Mit der Angebotsfunktion erstellst du individuelle Angebote für deine Kunden direkt in der Pickware Admin. Ein Angebot durchläuft dabei einen festen Ablauf: Du erstellst es als Entwurf, versendest es per E-Mail an den Kunden und der Kunde kann es annehmen oder ablehnen. Bei Bestätigung der Annahme wird automatisch eine Bestellung erzeugt.
In der Übersicht unter Bestellungen → Angebote kannst du auf das farbige Status-Label eines Angebots klicken, um die Liste direkt nach diesem Status zu filtern – zum Beispiel auf alle verschickten, aber noch nicht angenommenen Angebote als Nachfassliste für den Vertrieb. Über das Filter-Symbol neben dem Kunden filterst du zusätzlich nach einem bestimmten Kunden. Ein weiterer Klick auf das Label hebt den Filter wieder auf.
Angebot erstellen
Gehe in der Pickware Admin auf Bestellungen → Angebote und klicke auf Angebot erstellen.
Wähle einen Kunden aus. Neben dem Kundennamen wird auch der Firmenname angezeigt — du kannst also direkt nach einer Firma suchen und den passenden Ansprechpartner auswählen. Der zugehörige Verkaufskanal wird automatisch übernommen, du kannst ihn bei Bedarf aber auch manuell anpassen.
Hinweis: Steht beim Kontakt der Firmenname auch im Feld Vorname, erscheint er auf dem Angebots-PDF doppelt. Trage dort den Vornamen der Kontaktperson ein.
Anschließend landest du in der Entwurfsmaske. Hier werden automatisch eine Standard-Versandart und eine Zahlungsart geladen. Beide lassen sich anpassen — du kannst z. B. eine andere Versandart wie Express wählen oder die Zahlungsart auf Rechnung oder Vorkasse setzen. Die gewählte Versand- und Zahlungsart wird bei Annahme des Angebots direkt in die Bestellung übernommen.
Die Versandkosten lassen sich bei Bedarf manuell überschreiben. Unter Gültigkeitsdatum legst du fest, bis wann das Angebot gilt.
Im Bereich Produkte fügst du dann die gewünschten Artikel hinzu. Du kannst nach Produktnamen oder Produktnummer suchen oder durch die Liste scrollen. Per Doppelklick lassen sich Produkte hinzufügen. Die Suche bleibt dabei geöffnet, sodass du direkt mehrere Varianten eines Produkts nacheinander hinzufügen kannst.
Die Mengen und Einzelpreise der Positionen sind dabei jederzeit per Doppelklick auf das entsprechende Feld anpassbar, die Steuersätze werden automatisch übernommen.
Zu jedem Produkt kannst du dir darüber hinaus über die Listeneinstellungen bspw. den Einkaufspreis, Listenpreis oder direkt die Marge anzeigen lassen, um beim Anpassen des Einzelpreises sicherzustellen, dass du weiterhin eine positive Marge erzielst.
Über Freie Position hinzufügen kannst du zusätzliche Positionen ergänzen, die nicht als Produkt im Shop existieren — z. B. eine Anfahrtspauschale oder eine Dienstleistungsgebühr. Für jede manuelle Position legst du Bezeichnung, Preis und Steuersatz fest.
Deine freien Positionen werden ebenfalls direkt ins Angebot und später auch in die Bestellung aufgenommen.
Über Gutschrift hinzufügen kannst du Gutschriften als Negativpositionen ergänzen — z. B. für einen pauschalen Gesamt-Rabatt auf den Warenkorb oder eine Verrechnung.
Die Gutschrift wird mit negativem Betrag in die Positionsliste aufgenommen und vom Gesamtbetrag des Angebots abgezogen.
Über das Feld Kommentar kannst du einen Text hinterlegen, der auf der Angebots-PDF erscheint — z. B. für Gültigkeitsbedingungen oder individuelle Hinweise an den Kunden.
Angebot versenden
Wenn das Angebot fertig ist, hast du vier Möglichkeiten:
Speichern — speichert den aktuellen Stand, ohne das Angebot zu versenden.
PDF herunterladen — lädt die PDF für das Angebot herunter, falls du das Angebot auf anderem Weg übermitteln möchtest.
Als gesendet markieren — setzt den Status auf Versendet, ohne eine E-Mail über Pickware zu verschicken. Nutze diese Option, wenn du das Angebot auf einem anderen Weg übermittelt hast.
Per E-Mail versenden — öffnet einen Dialog mit einem Standardtext und dem Angebot als PDF zum Herunterladen.
Nach dem Versenden wechselt der Status auf Versendet.
Angebot annehmen oder ablehnen
Anschließend kannst du per Button wählen, ob der Kunde das Angebot abgelehnt oder angenommen hat:
Ablehnen: Das Angebot wird in den Status Abgelehnt gesetzt. Für ein Alternativ- oder Folgeangebot kannst du es Wieder öffnen, um das Angebot zu bearbeiten und erneut zu versenden.
Annehmen: Bei Annahme wird automatisch eine Bestellung erstellt. Die im Angebot hinterlegten Versand- und Zahlungsdaten sowie die Versandkosten werden in die Bestellung übernommen — inklusive korrekter Steueraufteilung auf die Produkte.
Abschließend kannst du die entstandene Bestellung wie gewohnt kommissionieren.
Deine Angebote im Überblick
In der Kundendetailansicht werden im Tab Angebote die Angebote des jeweiligen Kunden angezeigt. So hast du direkt aus dem Kundenprofil heraus Zugriff auf die Angebotshistorie.
Wurde eine Bestellung aus einem angenommenen Angebot erzeugt, wird in der Bestelldetailansicht ein Verweis auf das zugehörige Angebot angezeigt.
