Lieferantenbestellungen können entweder direkt aus der Übersicht aller Lieferantenbestellungen (Einkauf → Lieferantenbestellungen) über das jeweilige Kontextmenü oder innerhalb der Lieferantenbestellung über den Pfeil oben rechts neben dem Button Bearbeiten an den Lieferanten gesendet werden.

Du kannst deine Lieferantenbestellung jeweils als CSV- oder PDF-Datei herunterladen und in einem externen E-Mail Programm versenden oder sie über die Schaltfläche An Lieferanten senden direkt aus der Shopware Admin heraus per E-Mail an den Lieferanten versenden. Dabei wird die Bestellung als PDF-Dokument bzw. als CSV-Datei automatisch als Anhang hochgeladen. Die E-Mail wird in diesem Fall von der E-Mail-Adresse des Shopbetreibers versendet.

Wenn du Lieferantenbestellungen per E-Mail versendest, kannst du den Inhalt der E-Mail abhängig vom jeweiligen Lieferanten anpassen. So lassen sich z. B. unterschiedliche Texte für Spediteure, Großhändler oder einzelne Lieferanten hinterlegen, ohne dass du den Text bei jedem Versand manuell anpassen musst.

Dies erfolgt direkt über eine bedingte Abfrage im E-Mail-Template der Lieferantenbestellung. Öffne in deiner Admin über Einstellungen → E-Mail-Templates → Lieferantenbestellung das E-Mail-Template für die Lieferantenbestellung.

Scrolle dann zum Feld Mail-Text → HTML.

Stelle hier eine If-Abfrage für den Lieferanten anhand des Namens ein. Anschließend kannst du dann deinen gewünschten Text verfassen.

Weitere Einstellungsmöglichkeiten rund um die Dokumente der Lieferantenbestellungen sowie die E-Mail an den Lieferanten findest du hier.

Beim Versand über An Lieferanten senden kommen Absendername und Text der E-Mail aus dem E-Mail-Template Lieferantenbestellung. Fehlermeldungen beim Versand können dagegen auch von deinem Mailserver kommen.

Steht als Absender der E-Mail Pickware ERP, kommt dieser Name aus dem E-Mail-Template. Öffne Einstellungen → E-Mail-Templates → Lieferantenbestellung und ersetze dort den Text Pickware ERP durch deinen Firmen- oder Abteilungsnamen.

Die Fehlermeldung 554 5.2.252 SendAsDenied kommt nicht von Pickware, sondern von deinem Mailserver, zum Beispiel Microsoft 365. Sie bedeutet, dass das SMTP-Konto, über das die E-Mail verschickt wird, nicht mit der hinterlegten Absenderadresse senden darf. Deine IT muss dem Konto dafür die Berechtigung Senden als für diese Adresse geben. Alternativ meldest du dich am Mailserver mit dem Konto an, zu dem die Absenderadresse gehört.

Ergänzt du den Mailtext manuell und kommt der Text nicht beim Lieferanten an, prüfe, welche Felder du angepasst hast. In älteren Versionen von Pickware ERP gibt es getrennte Felder für Klartext und HTML. Passe dort beide Felder an. In aktuellen Versionen (ab Shopware 6.6.10.5) gibt es nur noch ein gemeinsames Eingabefeld.

Nachdem du deine Lieferantenbestellung über die Option An Lieferanten senden verschickt hast, ändert sich der Bestellstatus automatisch auf An Lieferanten gesendet. Solltest du deine Lieferantenbestellung nicht direkt aus dem Shop heraus versenden, kannst du in der Lieferantenübersicht den Bestellstatus manuell anpassen.

Wenn du eine Eingangsbestätigung deines Lieferanten erhalten hast, kannst du den Bestellstatus außerdem auf Bestätigt setzen. In diesem Fall wird das Feld Lieferdatum auf Basis der Standardlieferzeit des jeweiligen Lieferanten gesetzt.

Hast du in den Produktdetails im Tab Lieferanten für diesen Lieferanten eine eigene Lieferzeit hinterlegt, berechnet Pickware das erwartete Lieferdatum der Position mit dieser Lieferzeit. Es wird an der Position angezeigt, sobald die Bestellung den Status Bestätigt hat. Das erwartete Lieferdatum kannst du an der Position auch von Hand eintragen.

Wie du eingehende Lieferantenbestellungen bearbeitest, erfährst du hier.

Ist eine Lieferantenbestellung erledigt oder wird der Rest nicht mehr geliefert, setze sie auf Abgeschlossen. Die Restmenge einer abgeschlossenen Bestellung zählt nicht mehr zur Menge im Zulauf, und ihre Positionen lassen sich danach nicht mehr bearbeiten. Den Status setzt du in der Shopware Admin. In der WMS App lässt sich eine Lieferantenbestellung nicht abschließen.

Bleibt danach beim Produkt eine Menge im Zulauf stehen, hilft dir Warum wird bei einem Produkt eine Menge im Zulauf angezeigt, obwohl keine Lieferantenbestellung mehr offen ist?

Klicke danach in der Bedarfsplanung auf Neu berechnen, damit die Bestellvorschläge die geänderte Menge im Zulauf berücksichtigen.

Das tatsächliche Lieferdatum setzt Pickware je Position automatisch auf das Datum des Wareneingangs, mit dem die Position vollständig geliefert ist, aber nur, wenn an der Position noch kein Datum eingetragen ist. Für die gesamte Bestellung wird das tatsächliche Lieferdatum erst gesetzt, wenn alle Positionen ein Datum haben. Es entspricht dann dem spätesten dieser Daten.

Die Wiederauffüll- und Lieferzeit am Produkt ist eine Einstellung von Shopware und gilt nur für die Anzeige im Shop bzw. im Warenkorb. Pickware überträgt das erwartete Lieferdatum aus Lieferantenbestellungen nicht dorthin.