Diese Checkliste fasst die wichtigsten Punkte zusammen, die du vor dem produktiven Start (Go-Live) mit Pickware in deinem Shopify Shop prüfen solltest. Zu jedem Punkt verlinken wir den passenden ausführlichen Beitrag im Helpcenter – diese Checkliste ersetzt also keine der Detailanleitungen, sondern hilft dir, vor dem Start nichts zu übersehen.
Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Einführung inklusive Videos findest du auch in unserer Onboarding Reihe. Diese Checkliste eignet sich als kompakter Check kurz vor dem eigentlichen Go-Live.
Wenn du von einem anderen Warenwirtschaftssystem umsteigst: Stelle sicher, dass das Altsystem keine Bestände mehr schreibt, bevor du mit Pickware produktiv gehst. Läuft im Hintergrund noch eine Schnittstelle, die Bestände in Shopify aus- oder einbucht, entstehen Abweichungen, die sich im laufenden Betrieb nur mühsam wieder einfangen lassen. Plane das Abschalten des Altsystems als eigenen Schritt vor dem Go-Live ein – nicht parallel dazu.
1. Account & Verbindung
Der Shopify Shop ist über den Shopify App Store mit einem Pickware Account verbunden.
Ein passendes Paket sowie alle benötigten Lizenzen für Pickware WMS und/oder Pickware POS sind gebucht – der Shop läuft also nicht mehr nur im 30-tägigen Test.
Der richtige Shopify Standort ist mit Pickware verknüpft (nur dieser eine Standort tauscht Bestände mit Pickware aus).
Mehr dazu: Wie verbinde ich meinen Shopify Shop mit Pickware? · Wie verknüpfe ich einen Shopify Standort mit Pickware?
2. Versandarten
Alle in Shopify verwendeten Versandtarife wurden importiert und sind in der Pickware Admin mit dem passenden Versanddienstleister sowie Versandprodukt verknüpft.
Absenderadresse sowie Paketmaße/-gewichte sind hinterlegt, damit Versandetiketten korrekt erstellt werden können.
3. Zahlungsarten
Die Zahlung regulärer B2C-Bestellungen wird ausschließlich in Shopify abgewickelt und ist nicht Teil der Pickware-Konfiguration. Nur wenn du B2B-Bestellungen manuell in der Pickware Admin anlegst, benötigst du dafür eigene Zahlungsarten wie Rechnung oder Vorkasse.
Nur bei manuellen B2B-Bestellungen relevant: Wie kann ich Zahlungsarten für B2B-Bestellungen in Pickware anlegen?
4. Lager & Lagerplätze
Die Aufteilung in Lager und Lagerplätze ist bewusst entschieden. Faustregel: Ein eigenes Lager brauchst du für räumlich getrennte Orte oder wenn sich die Online-Verfügbarkeit unterscheiden soll. Alles, was nur eine Unterscheidung innerhalb desselben Lagers ist (Regal, Demo-Ecke, Secondhand-Bereich), gehört auf einen Lagerplatz. Produkteigenschaften wie B-Ware oder Ausstellungsstück bildest du über das Produkt oder eine Variante ab, nicht über ein eigenes Lager.
Lagerplätze sind angelegt – manuell oder per CSV-Import.
Die Benennung der Lagerplätze ist einheitlich und folgt einem nachvollziehbaren Schema (z. B. Gang – Regal – Ebene). Prüfe das besonders, wenn du Lagerplätze aus einem Altsystem exportierst: Uneinheitliche Trennzeichen sind der häufigste Grund dafür, dass ein Bestandsimport später nicht sauber zugeordnet werden kann.
Über die Position der Lagerplätze ist die Reihenfolge festgelegt, in der sie beim Kommissionieren abgelaufen werden. Ohne gepflegte Positionen entsteht kein sinnvoller Laufweg.
Vielverkauften Produkten ist optional ein Standardlagerplatz zugewiesen.
Lagerplätze sind beschriftet bzw. mit Etiketten versehen, damit sie beim Kommissionieren mit der WMS App gescannt werden können.
Wenn du Retouren annimmst: Ein separates Retourenlager, das nicht online verfügbar ist, verhindert, dass zurückgeschickte Ware sofort wieder verkauft wird, bevor sie geprüft wurde.
Mehr dazu: Wie lege ich Lagerplätze an? · Tipps zur Lagereinrichtung
5. Bestände
Beim erstmaligen Verbinden werden alle Produkte inklusive ihres Bestands aus dem verknüpften Shopify Standort automatisch nach Pickware importiert. Prüfe, ob die übernommenen Mengen korrekt sind.
Für alle Produkte, die über Pickware abgewickelt werden sollen, ist in Shopify die Bestandsführung aktiviert. Artikel ohne Bestandsführung können in Pickware nicht sauber verarbeitet werden.
Produktstammdaten sind bereinigt – insbesondere doppelt vergebene Produktnummern (SKUs). Sie sind ein häufiger Grund dafür, dass ein Import abbricht oder Bestände falsch zugeordnet werden.
Der Bestandsabgleich zwischen Shopify und Pickware ist aktiviert und für die richtige Übertragungsrichtung konfiguriert. Aktiviere ihn erst, wenn Lagerplätze und Bestände in Pickware korrekt zugeordnet sind – sonst überträgst du Zwischenstände in deinen Shop.
Beim Umstieg von einem anderen System solltest du die übernommenen Bestände stichprobenartig gegen die physische Ware prüfen, statt dich auf die Abschlussinventur des Altsystems zu verlassen. Fehlerhaft übernommene Bestände fallen sonst erst dann auf, wenn Kunden Artikel bestellen können, die physisch nicht mehr da sind.
6. Belege & Dokumente
Logo, Kopf- und Fußzeile sowie Geschäftsangaben sind auf Rechnung, Lieferschein & Co. hinterlegt.
Die Nummernkreise für Rechnungen und weitere Dokumente sind so eingestellt, dass sie an deine bisherige Nummerierung anschließen. Das lässt sich im Nachhinein nur mit Aufwand korrigieren und fällt häufig erst nach den ersten echten Bestellungen auf.
7. Pickware WMS & Pickware POS einrichten (falls genutzt)
Jeder Mitarbeiter hat ein eigenes Benutzerkonto mit eigener App-PIN – keine gemeinsam genutzten Sammelkonten. Nur so lassen sich Rechte gezielt vergeben und Vorgänge später nachvollziehen.
Die Rollen und Berechtigungen der Benutzer sind auf die tatsächlichen Aufgaben zugeschnitten.
Hardware (Scanner, Drucker, Kasse) ist geliefert, eingerichtet und mindestens einmal im echten Ablauf getestet. Plane genug Vorlauf ein – noch nicht eingetroffene oder ungetestete Geräte sind ein häufiger Grund für eine Verschiebung des Go-Live.
Etikettendrucker sind über das Netzwerk erreichbar und nicht nur an einem einzelnen Rechner angeschlossen. Die mobilen Geräte sprechen den Drucker direkt an, ein reiner USB-Anschluss am Lager-PC reicht dafür nicht.
Das WLAN deckt die Bereiche ab, in denen tatsächlich gescannt wird – also auch Außen- und Nebenlager.
Bei Pickware POS: Der Kassenanfangsbestand wurde vor dem ersten Verkauf erfasst.
8. Kommissionierung vorbereiten
Die Pickprofile sind eingerichtet und bestimmen, welche Bestellungen in der WMS App überhaupt auftauchen.
Altbestellungen, die noch aus der Zeit vor dem Go-Live stammen und nicht mehr über Pickware versendet werden sollen, sind aus der Kommissionierung ausgeschlossen. In Shopify lässt sich das über einen Tag lösen, auf den du im Pickprofil filterst. Sonst erscheinen sie am ersten Tag in der WMS App und sorgen für Verwirrung.
Mehr dazu: Wie richte ich Pickprofile ein?
9. Testbestellung durchführen
Lege zum Abschluss eine Testbestellung in Shopify an und wickle sie einmal komplett über Pickware ab: Rechnung erstellen, Versandetikett erzeugen, Bestellung über die Pickware Admin oder die WMS App kommissionieren und versenden. So stellst du sicher, dass Versandarten, Lagerplätze und Dokumente korrekt zusammenspielen, bevor echte Bestellungen eingehen.
Achte dabei besonders darauf, dass sich ein Versandetikett tatsächlich erzeugen lässt. Schlägt das fehl, liegt es meist an den Einstellungen des Versanddienstleisters – etwa an Druckoptionen, die noch aus einem zuvor genutzten System stammen.
Nach dem Go-Live
Behalte in den ersten Tagen nach dem Start die Bestellübersicht sowie die Bestände im Blick, um frühzeitig auf Unstimmigkeiten reagieren zu können. Bei Fragen zu einzelnen Punkten hilft dir unser Support-Team gerne weiter.