Die Pickware Erweiterung ist installiert und mit einem Pickware Account verbunden.

Ein passendes Paket sowie alle benötigten Lizenzen für Pickware WMS und/oder Pickware POS sind gebucht – der Shop läuft also nicht mehr nur im 30-tägigen Test.

Rechnungsadresse und Zahlungsart für die Abrechnung des Pickware-Pakets sind im Pickware Account hinterlegt.

Alle Versandarten, die im Shop verwendet werden, sind angelegt und mit dem passenden Versanddienstleister sowie Versandprodukt verknüpft.

Absenderadresse sowie Paketmaße/-gewichte sind hinterlegt, damit Versandetiketten korrekt erstellt werden können.

Bei internationalem Versand sind ggf. benötigte Zollinformationen hinterlegt.

Die Aufteilung in Lager und Lagerplätze ist bewusst entschieden. Faustregel: Ein eigenes Lager brauchst du für räumlich getrennte Orte oder wenn sich die Online-Verfügbarkeit unterscheiden soll. Alles, was nur eine Unterscheidung innerhalb desselben Lagers ist (Regal, Demo-Ecke, Secondhand-Bereich), gehört auf einen Lagerplatz. Produkteigenschaften wie B-Ware oder Ausstellungsstück bildest du über das Produkt oder eine Variante ab, nicht über ein eigenes Lager.

Lagerplätze sind angelegt – manuell oder per CSV-Import.

Die Benennung der Lagerplätze ist einheitlich und folgt einem nachvollziehbaren Schema (z. B. Gang – Regal – Ebene). Prüfe das besonders, wenn du Lagerplätze aus einem Altsystem exportierst: Uneinheitliche Trennzeichen sind der häufigste Grund dafür, dass ein Bestandsimport später nicht sauber zugeordnet werden kann.

Über die Position der Lagerplätze ist die Reihenfolge festgelegt, in der sie beim Kommissionieren abgelaufen werden. Ohne gepflegte Positionen entsteht kein sinnvoller Laufweg.

Vielverkauften Produkten ist optional ein Standardlagerplatz zugewiesen, damit Pickware bei der Einlagerung automatisch einen passenden Platz vorschlägt.

Lagerplätze sind beschriftet bzw. mit Etiketten versehen, damit sie beim Kommissionieren mit der WMS App gescannt werden können.

Wenn du Retouren annimmst: Ein separates Retourenlager, das nicht online verfügbar ist, verhindert, dass zurückgeschickte Ware sofort wieder verkauft wird, bevor sie geprüft wurde.

Bei der Installation von Pickware ERP wird der bisherige Shopware-Lagerbestand automatisch als physischer Bestand ins neu angelegte Hauptlager übernommen. Prüfe in den Produktdetails im Tab Bestand, ob die übernommenen Mengen korrekt sind.

Falls Bestände zum Go-Live neu erfasst werden (z. B. bei einem Lagerumzug), lohnt sich eine Inventur zur Kontrolle.

Beim Umstieg von einem anderen System solltest du die übernommenen Bestände stichprobenartig gegen die physische Ware prüfen, statt dich auf die Abschlussinventur des Altsystems zu verlassen. Fehlerhaft übernommene Bestände fallen sonst erst dann auf, wenn Kunden Artikel bestellen können, die physisch nicht mehr da sind.

Produktstammdaten sind bereinigt – insbesondere doppelt vergebene Produktnummern. Sie sind ein häufiger Grund dafür, dass ein Import abbricht oder Bestände falsch zugeordnet werden.

Logo, Kopf- und Fußzeile sowie Geschäftsangaben (Adresse, Steuernummer, IBAN etc.) sind auf Rechnung, Lieferschein & Co. hinterlegt.

Die Nummernkreise für Rechnungen und weitere Dokumente sind so eingestellt, dass sie an deine bisherige Nummerierung anschließen. Das lässt sich im Nachhinein nur mit Aufwand korrigieren und fällt häufig erst nach den ersten echten Bestellungen auf.

Die Rechnung wird nur auf einem Weg erzeugt: entweder von Pickware beim Kommissionieren (über die Dokumente der Versandart) oder über einen Flow im Flow Builder. Laufen beide parallel, entstehen doppelte Rechnungen. Erzeugst du die Rechnung erst beim Kommissionieren, brauchst du seltener Stornorechnungen, weil sich die Bestellung bis dahin noch ändern kann.

Jeder Mitarbeiter hat ein eigenes Benutzerkonto mit eigener App-PIN – keine gemeinsam genutzten Sammelkonten. Nur so lassen sich Rechte gezielt vergeben und Vorgänge später nachvollziehen.

Die Rollen und Berechtigungen der Benutzer sind auf die tatsächlichen Aufgaben zugeschnitten.

Hardware (Scanner, Drucker, Kasse) ist geliefert, eingerichtet und mindestens einmal im echten Ablauf getestet. Plane genug Vorlauf ein – noch nicht eingetroffene oder ungetestete Geräte sind ein häufiger Grund für eine Verschiebung des Go-Live.

Etikettendrucker sind über das Netzwerk erreichbar und nicht nur an einem einzelnen Rechner angeschlossen. Die mobilen Geräte sprechen den Drucker direkt an, ein reiner USB-Anschluss am Lager-PC reicht dafür nicht.

Das WLAN deckt die Bereiche ab, in denen tatsächlich gescannt wird – also auch Außen- und Nebenlager.

Bei Pickware POS: Der Kassenanfangsbestand wurde vor dem ersten Verkauf erfasst.

Die Pickprofile sind eingerichtet und bestimmen, welche Bestellungen in der WMS App überhaupt auftauchen.

Altbestellungen, die noch aus der Zeit vor dem Go-Live stammen und nicht mehr über Pickware versendet werden sollen, sind aus der Kommissionierung ausgeschlossen – zum Beispiel über eine Regel im Pickprofil. Sonst erscheinen sie am ersten Tag in der WMS App und sorgen für Verwirrung.

Die von Shopware mitgelieferten Flows sind geprüft. Aktiv sind nur die Flows, die du wirklich brauchst.

Flows lösen sich nicht gegenseitig aus, etwa ein Flow, der beim Wechsel des Versandstatus den Bestellstatus setzt, und ein zweiter, der auf den Bestellstatus reagiert. Solche Ketten führen vor allem bei Mehrfachänderungen zu Fehlern. Fasse zusammengehörige Aktionen besser in einem Flow zusammen.

Die DATEV-Konfiguration ist mit deinem Steuerberater abgestimmt. Bewährt hat sich: Konfiguration nach bestem Wissen anlegen, einen Testexport erstellen und vom Steuerberater prüfen lassen. Er gibt dir die Erlöskonten je Land und Steuersatz sowie die Sammelkonten je Zahlungsart vor. Meist reichen ein bis zwei Abstimmungsrunden.