify Admin übernommen.

Enthält eine Bestellung an einzelnen Positionen Custom Attributes – z. B. aus dem Shopify-Theme, einer Produktoptions-App oder vom Shopify POS erfasst –, werden auch diese individuellen Angaben beim Bestellimport mitübernommen. Wie du sie dir in der Bestellung anzeigen lässt und mit dem Professional-Plan zusätzlich auf Bestelldokumenten ausgibst, erfährst du in Wie konfiguriere und individualisiere ich meine Bestelldokumente?

Bestellungen, die zum Zeitpunkt der Aktivierung des Bestellimports bereits in deinem Shopify Shop liegen, werden nicht rückwirkend nach Pickware übertragen. Sie landen erst dann in Pickware, wenn es an der jeweiligen Bestellung eine Änderung gibt. Das ist besonders relevant, wenn du Altbestellungen aus einem Vorgängersystem nach Shopify übernommen hast und diese dort nur als Historie liegen sollen.

Auch das Setzen oder Ändern eines Tags ist eine solche Änderung und stößt den Bestellimport an — siehe Wie löse ich den Bestellimport manuell aus?. Wenn du deine Altbestellungen in Shopify zur Kennzeichnung taggst, importierst du sie damit also nach Pickware. Eine Möglichkeit, den Bestellimport auf bestimmte Bestellungen zu beschränken oder einzelne Bestellungen davon auszunehmen, gibt es nicht.

Pickware importiert dabei alle Bestellungen, auch die aus Shopify POS. POS-Bestellungen haben in der Bestellübersicht ein eigenes Symbol: Blende dort die Spalte Art der Bestellung ein und filtere bei Bedarf danach.

Bestellungen, die in Shopify bereits bezahlt und vollständig ausgeführt sind, werden beim Import als abgeschlossen übernommen. Sie erscheinen damit weder in der Kommissionierung noch im Versand. Ob beim Ausführen solcher Bestellungen Bestand ausgebucht wird, hängt davon ab, wie sie nach Shopify importiert wurden. Weitere Informationen dazu findest du in Wie funktioniert der Bestandsabgleich zwischen Pickware und Shopify?

Wenn Kunden in einer anderen Währung als der Shop-Währung bestellen (z. B. in USD statt EUR), werden diese Bestellungen in Pickware in der Kundenwährung dargestellt — also in der Währung, in der der Kunde tatsächlich bezahlt hat. Beträge, Rabatte und Versandkosten werden entsprechend in der Kundenwährung ausgewiesen, sodass die Darstellung in Pickware mit der in Shopify übereinstimmt.

Bestelldokumente wie Rechnung und Lieferschein werden ebenfalls in der Kundenwährung erstellt. Dies wird auch in deinem DATEV-Export berücksichtigt.

Wenn Bestellungen von Shopify nach Pickware synchronisiert werden, werden Steuersatz und Preis der enthaltenen Positionen direkt aus Shopify für die Bestellung übernommen. Bei der Produktanlage in Pickware wird allerdings, außer bei steuerfreien Produkten, immer der Standard-Steuersatz hinterlegt. Der Preis in den Produkteigenschaften wird ebenfalls auf Basis dieses Steuersatzes berechnet.

Daher kann es vorkommen, dass sich Steuersatz und Preis in den Produkteigenschaften und der Bestellung unterscheiden. Für die Rechnungserstellung wird immer der individuelle Steuersatz der Bestellposition aus der Bestellung verwendet.

Alles rund um das Thema Bezahlung von Bestellungen erfolgt unabhängig von Pickware auf Seiten von Shopify. Dabei wird die Zahlungsart aus der Shopify Administration übernommen und in Pickware angelegt, sodass diese korrekt auf dem Rechnungsdokument und in den Bestelldetails dargestellt wird.

Sobald sich der Zahlungsstatus in Shopify ändert, wird diese Änderung auch nach Pickware übertragen. Eine manuelle Änderung des Zahlungsstatus in Pickware ist somit nicht notwendig.

Pickware übernimmt die genaue Zahlungsmethode, sofern sie an der Bestellung in Shopify hinterlegt ist.

Wenn in Shopify eine Bestellung mit der Zahlungsoption Zahlung später fällig erstellt wird, wird diese Zahlungsart auch in Pickware entsprechend ausgewiesen und auf Rechnungsdokumenten ausgegeben. Sobald die Bestellung in Shopify als bezahlt markiert wird, aktualisiert Pickware die Zahlungsart automatisch auf die tatsächlich verwendete Zahlungsmethode.

Beim erstmaligen Verbinden eines Shopify-Shops werden automatisch alle in Shopify existierenden Produkte in deine Pickware Admin importiert. Auch alle Änderungen, die du in Shopify an deinen Produkten durchführst, werden innerhalb von wenigen Minuten automatisch nach Pickware übertragen.

Wenn du Änderungen an den Produkteigenschaften vornehmen möchtest, die auch in Shopify wirksam sein sollen, führe diese bitte immer direkt in der Shopify Admin durch.

Während der Kommissionierung deiner Bestellungen durchlaufen diese verschiedene Bestell- und Lieferstatus (Pickware) bzw. Fulfillmentstatus (Shopify). Dadurch ist gewährleistet, dass deine Bestellungen nach der Kommissionierung in der WMS App oder über die Pickware Admin sowohl in Pickware als auch Shopify abgeschlossen sind und du hier keine weiteren manuellen Anpassungen vornehmen musst.

Der Bestellstatus in Pickware ist 1:1 an den Status in Shopify gekoppelt. Du kannst ihn in Pickware nicht unabhängig von Shopify ändern. Flows mit Statusübergängen werden für Shopify-Bestellungen nicht ausgeführt.

Den Status In Bearbeitung setzt in der Regel die WMS App. Ob eine Bestellung pausiert (früher „zurückgestellt“) oder versandfertig ist, siehst du in der Pickware Admin bei den Kommissioniervorgängen, zusammen mit der Bestellnummer.

Liegt eine Bestellung in der WMS App unter Versandfertig und wird sie in Shopify als ausgeführt markiert, erkennt Pickware den versandfertigen Kommissioniervorgang. Pickware nutzt dessen Bestand, um die Bestellung abzuschließen, also den Bestand auszubuchen und die Bestellung zu versenden. Du musst den Vorgang nicht manuell abbrechen, solange die Bestellung im Tab Versandfertig liegt.

Wenn du ein Fulfillment in deiner Shopify Admin stornierst, weil bspw. eine Bestellung nicht zugestellt werden konnte, erkennt Pickware die Stornierung automatisch und führt zwei Korrekturen durch: Der zuvor beim Versand ausgebuchte Bestand wird zurück in eine Lagerzone in Pickware gebucht, und der Versendet-Wert der betroffenen Bestellpositionen wird entsprechend reduziert.

Dadurch wird die Bestellung in Pickware wieder als offen behandelt und steht erneut zur Kommissionierung bereit – sowohl in der Pickware Admin als auch in der WMS App. Du kannst die Bestellung anschließend erneut wie gewohnt kommissionieren und versenden.

Die Rückbuchung des Bestands erfolgt hierbei nach der konfigurierten Einlagerungsstrategie. Das bedeutet, die Produkte werden bevorzugt auf den Standardlagerplatz oder – je nach Einstellung – auf einen vorhandenen bzw. leeren Lagerplatz eingelagert.