Hier findest du Beschreibungen zu den einzelnen Feldern des DATEV Exports sowie eine Beschreibung typischer Buchungssätze und Konten.
Beschreibung der Felder eines DATEV Exports
Feldname | Beschreibung |
Umsatz (ohne Soll/Haben-Kz) | Betrag der Zahlung |
Soll/Haben-Kennzeichen | S für Zahlungen, H für Rückzahlungen |
WKZ Umsatz | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
Kurs | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
Basis-Umsatz | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
WKZ Basis-Umsatz | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
Konto | Verrechnungskonto der Zahlungsart bzw. für Kasseneinzahlungen und -auszahlungen entsprechend der Konfiguration |
Gegenkonto (ohne BU-Schlüssel) | Sammeldebitorenkonto der Zahlungsart bzw. für Kasseneinzahlungen und -auszahlungen entsprechend Konfiguration |
BU-Schlüssel | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
Belegdatum | Zahlungsdatum (Format: TTMM) |
Belegfeld 1 | Hängt vom Belegbezug in der Konfiguration ab: Bei der Option Bestellnummer wird hier die Bestellnummer exportiert. Bei der Option Dokumentennummer steht hier bei Zahlungen die Rechnungsnummer und bei Rückerstattungen die Nummer der Rechnungskorrektur oder Stornorechnung, sofern sich der Beleg eindeutig zuordnen lässt. Sonst bleibt das Feld leer. |
Belegfeld 2 | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
Skonto | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
Buchungstext | Bestellnummer, Kundennummer |
Postensperre | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
Diverse Adressnummer | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
Geschäftspartnerbank | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
Sachverhalt | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
Zinssperre | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
Beleglink | Mit dem Beleglink werden Buchungssätze mit Belegbildern verknüpft. |
Beleginfo - Art 1 / Inhalt 1 | Verkaufskanal / Name des Verkaufskanals, in dem die Bestellung getätigt wurde |
Beleginfo - Art 2 / Inhalt 2 | Exportkommentar / Der in den Bestelldetails hinterlegte Exportkommentar der Zahlung |
Beleginfo - Art 3 / Inhalt 3 | Filiale / Name der jeweiligen POS Filiale. Diese Felder werden für alle Buchungssätze, die infolge eines DATEV Exports für einen POS-Verkaufskanal erstellt wurden (Forderungen, Rückforderungen, Zahlungen, Rückerstattungen und Kasseneinzahlungen / -auszahlungen). Hierzu muss Pickware POS installiert und aktiviert sein. |
Beleginfo - Art 4 / Inhalt 4 | Transaktionsreferenz sofern vorhanden |
Beleginfo - Art 5-8 / Inhalt 5-8 | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
KOST1 - Kostenstelle | Je nach Konfiguration wird hier die Kostenstelle des Verkaufskanals oder (falls vorhanden) die Kostenstelle des Produktes importiert. |
KOST2 - Kostenstelle | Je nach Konfiguration wird hier die Kostenstelle des Verkaufskanals oder (falls vorhanden) die Kostenstelle des Produktes importiert. |
Kost-Menge | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
EU-Land u. UStID (Bestimmung) | Land und UStID des Empfängers. Dieses Feld wird nur für Positionen mit Lieferland in Europa (auch Deutschland) exportiert. |
EU-Steuersatz (Bestimmung) | Steuersatz des Buchungssatzes. Dieses Feld wird nur für Positionen mit Lieferland in Europa (nicht Deutschland) exportiert. |
Abw. Versteuerungsart | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
Sachverhalt L+L | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
Funktionsergänzung L+L | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
BU 49 Hauptfunktionstyp | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
BU 49 Hauptfunktionsnummer | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
BU 49 Funktionsergänzung | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
Zusatzinformation - Art 1 / Inhalt 1 | Firma |
Zusatzinformation - Art 2 / Inhalt 2 | Titel |
Zusatzinformation - Art 3 / Inhalt 3 | Vorname |
Zusatzinformation - Art 4 / Inhalt 4 | Nachname |
Zusatzinformation - Art 5-20 / Inhalt 5-20 | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
Stück | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
Gewicht | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
Zahlweise | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
Forderungsart | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
Veranlagungsjahr | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
Zugeordnete Fälligkeit | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
Skontotyp | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
Auftragsnummer | Bestellnummer |
Buchungstyp (Anzahlungen) | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
Ust-Schlüssel (Anzahlungen) | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
EU-Land (Anzahlungen) | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
Sachverhalt L+L (Anzahlungen) | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
EU-Steuersatz (Anzahlungen) | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
Erlöskonto (Anzahlungen) | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
Herkunft-Kz | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
Buchungs GUID | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
KOST-Datum | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
SEPA-Mandatsreferenz | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
Skontosperre | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
Gesellschaftername | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
Beteiligtennummer | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
Identifikationsnummer | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
Zeichnernummer | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
Postensperre bis | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
Bezeichnung SoBil-Sachverhalt | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
Kennzeichen SoBil-Buchung | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
Festschreibung | 0 – Die Buchungssätze werden nach dem Import in DATEV nicht festgeschrieben. Die Festschreibung erfolgt durch deine Steuerberatung. |
Leistungsdatum | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
Datum Zuord.Steuerperiode | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
Fälligkeit | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
Generalumkehr (GU) | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
Steuersatz | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
Land | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
Abrechnungsreferenz | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
BVV-Position | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
EU-Land u. UStID (Ursprung) | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
EU-Steuersatz (Ursprung) | Aktuell importieren wir keine Daten in dieses Feld. |
Konfiguration des Feldes "Belegfeld 1"
Über Belegfeld 1 ordnet DATEV Zahlungen den offenen Posten zu. Wählst du in der DATEV-Konfiguration im Abschnitt Buchungssatz beim Belegbezug die Option Dokumentennummer, steht im Zahlungsexport bei Zahlungen die Rechnungsnummer und bei Rückerstattungen die Nummer der Rechnungskorrektur oder Stornorechnung in Belegfeld 1. So kann DATEV die offenen Posten deiner Rechnungen automatisch ausgleichen. Bei der Option Bestellnummer steht in Belegfeld 1 die Bestellnummer.
Welche Nummer in Belegfeld 1 steht, wird bei jedem Export anhand der Dokumente ermittelt, die zu diesem Zeitpunkt an der Bestellung vorhanden sind. Dabei gelten drei Regeln:
Bei einer Zahlung steht die Rechnungsnummer in Belegfeld 1, wenn die Bestellung genau eine nicht stornierte Rechnung hat. Hat sie mehrere oder noch keine Rechnung, bleibt das Feld leer.
Bei einer Rückerstattung steht die Nummer des Korrekturbelegs in Belegfeld 1, wenn die Bestellung genau einen Korrekturbeleg (Rechnungskorrektur oder Stornorechnung) und genau eine Rückerstattung hat. Bei mehreren Korrekturbelegen oder mehreren Rückerstattungen bleibt das Feld leer.
Eine Stornorechnung zählt nur als Korrekturbeleg, wenn die Bestellung keine gültige Rechnung mehr hat. Hast du eine Rechnung storniert und neu ausgestellt, erhält die Zahlung die Nummer der neuen Rechnung, und Belegfeld 1 einer späteren Rückerstattung bleibt leer.
Existiert beim Export noch keine Rechnung, etwa weil eine bezahlte Bestellung erst im nächsten Monat versendet wird, bleibt Belegfeld 1 der Zahlung leer. Diese Zahlungen ordnest du in DATEV manuell zu. Exportierst du einen Zeitraum erneut, kann sich Belegfeld 1 deshalb vom ersten Export unterscheiden, zum Beispiel wenn inzwischen eine Rechnung neu ausgestellt wurde.
Tipp: Vergib für Rechnungen und Stornorechnungen unterschiedliche Nummern, zum Beispiel mit einem eigenen Präfix je Nummernkreis. Beginnen beide Nummernkreise bei derselben Zahl, kann eine Stornorechnung dieselbe Nummer tragen wie eine andere Rechnung. Bei einem Sammeldebitor gleicht DATEV dann womöglich den falschen offenen Posten aus.
Konfiguration des Feldes "Auftragsnummer"
Die Auftragsnummer ist ein Zusatzfeld an der Bestellung, welches standardmäßig die Bestellnummer enthält. Je nach Konfiguration in Pickware kann hier einer der folgenden Werte exportiert werden, falls du z.B. Transaktionsreferenzen oder Marktplatz-Bestellnummern hinterlegen möchtest:
Bestellnummer
Externe Auftragsnummer
Externe Auftragsnummer, wenn leer Bestellnummer
Über Einstellungen → Erweiterungen → DATEV → Abschnitt Buchungssatz kannst du mit dem Punkt Auftragsnummer festlegen, welcher Wert für Forderungen und Zahlungen in dieses Feld exportiert wird.
Bei der Nutzung von Shopify steht dir dazu ein entsprechendes Metafeld „Externe Auftragsnummer (Pickware)“ zur Verfügung. Dieses kann entweder manuell oder per Shopify Flow (z. B. über Marktplatz-Integrationen wie magnalister oder Shopify Marketplace Connect) befüllt werden. Der Inhalt des Metafeldes wird automatisch in das Zusatzfeld in Pickware übertragen.
DATEV erlaubt für die Auftragsnummer maximal 30 Zeichen. Ist der Wert länger, wird im Export ein Fehler pro Zeile ausgegeben und stattdessen die Bestellnummer verwendet.
Automatische Erfassung von Shopify-Zahlungen
Wenn du Shopify als Verkaufskanal nutzt, können Zahlungsvorgänge aus Shopify automatisch in Pickware als DATEV-Zahlungen angelegt und für den Export vorgemerkt werden. Aktiviere dazu die Checkbox Automatische Erfassung von Zahlungen und Rückerstattungen in der DATEV-Konfiguration.
Ausschluss bestimmter Zahlungsarten
In der DATEV-Konfiguration kannst du unter „Ausgeschlossene Zahlungsarten“ festlegen, welche Zahlungsarten nicht automatisch erfasst werden sollen.
Shopify-POS Bestellungen werden im aktuellen DATEV-Export nicht unterstützt und sind daher automatisch als Zahlungsart ausgeschlossen. Dies kannst du in entsprechenden Bestellungen auch durch diesen Hinweis erkennen:
Unterstützte Shopify-Zahlungsvorgänge
Automatisch berücksichtigt werden nur Zahlungsvorgänge vom Typ SALE (eingehende Zahlung), REFUND (Rückzahlung) und CAPTURE (nachträglich erfasste Zahlung). Es werden ausschließlich Zahlungsvorgänge mit dem Status SUCCESS übernommen. Für jeden Vorgang wird genau eine DATEV-Zahlung erstellt, inklusive Zahlungsbetrag, Zahlungsdatum und Zahlungsreferenz. Die Zahlungsreferenz entspricht der Shopify paymentId des jeweiligen Zahlungsvorgangs.
Warum fehlt für eine Bestellung die DATEV-Zahlung?
Eine DATEV-Zahlung entsteht nur aus einem Zahlungsvorgang in Shopify. Bestellungen mit einer Gesamtsumme von 0 € haben keinen Zahlungsvorgang. Für sie gibt es deshalb keine DATEV-Zahlung. Im DATEV-Dokumentenexport erscheinen sie ebenfalls nicht, weil DATEV keine Buchungen über 0 € zulässt.
Sind Gebühren und Auszahlungen von Shopify Payments enthalten?
Nein. Auszahlungen und Gebühren von Shopify Payments kennt Pickware nicht, sie sind deshalb nicht im DATEV-Export enthalten. Die Gebühren rechnet Shopify separat ab. Über welchen Zahlungsweg eine Bestellung bezahlt wurde, etwa Shopify Payments oder PayPal, spielt für den Export keine Rolle.
Nacherfassen von Zahlungen
Wenn du das Erfassen von automatischen Zahlungenzunächst deaktiviert hast, kann es sein, dass du Zahlungen zu deinen Bestellungen Nacherfassen möchtest. Dazu kannst du einfach einen (Re-)Import der betroffenen Bestellungen anstoßen, zum Beispiel durch das Hinzufügen eines Tags in Shopify oder indem du in der Bestellung in Shopify den Button In Pickware öffnen nutzt. Fehlende DATEV-Zahlungen werden während des Imports automatisch angelegt.
Shopify POS Bestellungen
Shopify POS Bestellungen können nicht über Pickware fakturiert werden. Forderungen oder Zahlungen sind dementsprechend nicht Teil des DATEV-Export. Somit werden für diese Bestellungen auch keine automatischen DATEV-Zahlungen erstellt. Mehr zum Umgang mit Shopify POS Bestellungen findest du hier.
Beschreibung typischer Buchungssätze und Konten
Die zwei nachfolgenden Kontenarten werden häufig verwendet:
Erlöskonten:
Ein Erlöskonto kann als Unterkonto des Eigenkapitals bezeichnet werden und dient zur Gewinnermittlung. Wenn beispielsweise Waren verkauft werden, handelt es sich beim Zahlungszufluss um Umsatzerlöse, die über das Erlöskonto verbucht werden und über das Gewinn- und Verlustkonto abgeschlossen werden.
Debitorenkonten:
Debitorenkonten erfassen Forderungen, Rechnungskorrekturen sowie offene Posten aus Lieferung und Leistungen eines Unternehmens. Das heißt, sobald eine Bestellung vom Kunden abgeschlossen ist, entsteht eine Forderung gegenüber dem Unternehmen, welche durch ein Debitorenkonto abgebildet wird. Bei Sammel-Debitorenkonten werden die Konten abhängig der Zahlungsart geführt und bezeichnet.
Der DATEV Export enthält einzelne Buchungssätze im DATEV Format. Jeder Buchungssatz steht entweder für eine Forderung oder eine Zahlung. Anhand der folgenden Beispiele soll gezeigt werden, welche Buchungssätze das Plugin bei den jeweiligen Geschäftsprozessen abbildet.
Geschäftsprozesse:
1.) Ein Bezahlvorgang über 50 €
2.) Eine Rückzahlung über 50 €
Dazugehörige Buchungssätze:
1.) Verrechnungskonto 50 € an Debitorenkonto 50 €
2.) Debitorenkonto 50 € an Verrechnungskonto 50 €
Kontendarstellung zu den Geschäftsprozessen:
Debitorenkonto | Debitorenkonto |
2.) 50 € | 1.) 50 € |
Verrechnungskonto | Verrechnungskonto |
1.) 50 € | 2.) 50 € |