Pickware ermöglicht es dir, den Warenbestand deines Shopify Shops zentral in Pickware zu verwalten. Damit du jederzeit den Überblick über deine Lagerbestände behältst und dein Onlineshop stets aktuelle Bestandsinformationen anzeigt, werden Bestandsänderungen in Echtzeit von Pickware nach Shopify synchronisiert.
Nutzt du Pickware für die Lagerverwaltung, empfiehlt es sich, Pickware als bestandsführendes System zu verwenden. Bestandsänderungen werden dann in Pickware vorgenommen und automatisch an Shopify übertragen.
Was ist der automatische Bestandsexport?
Der Bestandsabgleich regelt, wie Bestände zwischen Pickware und Shopify übertragen werden. Der Export erfolgt automatisch und in Echtzeit, sobald sich der verfügbare Bestand eines Produkts in Pickware ändert, etwa durch Bestellungen, Wareneingänge, Umlagerungen, Inventuren oder manuelle Bestandskorrekturen.
Der automatische Bestandsexport stellt sicher, dass Shopify genau den Bestand anzeigt, der in Pickware für den zugeordneten Standort unter Berücksichtigung seiner Lagerzonen und der Reservierungen geführt wird.
Den Bestandsexport schaltest du für jede Standort-Zuordnung einzeln ein: unter Lagerhaltung → Standorte auf der Detailseite des Standorts in der Karte Shopify-Standortzuordnungen. Beim Aktivieren wählst du, in welche Richtung der erste Bestandsabgleich läuft — von Shopify nach Pickware oder von Pickware nach Shopify. Mehr dazu in Wie verknüpfe ich Shopify-Standorte mit Pickware-Standorten?.
Initialer Bestandsabgleich beim Aktivieren
Beim Aktivieren des Bestandsexports führt dich ein Dialog in vier Schritten durch den ersten Abgleich. Je nachdem, ob du Bestände in Shopify oder in Pickware gepflegt hast, stehen dir zwei Optionen zur Verfügung:
Beim ersten Import deiner Produkte aus Shopify wurden die damaligen Bestände übernommen. Wenn du seitdem Änderungen direkt in Shopify vorgenommen hast, kannst du den aktuellen Bestand des Shopify-Standorts einmalig aus Shopify übernehmen.
Wenn du Pickware bereits bestandsführend einsetzt, kannst du den aktuellen Bestand des Pickware-Standorts bei der Aktivierung des Bestandsexports nach Shopify übertragen.
Bestand aus Shopify importieren
Übernimmt einmalig den Bestand des Shopify-Standorts in den Pickware-Standort. Dieser Import überschreibt den bisherigen Bestand des Pickware-Standorts. Die importierten Mengen werden in die Standardlagerzone des Standorts gebucht.
Bestand nach Shopify exportieren
Überträgt einmalig den verfügbaren Bestand des Pickware-Standorts an den Shopify-Standort. Vergewissere dich, dass die in Pickware gepflegten Bestände korrekt sind, bevor du den Export startest. Nach dem Start des Exports wird der Bestand im Hintergrund aktualisiert. Dieser Prozess kann einige Minuten dauern.
Nach der Aktivierung werden Änderungen am verfügbaren Lagerbestand in Echtzeit mit deinem Shopify-Standort synchronisiert.
Bestandsimporte und -exporte einsehen
Alle manuell angestoßenen Vorgänge zum Bestandsabgleich kannst du unter Einstellungen → Shop → Import/Export (Pickware) einsehen. Rechts über das Filter Symbol kannst du nach dem gewünschten Profil filtern (Shopify Bestandsimport bzw. Shopify Bestandsexport).
Hier siehst du dann beispielsweise, ob der Export/Import erfolgreich abgeschlossen wurde und kannst über den Download Button ganz rechts die CSV-Datei herunterladen. Innerhalb der Datei siehst du auch, an welcher Stelle welcher Fehler aufgetreten ist.
Welche Rolle spielen Shopify-Standorte, Standorte und Lagerzonen in Pickware?
In Shopify kannst du mehrere Standorte pflegen. In Pickware ordnest du jedem Pickware-Standort einen Shopify-Standort zu. Der zugeordnete Shopify-Standort ist der Ort, an den Pickware den Bestand dieses Standorts überträgt und von dem beim Import Bestand übernommen wird. Die Zuordnungen findest du unter Lagerhaltung → Standorte auf der Detailseite des Standorts in der Karte Shopify-Standortzuordnungen. Im Verkaufskanal steht im Tab Bestandsabgleich nur noch ein Hinweis darauf. Mehr dazu in Wie verknüpfe ich Shopify-Standorte mit Pickware-Standorten?.
Innerhalb eines Standorts kannst du mehrere Lagerzonen nutzen. An den zugeordneten Shopify-Standort wird der Bestand aller Lagerzonen dieses Standorts übertragen, für die Bestand an Shopify übertragen aktiv ist.
Shopify-Standorte ohne Zuordnung verwaltet Pickware nicht. Ihre Bestellungen gelten als extern auszuführen. Mehr dazu in Wie verwalte ich Bestellungen in Pickware, die aus einem externen Standort ausgeführt werden?.
Wie wird der Bestand in Pickware berechnet?
Der verfügbare Bestand wird in Pickware berechnet und dann an Shopify übertragen. Dies ist der Bestand, der für Kunden zum Verkauf freigegeben ist. Der verfügbare Bestand setzt sich folgendermaßen zusammen:
Lagerbestand der Lagerzonen des Standorts: Die physisch vorhandenen Artikel in den Lagerzonen des Standorts, für die Bestand an Shopify übertragen aktiv ist.
Abzüglich offener Bestellungen: Sobald eine Bestellung eingeht, wird der entsprechende Bestand reserviert, bis die Bestellung versendet wurde.
Beispiel: Wenn du 10 Artikel auf Lager hast und 2 Bestellungen noch offen sind, beträgt der verfügbare Bestand 8 Stück. Genau dieser Wert wird als verfügbarer Bestand an Shopify übertragen.
Für den Abgleich nach Shopify berücksichtigt Pickware bei der Berechnung des verfügbaren Bestands zusätzlich Informationen aus Shopify, z. B. Reservierungen und nicht verfügbares Inventar am zugeordneten Shopify-Standort. Dadurch werden auch Reservierungen berücksichtigt, die z. B. durch Bestellentwürfe oder Bestellungen entstehen können, die (noch) nicht in Pickware importiert wurden.
Du kannst den Bestand bestimmter Lagerzonen vom Onlineverkauf ausschließen. Dies ist beispielsweise für eine Retouren-Lagerzone sinnvoll, wenn Ware aus Retouren vor dem Wiederverkauf geprüft werden soll. Weitere Informationen zur Onlineverfügbarkeit von Lagerzonen findest du in diesem Beitrag.
Multi-Shop-Setup
Wenn du ein Multi‑Shop‑Setup nutzt, also mehrere Shopify Shops mit Pickware verbunden hast, wird die Verfügbarkeit eines Produkts shopübergreifend synchron gehalten. Reservierungen/Verkäufe in einem Shop werden innerhalb kurzer Zeit in den anderen Shops berücksichtigt, sodass Überverkäufe im Multi‑Shop‑Szenario deutlich reduziert werden.
Damit das klappt, aktiviere den Bestandsexport für alle verbundenen Shopify-Standorte, an denen du diese Produkte verkaufst. Sonst können die Bestände in den Shops auseinanderlaufen und es kann zu Überverkäufen kommen.
Damit die Verfügbarkeit (Verfügbar) in allen Shops korrekt ist, kann Pickware in verbundenen Shops auch den Wert Auf Lager anpassen. Dadurch kann Auf Lager im Multi‑Shop‑Szenario vom physischen Bestand abweichen. Maßgeblich für den Verkauf ist der Wert Verfügbar.
Was passiert, wenn der Bestandsexport ausgeschaltet ist?
Ist der Bestandsexport einer Zuordnung ausgeschaltet, werden Wareneingänge, Inventuren und andere Bestandsänderungen dieses Standorts nicht an den Shopify-Standort übertragen. Die zuletzt übertragenen Bestände bleiben in Shopify erhalten. Umgekehrt gelangen Bestandsänderungen, die du in Shopify vornimmst, nicht nach Pickware. Die Bestände in beiden Systemen laufen dann auseinander.
Schaltest du den Export wieder ein, überträgst du den Bestand einmal nach Shopify. Wähle dazu im Dialog Bestand nach Shopify exportieren. Für ein einzelnes Produkt stößt auch eine kleine Korrekturbuchung in Pickware die Übertragung an.
Was muss ich tun, wenn Shopify bestandsführend bleiben soll?
Möchtest du deine Bestände in Shopify pflegen, übernimmt Pickware Änderungen aus Shopify nicht automatisch. Du musst den Import aus Shopify dann bei jeder Bestandsänderung manuell wiederholen:
Schalte unter Lagerhaltung → Standorte auf der Detailseite des Standorts in der Karte Shopify-Standortzuordnungen bei der Zuordnung den Schalter Bestandsexport ein.
Wähle im Dialog Bestand aus Shopify importieren und starte den Import mit Import starten.
Klicke nach Abschluss des Imports auf Abbrechen statt auf Bestandsexport aktivieren, damit der automatische Bestandsexport nicht aktiv wird.
Der Import überschreibt den Bestand des Pickware-Standorts. Die Mengen werden in die Standardlagerzone des Standorts gebucht. Hast du mehrere Standorte zugeordnet, wiederholst du das für jede Zuordnung.
Achtung: Solange der Bestandsexport einer Zuordnung aktiv ist, ist Pickware für diesen Shopify-Standort bestandsführend. Bestände, die du dort in Shopify manuell änderst, überschreibt Pickware wieder. Ändere deine Bestände dann nur in Pickware.
Warum müssen alle offene Bestellungen aus Shopify vor der Nutzung in Pickware importiert sein?
Damit du Bestellungen in Pickware bearbeiten und versenden kannst, sollten relevante Bestellungen aus Shopify in Pickware importiert werden.
Für den reinen Bestandsabgleich nach Shopify ist es jedoch nicht mehr zwingend erforderlich, dass jede offene Bestellung bereits in Pickware vorliegt, da Pickware Reservierungen für die Bestandsberechnung direkt aus Shopify berücksichtigt. Dadurch werden fehlerhafte Verfügbarkeiten – insbesondere bei hohem Bestellvolumen – vermieden.
Nicht importierte Bestellungen stehen in Pickware nicht für die weitere Bearbeitung (z. B. Kommissionierung, Versand, Auswertungen) zur Verfügung. Für eine korrekte Bestandsberechnung in Shopify werden Reservierungen jedoch direkt aus Shopify berücksichtigt.
Welche Änderungen aus Pickware werden nach Shopify übertragen?
Änderungen am Bestand aus Bestellungen
In einigen Fällen werden Änderungen am Bestand direkt sichtbar:
Wenn Bestellungen in Shopify eingehen, wird der verfügbare Bestand unmittelbar reduziert, sowohl in Shopify als auch in Pickware. In gleichem Maße steigt in beiden Systemen der reservierte Bestand, der nun für die neue Bestellung reserviert wird.
Wenn die Bestellung in Pickware versendet wird, ändert sich in Pickware der physische Lagerbestand. Diese Information wird auch unmittelbar an Shopify übertragen. Die Bestellung gilt dann als verschickt und es wird kein Bestand mehr reserviert.
Wenn eine Bestellung in Shopify versendet wird, wird der Bestand in Pickware ebenfalls unmittelbar ausgebucht.
Sonstige Änderungen am Bestand in Pickware
Alle anderen Änderungen am Bestand, wie z. B. Wareneingänge, Einlagerungen, Auslagerungen, Änderungen durch Inventur, etc., werden durch den automatischen Echtzeitbestandsexport ebenfalls direkt (in der Regel innerhalb weniger Sekunden) nach Shopify synchronisiert.
Wenn du Pickware als bestandsführendes System verwendest, muss der Bestandsexport für deine Standort-Zuordnungen also aktiviert sein.
Bestandsreservierungen bei über Matrixify importierten Bestellungen
Wenn du Bestellungen über Matrixify nach Shopify importierst, steuert die Einstellung Inventory Behaviour, ob Shopify für diese Bestellungen Bestand reserviert. Voreingestellt ist bypass („Do not claim inventory"), bei der Bestellungen ohne Bestandsreservierung angelegt werden. Pickware übernimmt die Reservierungen aus Shopify.
Welche Einstellung die richtige ist, hängt davon ab, ob die importierten Bestellungen noch versendet werden sollen oder nur als Historie übernommen werden.
Bestellungen, die noch versendet werden sollen
Diese Bestellungen belegen Ware aus deinem Lager und müssen deshalb Bestand reservieren. Nutze dafür decrement_obeying_policy oder decrement_ignoring_policy als Inventory Behaviour. Die Einstellung bypass ist hier nicht geeignet: Fehlt die Reservierung in Shopify, wird auch in Pickware kein Bestand reserviert und Produkte erscheinen im Shopify Shop als verfügbar, obwohl die importierten Bestellungen sie eigentlich belegen würden.
Wurden Bestellungen bereits mit bypass importiert, fehlen in Shopify die Reservierungen dauerhaft. Die Verfügbarkeiten müssen manuell korrigiert werden. Dies funktioniert nur, wenn du deine Bestellungen mit dem Template Order hochlädst. Falls du das Template Draft Oder nutzt, steht dir die Spalte Reserve Inventory Until zur Verfügung.
Abgeschlossene Bestellungen, die als Historie übernommen werden
Wenn du bereits bezahlte und versendete Bestellungen aus einem Vorgängersystem nur zu Dokumentationszwecken nach Shopify überträgst, ist bypass die passende Einstellung. Diese Bestellungen wurden nicht aus deinem aktuellen Lagerbestand versendet und sollen ihn deshalb auch nicht verändern.
Da für sie in Shopify kein Bestand reserviert ist, bucht Pickware beim Ausführen dieser Bestellungen auch keinen Bestand aus. Prüfe das vor dem vollständigen Import an einer einzelnen Bestellung, bevor du den gesamten Datenbestand überträgst.
Was passiert bei neuen Bestellungen in Shopify?
Wenn du den Bestellimport für deinen Shopify Verkaufskanal in Pickware aktiviert hast:
Bestellimport: Neue Bestellungen aus Shopify werden automatisch nach Pickware übernommen.
Bestandsreservierung: Die bestellten Artikel werden automatisch reserviert, sodass sie nicht anderweitig verkauft werden.
Lagerabgang: Sobald du die Bestellung in Pickware versendest, wird der Bestand in Pickware und Shopify gleichzeitig ausgebucht und die Reservierung damit aufgehoben.
Mit Pickware für Shopify ist kein manueller Bestandsabgleich notwendig – alles läuft automatisch im Hintergrund.
Ist eine Bestellung einem Shopify-Standort ohne Zuordnung zugewiesen, gilt sie als extern auszuführen. Dafür wird in Pickware kein Bestand reserviert.