Der Pickware AI Chat arbeitet auf Zuruf: Du stellst eine Frage und bekommst eine Antwort. Ein Agent (KI-Agent) arbeitet dagegen selbstständig im Hintergrund. Er startet nach Zeitplan, bei einem Ereignis in deinem Shop oder wenn du ihn startest, prüft deine Daten und legt sein Ergebnis als Nachricht in die Inbox. So übernimmt ein Agent wiederkehrende Prüfungen und Berichte, etwa ein tägliches Lagerbriefing, einen Umsatzbericht am Morgen oder die Kontrolle von Stammdaten.

Einen Agenten legst du per Chat an: Du beschreibst in eigenen Worten, was er übernehmen soll, oder startest mit einer Vorlage wie dem KI-Lagerleiter.

Die Agenten findest du in der Admin im Menü unter Agenten. Dort gibt es zwei Bereiche: In der Inbox landen die Nachrichten deiner Agenten, unter Agenten siehst du alle angelegten Agenten mit Aufgabe, Auslöser und letzter Ausführung.

Einen neuen Agenten legst du dort über Agent erstellen an. Alternativ öffnest du den Pickware AI Chat und wählst Neuer Agent.

Bis zum 31.12.2026 kannst du Agenten in allen Pickware-Plänen und auch in der Testphase nutzen.

Danach sind Agenten ab dem Advanced-Plan enthalten: Sie werten deine Daten aus und melden sich mit ihren Ergebnissen in der Inbox. Den vollen Funktionsumfang der Agenten gibt es ab dem Professional-Plan.

Nach einem Klick auf Agent erstellen öffnet sich der Chat mit der Frage Was soll der Agent für Dich übernehmen? Beschreib die Aufgabe so, wie du sie einer Kollegin oder einem Kollegen erklären würdest, zum Beispiel:

Prüfe jeden Werktag um 6:30 Uhr, welche Artikel überverkauft sind, bei denen also mehr bestellt ist, als wir liefern können. Zeig mir je Artikel den verfügbaren und den physischen Bestand, den offenen Zulauf mit Liefertermin und wie viele offene Bestellungen betroffen sind. Als kurze Liste, die dringendsten oben. Melde dich nur, wenn es überverkaufte Artikel gibt.

Fehlt eine Angabe, auf die es ankommt, fragt der Chat nach, zum Beispiel nach der Uhrzeit. Danach zeigt er dir den Entwurf als Karte Agentendefinition mit Aufgabe, Auslöser und Einstellungen.

Mit Agent erstellen speicherst du genau diesen Stand. Soll etwas anders sein, klickst du auf Aufgabe anpassen oder schreibst es einfach in den Chat. Die Karte zeigt danach den neuen Stand.

Statt einer eigenen Beschreibung kannst du unter Oder starte mit einer Vorlage eine fertige Aufgabe wählen, etwa den KI-Lagerleiter. Der Chat fragt dann nur ab, was er über deinen Shop wissen muss. Welche Vorlagen es gibt und Beispiele für eigene Agenten findest du im Beitrag Welche Agenten kann ich mit Pickware AI einrichten?

Ein Agent startet auf einem oder mehreren dieser Wege. Welche Auslöser ein Agent hat, siehst du auf seiner Detailseite unter Konfiguration.

Zeitplan: zum Beispiel täglich um 7 Uhr oder jeden Montag. Die Uhrzeit gilt in der Zeitzone des Agenten, die ebenfalls unter Konfiguration steht. Stimmt sie nicht, nenn beim Anlegen oder Anpassen die gewünschte Zeitzone im Chat, zum Beispiel Europe/Berlin.

Ereignis im Shop: zum Beispiel wenn ein Wareneingang abgeschlossen wird, eine Lieferantenbestellung angelegt wird oder sich ihr Liefertermin ändert, eine Bestellung versendet ist oder ein Produkt nicht mehr verfügbar ist. Jedes Ereignis startet einen eigenen Lauf. Welche Ereignisse dein Shop anbietet, hängt davon ab, was installiert ist. Frag beim Anlegen im Chat danach.

Von Hand: Über Ausführen auf der Detailseite startest du sofort einen Lauf.

Einen Auslöser für „ein Wert hat sich geändert“ oder „ein Grenzwert ist unterschritten“ gibt es nicht. Solche Fälle löst du mit einem Zeitplan und einer Prüfung in der Aufgabe, zum Beispiel: „Prüfe jeden Morgen, ob ein Produkt unter 20 % Marge liegt.“

Ein Lauf kann je nach Aufgabe und Datenmenge 20 Minuten und länger dauern. Leg den Zeitplan deshalb so, dass das Ergebnis vor Arbeitsbeginn in der Inbox liegt. Der KI-Lagerleiter schlägt aus diesem Grund werktags 6:30 Uhr vor.

Während eines Laufs zeigt die Detailseite Arbeitet. Zwischenstände meldet der Agent nicht, Ergebnis und Verlauf erscheinen erst am Ende. Konnte ein Lauf nicht abgeschlossen werden, steht das in der Historie der Läufe.

Ein Klick auf einen Agenten unter Agenten öffnet seine Detailseite. Dort siehst du seine offenen Nachrichten, den letzten und den nächsten Lauf, die Historie der Läufe und unter Konfiguration seinen Auftrag, seine Auslöser und seine Zeitzone.

Oben auf der Detailseite stehen diese Aktionen:

Anpassen öffnet den Chat mit der Frage, was sich ändern soll. Du beschreibst die Änderung in eigenen Worten und speicherst sie auf der Karte mit Änderung speichern. Sie gilt ab dem nächsten Lauf.

Ausführen startet sofort einen Lauf. Das Ergebnis erscheint in der Inbox.

Pausieren hält den Agenten an, bis du ihn mit Fortsetzen wieder startest. Ein pausierter Agent läuft nicht.

Fang am besten klein an: Leg den Agenten mit einer einfachen Aufgabe an, sieh dir die ersten Ergebnisse an und schärfe die Aufgabe dann über Anpassen nach.

Alle Nachrichten deiner Agenten laufen in der Inbox zusammen. Die Filter Offen, Mir zugewiesen und Archiv sortieren sie nach Bearbeitungsstand. Wie viele Nachrichten offen sind, zeigt die Zahl neben Inbox. Benachrichtigungen per E-Mail oder Push gibt es nicht.

Über jeder Nachricht steht, worum es geht:

Ich brauche Deine Hilfe: Der Agent braucht eine Entscheidung, eine Angabe oder eine Handlung von dir.

Das solltest Du Dir ansehen: Etwas ist anders gelaufen als erwartet.

Für Dich zur Info: ein Ergebnis oder Bericht.

Nicht jeder Lauf erzeugt eine Nachricht. Ein Agent meldet sich, wenn er dich braucht, wenn ihm etwas Wichtiges auffällt oder wenn seine Aufgabe einen Bericht verlangt. Verlangt sie einen Bericht, schickt er ihn bei jedem Lauf, auch wenn es nichts zu melden gibt. Willst du nur bei Auffälligkeiten eine Nachricht, schreib das ausdrücklich in die Aufgabe.

Bestellungen, Produkte und andere Datensätze sind in der Nachricht verlinkt. Ein Klick öffnet den Datensatz, während die Nachricht angeheftet bleibt. So arbeitest du längere Listen Position für Position ab.

Unter Vertiefung am Ende einer Nachricht siehst du, auf welche Daten sich der Agent stützt (Kontext) und welche Schritte er dafür gemacht hat (Agentenaktivität).

Mit Zuweisen übernimmst du eine Nachricht. Mit dem Agenten über sie chatten kann dann nur noch, wem sie zugewiesen ist. Ist eine Nachricht bearbeitet, markierst du sie als Erledigt. Sie wandert ins Archiv, ein Chat über sie ist danach nicht mehr möglich.

Ein Agent ändert bei seinen Läufen keine Daten. Er wertet aus, bewertet die Lage und schlägt vor, was zu tun ist. Umsetzen kannst du das direkt in der Admin oder im Chat zur Nachricht.

Unter jeder Nachricht chattest du mit dem Agenten über ihren Inhalt (Frag Deinen Agenten hierzu …). Dort fragst du nach, lässt dir einzelne Punkte genauer erklären oder gibst einen Auftrag, zum Beispiel „Leg die vorgeschlagene Lieferantenbestellung an.“ Der Chat arbeitet dabei mit deinen Benutzerrechten und im Umfang deines Plans. Schreibende Aktionen im Chat sind ab dem Advanced-Plan enthalten, siehe Was ist Pickware AI?

Den Agenten selbst änderst du im Chat zur Nachricht nicht. Soll er künftig anders arbeiten, öffne seine Detailseite und klicke auf Anpassen. Fakten über dein Geschäft, die für alle Chats und Agenten gelten, kannst du dir aber auch aus dem Chat zur Nachricht merken lassen. Mehr dazu im Beitrag Wie kann sich Pickware AI Wissen über mein Geschäft merken?

Ergebnisse prüfen: Ein Agent basiert auf einem KI-Sprachmodell. Zwei Läufe derselben Aufgabe können unterschiedlich ausfallen, und Zahlen können ungenau sein. Prüfe kritische Werte in der Admin, bevor du auf ihrer Basis handelst.

Keine E-Mails: Ein Agent verschickt keine E-Mails an Kunden oder Lieferanten. Einen Text, etwa für eine Nachfrage beim Kunden, kann er aber vorbereiten.

Grenzwerte konkret nennen: „unter 25 % Marge“ ist als Vorgabe brauchbar, „zu geringe Marge“ nicht.

Auftrag vor Wissen: Gibt der Auftrag eines Agenten etwas anderes vor als eine Notiz im Wissen, folgt er im Zweifel seinem Auftrag. Soll er dauerhaft anders arbeiten, passe den Auftrag an.

Berechtigung: Agenten anlegen und ändern kann nur, wer in seiner Benutzerrolle die Berechtigung dafür hat.

Der Flow Builder bildet feste, regelbasierte Abläufe ab: Tritt eine definierte Bedingung ein, wird eine definierte Aktion ausgeführt. Das Ergebnis ist vollständig vorhersehbar. Ein Agent ist die bessere Wahl, wenn eine Aufgabe eine Beurteilung erfordert:

Ermessensspielraum: Welche Lieferverzögerung ist heute kritisch, welche kann warten?

Mustererkennung: Auffälligkeiten über viele Datensätze hinweg, für die es keine starre Regel gibt.

Unstrukturierte Informationen: Inhalte wie Bestellkommentare oder Adressen, die erst gelesen und eingeordnet werden müssen.

Beides schließt sich nicht aus. Eindeutige Automatisierungen bleiben im Flow Builder gut aufgehoben. Mit der Flow-Aktion Pickware AI auslösen kann ein Flow außerdem einen Agenten starten, der auf dieses Ereignis hört, wenn die Beurteilung ein Agent übernehmen soll.