Möchtest du einem Kunden wegen eines kleinen Mangels einen Teil des Kaufpreises erstatten, ohne Retoure oder Austausch, ist es wichtig, dies buchhalterisch korrekt zu verbuchen. Der nachfolgende Artikel führt dich durch den empfohlenen Prozess, der sicherstellt, dass die Mehrwertsteuer korrekt ausgewiesen und dein Lagerbestand nicht fälschlicherweise angepasst wird.
Der reguläre Erstattungsprozess im Rahmen von Retouren wird in einem eigenen Beitrag beschrieben.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur anteiligen Erstattung
Damit die Mehrwertsteuer auch im Fall von Teilerstattungen korrekt auf der Rechnungskorrektur dargestellt wird, gehe wie folgt vor:
1. Bestellung öffnen
Öffne die entsprechende Bestellung in deiner Shopify Admin und klicke auf Bearbeiten.
2. Zu erstattenden Betrag hinterlegen
Bewege deinen Cursor zum Preis des gewünschten Produktes und klicke auf das Symbol, welches dort erscheint.
Hier kannst du nun entweder einen nominalen oder prozentualen Rabattbetrag auswählen und einen Grund angeben. Klicke dann auf Fertig.
Du siehst nun den neuen, rabattierten Preis. Klicke anschließend rechts auf Bestellung aktualisieren. Wenn die Bestellung bereits bezahlt wurde, siehst du links den Betrag, den du dem Kunden zurückerstatten musst.
Bei manchen Zahlungsarten werden Rückzahlungen zeitverzögert ausgeführt und befinden sich zunächst im Status Pending. Weicht der Rückzahlungsbetrag von dem von Shopify vorgeschlagenen Betrag ab, kann es vorübergehend zu unterschiedlichen Gesamtsummen in Shopify und Pickware kommen. Diese gleichen sich automatisch an, sobald die Rückzahlung abgeschlossen ist.
3. Rechnungskorrektur erstellen
Wechsle nun in deine Pickware Admin. Du kannst jetzt wie gewohnt die Rechnungskorrektur für diese Bestellung erstellen. Auf dem Dokument wird der Rabatt korrekt ausgewiesen.
Damit deine Rechnungskorrektur allen rechtlichen Anforderungen entspricht, stelle sicher, dass das Dokument zuvor entsprechend konfiguriert wurde. Bitte folge dazu den hier beschriebenen Schritten. Wie du eine Rechnungskorrektur erstellen kannst, findest du in diesem Beitrag.
4. Rückerstattung in Shopify durchführen
Falls die Bestellung bereits bezahlt wurde, muss abschließend eine Rückerstattung in Shopify durchgeführt werden.
Einschränkung bei bestimmten Rabatttypen
Bei bestimmten Rabatttypen — z. B. automatischen Rabatten mit festem Betrag — lässt Shopify keine nachträgliche Bearbeitung der Bestellpositionen zu. In diesem Fall erscheint beim Bearbeiten der Bestellung die Meldung Du kannst diesen Artikel aufgrund des angewendeten Rabatts nicht bearbeiten. Die oben beschriebene Schritt-für-Schritt-Anleitung kann dann nicht angewendet werden.
Anteilige Erstattung über Retoure und Austauschprodukt
Wenn die Bestellbearbeitung durch einen Rabatt blockiert ist, kannst du die anteilige Erstattung über den Retourenprozess abbilden:
Retourniere das betroffene Produkt in der Shopify Admin.
Füge ein Austauschprodukt hinzu (dasselbe Produkt).
Rabattiere das Austauschprodukt um den Betrag, den du dem Kunden erstatten möchtest.
Bearbeite die Retoure: Erstatte den Betrag und lagere das Retourenprodukt wieder ein. Gib gleichzeitig das Austauschprodukt frei.
Führe das Austauschprodukt aus.
Erstelle die Rechnungskorrektur in der Pickware Admin.
Die Rechnungskorrektur enthält dann den ursprünglichen Rabatt und den Rabatt der Erstattung.
Weitere Details zum Umtauschprozess findest du unter Wie funktioniert der Umtausch von Produkten in Verbindung mit Pickware?