Bestellungen in der Pickware Admin bearbeiten und versenden

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Um zu erfahren, wie du Bestellungen automatisiert und effizient mit der WMS App kommissionieren kannst, klicke hier.

In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie du Bestellungen in der Pickware Admin bearbeiten kannst. Darüber hinaus findest du weiter unten Informationen zur Mehrfachkommissionierung sowie zu Produkten ohne Versanderfordernis und was passiert, wenn du nachträglich den Status deiner Bestellungen anpasst.  

Bestellübersicht

Unter Bestellungen → Übersicht findest du alle Bestellungen aus deinem Shopify Shops. Das Präfix vor der Bestellnummer setzt sich aus SHPFY und den Initialen deines Shopnamens zusammen. Die Bestellnummer selbst wird aus deinem Shopify Shop übernommen, sodass du jederzeit nachverfolgen kannst, welche Bestellungen zusammengehören.

Links siehst du als farbliches Icon die Kommissionierbarkeit der jeweiligen Bestellung. Die Farben haben folgende Bedeutung:

  • Grün: alle Produkte sind vorrätig und die Bestellung kann vollständig kommissioniert werden.
  • Gelb: einige Produkte sind vorrätig, sodass eine Teillieferung möglich ist.
  • Rot: keines der enthaltenen Produkte ist vollständig auf Lager.
  • Grau: die Bestellung wurde bereits versandt oder storniert.

Über das Filtersymbol rechts kannst du die Liste der Bestellungen individuell anpassen, indem du die Bestellungen nach einem oder mehreren Bestell-, Zahlungs- und Lieferstatus und/oder zusätzlich nach der Kommissionierbarkeit filterst. 

Du kannst dir außerdem auch nur Bestellungen anzeigen lassen, die ein bestimmtes Produkt enthalten. Rufe dazu das gewünschte Produkt auf und wechsle zum Tab Bestellung. Du siehst dann alle Bestellungen mit diesem Produkt, in welcher Menge es enthalten ist, den Preis sowie Bestell-, Zahlungs- und Lieferstatus. Auch hier kannst du verschiedene Filter anwenden.

Um eine Bestellung zu öffnen, klicke auf die Bestellnummer.

Detailansicht der Bestellung

Alle Informationen zur Bestellung sind in den Tabs Allgemein, Details, Dokumente, Versandetiketten und Retouren organisiert. Direkt darunter findest du im Tab Allgemein die Schnellbuttons zum Versenden der Bestellung, Erfassen von Retouren und dem Erstellen von Rechnungen und Rechnungskorrekturen.

Bestelldetails_Schnellbuttons.png

Pickliste erstellen

Um den Pickprozess zu erleichtern, kannst du dir eine Pickliste je Bestellung erstellen. Öffne dazu den Tab Dokumente, klicke auf Neues Dokument erstellen und wähle den Dokumententyp Pickliste aus.

Rechnung erstellen

Über den entsprechenden Schnellbutton kannst du unkompliziert eine Rechnung erstellen. Generell kannst du mehrere Rechnungen pro Bestellung erstellen und für jede Rechnung eine Rechnungskorrektur. Alles zu Retouren sowie Rechnungskorrekturen findest du jeweils in einem separaten Beitrag.

Alle erstellten Dokumente werden im Tab Dokumente aufgelistet und können dort bei Bedarf jederzeit aufgerufen werden.

Shopify_erstellte_Belege.png

Versandetiketten erstellen

Versandetiketten können entweder innerhalb einer Bestellung im Tab Versandetiketten oder direkt aus der Bestellübersicht heraus erstellt werden. Alle Informationen rund um Versandetiketten findest du in einem separaten Beitrag.

Bestellung versenden

Über den entsprechenden Schnellbutton kannst du deine Bestellung versenden, dabei das Lager auswählen, aus dem der Bestand ausgebucht werden soll sowie automatisch den Lieferstatus auf Versandt anpassen lassen. 

Statuswechsel

Im Tab Allgemein im Bereich Info kannst du den Bestellstatus anpassen. Dabei hast du die Möglichkeit, auch deine Kunden über die Statusänderung zu informieren. Bei Bestellungen aus deinem Shopify Shop ist die Option zum Versenden von E-Mails standardmäßig deaktiviert, da der E-Mail Versand über Shopify erfolgt. Wenn du möchtest, dass deine Kunden trotzdem eine E-Mail erhalten soll, aktiviere die Option E-Mail an Kunden senden. Alle Statusänderungen werden auch immer an deine Shopify Administration übertragen.

Erstellung von Bestelldokumenten automatisieren

Mithilfe des Flow Builders kannst du deine Prozesse weiter automatisieren, indem du die zugehörigen Flows anpasst oder eigene Flows erstellst. In diesem Beitrag beschreiben wir beispielhaft, wie Rechnungen bei Bestelleingang automatisiert erzeugt werden können. Analog dazu kannst du weitere Bestelldokumente, wie Picklisten oder Lieferscheine erzeugen lassen. Allgemeine Informationen und Tipps zum Flow Builder findest du hier.

Mehrere Bestellungen gleichzeitig bearbeiten

Über die WMS App kannst du ebenfalls mehrere Bestellungen gleichzeitig kommissionieren. Mehr Informationen dazu findest du hier.

Wenn du gleich mehrere Bestellungen auf einmal kommissionieren möchtest, öffne zunächst die Bestellübersicht, wähle die gewünschten Bestellungen über die Checkbox links aus und klicke oberhalb der Bestellliste auf Mehrfachänderung. Du siehst nun alle ausgewählten Bestellungen. Klicke unten auf Mehrfachänderung starten.

Statusänderungen vornehmen und Bestelldokumente erstellen

Im folgenden Fenster kannst du nun auswählen, welche Statusänderungen für die betreffenden Bestellungen vorgenommen werden sollen und ob Status-E-Mails versendet und welche Dokumente erstellt und ggf. mit den Status-E-Mails versendet werden sollen. Um die Mehrfachänderung durchzuführen, klicke auf Änderungen übernehmen und bestätige die Aktion im nächsten Fenster.

Versandetiketten erstellen

Über den Button oben kannst für alle ausgewählten Bestellungen Versandetiketten erstellen und diese herunterladen.

Mehrfacha_nderung_Versandetiketten.png

Grundlegende Informationen zum Erstellen von Versandetiketten findest du hier.

Produkte ohne Versanderfordernis

Die Vorgehensweise für die Kommissionierung von Produkten ohne Versanderfordernis hängt davon ab, ob sich ausschließlich Produkte ohne Versanderfordernis oder auch weitere Produkte in der Bestellung befinden.

Die Bestellung enthält Produkte ohne Versanderfordernis sowie Produkte mit physischem Bestand

In diesem Fall kannst du die Bestellung ganz regulär wie oben beschrieben über die Pickware Administration kommissionieren. Eine Kommissionierung über die WMS App ist hier nicht möglich.

Die Bestellung enthält nur Produkte ohne Versanderfordernis

Da solche Bestellungen ohne Möglichkeit zur Änderung des Lieferstatus an der Pickware Administration übertragen werden, bietet es sich an, die Bestellung stattdessen über die Shopify Administration zu kommissionieren. Durch die Synchronisation zwischen Pickware und Shopify wird die Bestellung anschließend auch in der Pickware Administration als abgeschlossen markiert.

Bestellung nachträglich anpassen

Wenn du die Anzahl einer Bestellposition in Shopify reduzierst, wird auch die Anzahl in Pickware entsprechend auf die Anzahl der verbliebenen Produkte reduziert. Die Anzahl in Pickware zeigt dabei immer die verbliebene Bestellmenge an, unabhängig davon, ob die Position bereits teilweise in Shopify versendet wurde. Wenn ein eine Bestellposition in Shopify auf die Anzahl 0 reduziert wird, wird das Produkt in Pickware aus der Bestellung entfernt, in Shopify ist es mit dem Hinweis Removed weiterhin in der Bestellung sichtbar. Die Gesamtsumme der Bestellung sowie die Steuer werden dabei immer anhand der verbliebenen Produkte neu berechnet.

Nachträglicher Statuswechsel

Auch wenn sich eine Bestellung bereits im Status Versandt befindet, kannst du den Status vor dem tatsächlichen Versand jederzeit anpassen, wenn beispielsweise die Bestellung wegen fehlender Ware kurzzeitig zurückgestellt werden muss. Bereits ausgebuchte Bestände bleiben weiterhin ausgebucht. Wenn du den Status anschließend wieder auf Versendet setzt, sind folgende Szenarien zu unterscheiden:

  • Du hast der Bestellung neue Produkte hinzugefügt oder die Mengen der enthaltenen Produkte erhöht
    • Beim Statuswechsel wird der zusätzliche Bestand aus dem Lager ausgebucht.
  • Die enthaltenen Produkte und Mengen sind unverändert
    • Es wird lediglich der Status gewechselt.
  • Du hast Produkte aus der Bestellung entfernt oder deren Menge verringert
    • Es wird lediglich der Status gewechselt. Die Bestände müssen anschließend manuell korrigiert werden.