Für einen Agenten hast du zwei Wege: Du startest mit einer Vorlage von Pickware, zum Beispiel dem KI-Lagerleiter, oder du beschreibst die Aufgabe in eigenen Worten. Beides geht beim Anlegen im Chat. Wie das Anlegen funktioniert, liest du im Beitrag Was sind Pickware AI Agenten?

Beim Anlegen eines Agenten zeigt der Chat unter Oder starte mit einer Vorlage diese Vorlagen:

KI-Lagerleiter: bereitet jeden Morgen den Betriebstag vor, mit Versandarbeit, Engpässen und offenen Entscheidungen.

KI-Umsatzcontroller: berichtet jeden Morgen Umsatz und Bestellungen des Vortags je Verkaufskanal, im Vergleich zum selben Wochentag der Vorwoche. Nach einem Wochenende berichtet er jeden Tag einzeln.

KI-Verkaufsanalyst: wertet jeden Montag die Vorwoche für die Wochenrunde aus, mit Verkaufskanälen, Topsellern und Aufsteigern.

Erwartete Wareneingänge: kündigt jeden Werktag an, welche Lieferantenbestellungen heute erwartet werden und welche überfällig sind.

Stammdaten-Check: EAN und Gewicht: meldet jede Woche, welche aktiven Produkte keine EAN oder kein Gewicht haben, damit Scannen und Versandetiketten funktionieren. Werte, die eine Variante vom Hauptprodukt erbt, zählen als vorhanden.

Beim Einrichten fragt der Chat nur ab, was er über deinen Shop wissen muss, meist die Uhrzeit, und schlägt dafür einen Wert vor. Anpassen kannst du den Agenten danach wie jeden anderen.

Der KI-Lagerleiter verschafft sich jeden Morgen einen Überblick über die Lage im Lager: Wo stockt der Warenfluss, was muss heute raus, wo gibt es Engpässe? Daraus entscheidet er, was heute wichtig ist, und legt dir ein bewusst kurzes Lagerbriefing in die Inbox. Er wiederholt also nicht einfach Kennzahlen, sondern bewertet die Lage.

Weil das Briefing der Datenlage folgt, sieht es nicht jeden Tag gleich aus. Nutz es als Einstieg in den Tag: Im Chat zur Nachricht fragst du zu einzelnen Punkten nach.

Für das Briefing wertet der Lagerleiter viele Daten aus, ein Lauf dauert deshalb oft 20 Minuten oder länger. Beim Einrichten schlägt der Chat werktags 6:30 Uhr vor, damit das Briefing vor Arbeitsbeginn bereitliegt.

Viele Prüfungen im Tagesgeschäft sind schnell erklärt, aber lästig: „Rutscht mir irgendwo die Marge weg?“, „Ist am Wareneingang wieder ein Einkaufspreis vergessen worden?“ Die meisten eigenen Agenten funktionieren deshalb nach demselben Muster: Du legst eine Regel fest, die in deinem Unternehmen gelten soll, und der Agent prüft sie regelmäßig.

Der wichtigste Satz in diesen Aufgaben ist oft der letzte. Verlangt deine Aufgabe eine Liste oder einen Bericht, meldet sich der Agent bei jedem Lauf, auch wenn alles in Ordnung ist. Soll er sich nur bei Treffern melden, schreib das ausdrücklich dazu.

Die folgenden Beispiele kannst du übernehmen und an deine Zahlen anpassen.

Über Wareneingänge kommen laufend neue Einkaufspreise ins System. Deine Verkaufspreise bleiben dabei, wo sie sind, und irgendwann unterschreitet ein Produkt die Marge, die du dir vorgenommen hattest, ohne dass es jemand bemerkt.

Prüfe täglich um 7 Uhr die Marge aller meiner Artikel und Stücklisten. Rechne mit dem Netto-Verkaufspreis im Verkaufskanal Hauptshop. Nenne mir alle Artikel und Stücklisten mit weniger als 25 % Marge. Falls alle die Bedingung erfüllen, melde dich nicht.

Marge lässt sich auf mehreren Wegen berechnen. Schreib deshalb in die Aufgabe, mit welchem Verkaufspreis und welchem Verkaufskanal du intern rechnest. Für eine einmalige Auswertung statt der laufenden Überwachung ist der Chat der schnellere Weg: Margen berechnen und Preisänderungen simulieren mit Pickware AI

Die Einkaufspreise an deinen Wareneingängen bestimmen den bewerteten Warenbestand. Genau dieses Feld wird im Alltag aber häufig vergessen. Ein Agent, der bei jedem abgeschlossenen Wareneingang startet, fängt das ab:

Prüfe bei jedem abgeschlossenen Wareneingang, ob für alle Positionen ein Einkaufspreis hinterlegt ist. Melde dich nur, wenn bei mindestens einer Position der Einkaufspreis fehlt.

Kommt eine Lieferantenbestellung zu spät, warten oft Kundenbestellungen auf genau diese Ware. Ein Agent zeigt dir jeden Morgen, wo das der Fall ist:

Prüfe jeden Werktag um 6:30 Uhr, welche Lieferantenbestellungen ihren erwarteten Liefertermin überschritten haben. Nenne mir je Lieferantenbestellung die offenen Kundenbestellungen, die auf diese Ware warten, die ältesten zuerst. Melde dich nur, wenn es solche Lieferantenbestellungen gibt.

Einen Text, mit dem du betroffene Kunden informierst, kann der Agent gleich mit vorbereiten. Verschicken musst du ihn selbst.

Manche Angaben fallen erst auf, wenn das Paket schon gepackt ist, etwa eine fehlende Telefonnummer, die die Spedition braucht:

Prüfe jeden Werktag um 7 Uhr alle offenen Bestellungen mit Speditionsversand darauf, ob eine Telefonnummer hinterlegt ist. Nenne mir die Bestellungen ohne Telefonnummer und formuliere je Bestellung einen kurzen Text für die Nachfrage beim Kunden. Melde dich nur, wenn du eine solche Bestellung findest.

Zu jeder bezahlten Bestellung sollte eine DATEV-Zahlung existieren. Fehlt eine, fällt das oft erst beim Export auf.

Prüfe täglich um 7 Uhr, ob für alle Bestellungen mit dem Zahlungsstatus „bezahlt“ eine DATEV-Zahlung existiert. Melde mir nur die Bestellungen, bei denen keine DATEV-Zahlung vorhanden ist.

Ab wann eine Restlaufzeit kritisch ist, entscheidet jedes Sortiment für sich. Statt einer festen Ampel definierst du deine eigenen Grenzen und lässt sie dir morgens sortiert vorlegen:

Prüfe jeden Morgen um 7 Uhr die Restlaufzeiten meiner Chargen und sortiere sie in drei Kategorien: kritisch bei weniger als 20 Tagen Restlaufzeit, zu beobachten bei 20 bis 40 Tagen, unkritisch darüber. Melde dich nur, wenn mindestens eine Charge in die Kategorie kritisch oder zu beobachten fällt.

Wenn du dasselbe Produkt über mehrere Verkaufskanäle anbietest, laufen die Preise mit der Zeit auseinander, meist unbemerkt, weil niemand sie regelmäßig nebeneinanderlegt.

Prüfe jeden Montag um 7 Uhr, ob Produkte, die in mehreren Verkaufskanälen verfügbar sind, dort denselben Verkaufspreis haben. Melde mir nur die Produkte, deren Verkaufspreise voneinander abweichen.

Dieser Agent geht einen Schritt weiter als reines Überwachen: Er rechnet dir die Bestellmengen aus.

Prüfe jeden Werktag um 6:30 Uhr meinen Bestand und schlag mir für Produkte unter dem Meldebestand Bestellmengen vor, gruppiert nach Lieferant. Berücksichtige dabei offene Lieferantenbestellungen.

Die Lieferantenbestellungen legt der Agent nicht selbst an. Passt dir ein Vorschlag, schreib im Chat zur Nachricht zum Beispiel „Leg die Lieferantenbestellung für Lieferant X so an.“ Der Chat legt sie dann mit deinen Benutzerrechten an, wenn dein Plan schreibende Aktionen im Chat enthält.

Formuliere Einschränkungen so eindeutig wie möglich. Eine Vorgabe wie „maximal zehn Positionen pro Vorschlag“ lässt sich auch so verstehen, dass eine große Bestellung in mehrere Bestellungen zu je zehn Positionen aufgeteilt wird. Sieh dir deshalb das Ergebnis des ersten Laufs an und schärfe die Aufgabe nach, wenn sie anders umgesetzt wurde als gemeint.

Klein anfangen: Starte mit einer Regel, die du ohnehin schon im Kopf prüfst, und erweitere den Agenten erst, wenn die Grundfunktion sitzt.

Alles in die Aufgabe schreiben: Ein Agent kann während eines Laufs nicht nachfragen. Nenne Grenzwerte konkret: „unter 25 % Marge“ ist als Vorgabe brauchbar, „zu geringe Marge“ nicht.

Vor Arbeitsbeginn starten: Ein Lauf kann 20 Minuten und länger dauern. Leg den Zeitplan so, dass das Ergebnis bereitliegt, wenn du es brauchst.

Nachschärfen: Über Anpassen auf der Detailseite änderst du die Aufgabe jederzeit per Chat. Das ist kein Notbehelf, sondern der vorgesehene Weg zum passenden Ergebnis.

Ergebnisse gegenprüfen: Behandle die Meldungen als Ausgangspunkt und prüfe kritische Werte in der Admin, bevor du auf ihrer Basis handelst.