In diesem Beitrag erfährst du, wie und unter welchen Bedingungen du eine Rechnungskorrektur erstellen, Versandkosten erstatten sowie Rabatte verrechnen kannst.

In der Bestellübersicht findest du oben im Tab Allgemein einen entsprechenden Schnellbutton zum Erstellen von Rechnungskorrekturen.

Damit du eine Rechnungskorrektur für eine Bestellung erstellen kannst, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

Alles zur Konfiguration der Dokumentenvorlage für die Rechnungskorrektur findest du hier.

Für eine Rechnungskorrektur brauchst du keine Retoure. Es genügt eine Änderung an der Bestellung: Ändere zum Beispiel die Versandkosten, füge eine Gutschriftposition oder eine leere Position hinzu oder ändere eine Position. Speichere die Bestellung und klicke anschließend im Tab Allgemein auf Rechnungskorrektur.

Die Rechnungskorrektur bildet die Differenz zwischen dem Stand der Bestellung beim letzten Dokument und dem aktuellen Stand ab. Hat sich seitdem nichts geändert, zeigt die Vorschau 0 €.

Weicht der tatsächlich erstattete Betrag vom Betrag der Retoure ab, zum Beispiel um 5,05 €, ergänze eine manuelle Position über die Differenz.

Nutzt du den DATEV-Export, erfasse eine Teilerstattung zusätzlich als DATEV-Zahlung mit negativem Betrag. Wie das geht, erfährst du in Wie wird der Betrag automatischer DATEV-Zahlungen und DATEV-Rückzahlungen ermittelt?

Während des Retourenprozesses steht dir, sobald die Retoure angenommen wurde, ein Button zur Erstellung der Rechnungskorrektur zur Verfügung.

Selbst wenn die Retoure abgeschlossen ist und die retournierten Produkte verbucht bzw. abgeschrieben wurden, kannst du noch die Mengen innerhalb der Retoure anpassen, um eine Rechnungskorrektur zu erstellen. Dies hat dann lediglich keine Auswirkungen auf die Bestandsbewegungen mehr.

Die vollständige Anleitung zur Abwicklung von Retouren mit Pickware findest du hier: Wie führe ich Retouren durch?

Versandkosten werden standardmäßig zur Erstattung vorausgewählt. Bei Bedarf kannst du die Erstattung über die Checkbox im Bereich Positionen abwählen. Bei einer bestehenden Retoure wird das Umschalten sofort gespeichert und neu berechnet, einen eigenen Speichern-Button gibt es dafür nicht.

Möchtest du eine Rücksende- oder Retourengebühr einbehalten, füge der Bestellung eine leere Position mit positivem Betrag hinzu und erstelle dann die Rechnungskorrektur. Legst du die Gebühr stattdessen als Gutschrift an, erhöht sie die Erstattung, statt sie zu verringern.

Rabattpositionen aus der Bestellung sind beim Bearbeiten der Retoure vorausgewählt. Wählst du sie ab, berücksichtigt die Rechnungskorrektur sie nicht.

Wenn es sich nur um eine Teilretoure handelt und du daher auch nur einen Teil des Rabattes erstatten möchtest, gehe wie folgt vor:

Wähle beim Annehmen der Retoure nur die Produkte in der entsprechenden Anzahl aus, die retourniert wurden. Wähle die vorausgewählte Rabattposition ab.

In diesem Beispiel wurde von drei Produkten eines retourniert. Die ursprüngliche Bestellung enthielt 10% Rabatt auf den gesamten Warenkorb. Dem Kunde soll daher nicht der volle Stückpreis von 11.289,36 € erstattet werden, sondern nur der um 10%, also 1.128,94 €, reduzierte Preis.

Öffne daher die zugehörige Bestellung, klicke rechts neben Produkt hinzufügen auf den Pfeil und wähle Leere Position hinzufügen aus. Gib zur besseren Nachvollziehbarkeit einen entsprechenden Namen ein und füge im Feld Bruttopreis den Anteil des Rabatts ein, der auf das retournierte Produkt entfällt.

Speichere die Bestellung und erstelle eine Rechnungskorrektur. Auf der Rechnungskorrektur siehst du nun, dass der sich zu erstattende Betrag um 10 % reduziert hat.

Den Steuersatz der leeren Position trägst du selbst ein, Shopware legt sie mit 0 % an.

Denselben Weg über eine leere Position nutzt du auch in diesen Fällen:

Pickware reaktiviert Gutscheine aus Gutschein-Plugins bei einer Teilretoure nicht. Bei einem Komplettstorno löst das Plugin die Reaktivierung über den Bestellstatus Storniert aus, nicht Pickware.

Jede weitere Rechnungskorrektur vergleicht den aktuellen Stand der Bestellung mit dem letzten Dokument. Hast du für eine Teilretoure eine manuelle Position angelegt, zum Beispiel für einen anteiligen Rabatt, lösche sie bei der nächsten Rechnungskorrektur nicht, sondern passe ihren Betrag an. Prüfe anschließend die Vorschau der Rechnungskorrektur.

Wenn du in Shopware die E-Rechnungstypen (z. B. Rechnung: PDF mit eingebetteter ZUGFeRD E-Rechnung) verwendest, beachte bitte: Für E-Rechnungen kannst du derzeit noch keine Rechnungskorrekturen erstellen. Eine Lösung, mit der du Rechnungen, Stornorechnungen und Rechnungskorrekturen als E-Rechnung erstellen kannst, ist in Arbeit. Bis dahin hebst du die ursprüngliche Rechnung über eine Stornorechnung vollständig auf und erstellst anschließend eine neue Rechnung.

Eine Stornorechnung wird benötigt, um beispielsweise die Adresse oder den Ansprechpartner auf der ursprünglichen Rechnung zu korrigieren. Dadurch wird die originale Rechnung storniert und eine neue erstellt. Wenn du eine Bestellung stornieren möchtest, die noch nicht versandt wurde, kannst du ebenfalls eine Stornorechnung benutzen.

Eine Rechnungskorrektur muss hingegen erstellt werden, wenn sich Änderungen an den Rechnungspositionen ergeben, beispielsweise im Rahmen einer Retoure.

Für eine Adress- oder Vorlagenkorrektur kannst du Storno und Neuausstellung direkt aus dem Kontextmenü der Rechnung mit einem Klick auslösen. Wie das funktioniert, erfährst du im Beitrag Wie kann ich eine Rechnung stornieren und neu erzeugen?

Ein eigenes Teilstorno-Dokument gibt es in Pickware für Shopware 6 nicht. Wenn nach dem Erstellen der Rechnung nur ein Teil der Bestellung storniert oder retourniert wird, bildest du das mit einer Rechnungskorrektur ab. Sie enthält die Differenz zwischen dem Stand der Bestellung bei Erstellung der Rechnung und dem aktuellen Stand.

Das Shopware-Dokument Gutschrift wird von Pickware nicht unterstützt. Es wird unter anderem nicht im DATEV-Export berücksichtigt und kann nur einen Steuersatz abbilden. Nutze stattdessen eine Rechnungskorrektur oder eine Stornorechnung.