In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie du Wareneingänge für Lieferantenbestellungen erfassen kannst. Alle Informationen speziell zu freien Wareneingängen oder Wareneingänge für Retouren findest du jeweils in separaten Beiträgen.

Grundsätzlich stehen dir folgende Möglichkeiten zur Einlagerung von Wareneingängen von Lieferantenbestellungen zur Verfügung:

Wareneingänge für Lieferantenbestellungen, die nicht mit Pickware erstellt wurden, kannst du in der WMS App im Modus Wareneingang als freien Wareneingang erfassen.

Um für eine Lieferantenbestellung in der Shopware Admin einen Wareneingang zu erfassen, navigiere zu Einkauf → Lieferantenbestellung einlagern. Öffne die entsprechende Bestellung und klicke auf Wareneingang erfassen oder wähle über das Kontextmenü für die betreffende Bestellung den Eintrag Wareneingang erfassen aus.

Hier kannst du nun alle Produkte und Mengen angeben, die per Wareneingang erfasst werden sollen. Du kannst bei Bedarf auch den Einzelpreis anpassen. Die Anpassung des Preises gilt in diesem Fall nur für den Wareneingang und nicht für den ursprünglich hinterlegten Preis in der Lieferantenbestellung. Anschließend kannst du zwischen Erfassen und Erfassen & Freigeben wählen.

Ist die Lieferantenbestellung in einer Fremdwährung angelegt, hat der Wareneingang dieselbe Währung. Beim Anlegen übernimmt er den aktuellen Kurs als Wechselkurs. Mit diesem Kurs wird die Ware in der Standardwährung deines Shops bewertet.

Stimmt er nicht mit dem Kurs überein, zu dem du tatsächlich bezahlt hast, korrigierst du ihn in der Zusammenfassung des Wareneingangs über Wechselkurs ändern. Das geht, solange der Wareneingang noch nicht in einem erstellten bewerteten Warenbestand enthalten ist. Mehr dazu erfährst du im Artikel Wie kann ich bei Lieferanten in einer Fremdwährung einkaufen?.

Beim Erfassen wird lediglich der Eingang der Lieferung festgehalten und noch keine Bestandsänderungen verbucht. Der Wareneingang erhält dann den Status Erfasst. Die Prüfung und Freigabe des Wareneingangs erfolgt in einem nachgelagerten Schritt, bei dem auch noch die Liefermengen angepasst werden können.

Beim Erfassen & Freigeben werden die Liefermengen sofort festgeschrieben und die Produkte werden zur Einlagerung freigegeben. Der Wareneingang erhält dann den Status Freigegeben. Wenn der Bestand des Ziellagers online verfügbar ist, stehen die Produkte aus dem Wareneingang ab diesem Zeitpunkt zum Verkauf zur Verfügung.

Den Bestand eines Produktes, welcher auf diese Weise schon erfasst und freigegeben, aber noch nicht final eingelagert wurde, siehst du in den Produktdetails im Tab Bestand.

Im letzten Schritt kannst du einen Wareneingangsbeleg erzeugen und die Bestände einlagern. Mehr dazu findest du hier. Solltest du nur einen Teil der in der Lieferantenbestellung enthaltenen Produkte erfasst haben, kannst du wie oben beschrieben jederzeit weitere Mengen in einem neuen Wareneingang erfassen.

Unabhängig davon, ob du einen Wareneingang nur erfasst oder auch freigibst, wirkt sich dies auf den Status und die Lieferdaten der zugehörigen Lieferantenbestellung aus. Wird für alle Positionen einer Lieferantenbestellung die bestellte Menge über Wareneingänge erfasst, erhält die Lieferantenbestellung den Status Geliefert. Wird nur ein Teil der bestellten Mengen erfasst, erhält sie den Status Teilweise geliefert.

Sobald die bestellte Menge einer Position vollständig über Wareneingänge abgedeckt ist, wird für diese Position automatisch das tatsächliche Lieferdatum gesetzt. Das tatsächliche Lieferdatum der Lieferantenbestellung wird entsprechend aktualisiert, sobald alle Positionen vollständig geliefert wurden. Das erwartete Lieferdatum wird durch das Erfassen von Wareneingängen nicht automatisch geändert.

In der Detailansicht eines Wareneingangs unter Lagerhaltung → Wareneingänge findest du den Bereich Dokumente und Fotos. Dort werden alle Dokumente und Fotos angezeigt, die zu diesem Wareneingang hochgeladen wurden — unabhängig davon, ob sie über die Shopware Admin oder die WMS App erfasst wurden. Fotos und Dokumente werden in separaten Bereichen dargestellt.

Über den Button Hochladen kannst du direkt in der Shopware Admin Dateien an einem Wareneingang hinterlegen, beispielsweise Lieferscheine, Fotos der Lieferung oder Etiketten. Unterstützt werden gängige Formate wie PDF, PNG und JPG. Beim Upload einer nicht unterstützten Datei oder bei Überschreitung der maximalen Dateigröße wird eine Fehlermeldung angezeigt. Hochgeladene Dateien kannst du bei Bedarf auch wieder löschen.

In der Detailansicht einer verknüpften Lieferantenbestellung werden unter dem Tab Dokumente und Fotos alle Dateien aus den zugehörigen Wareneingängen gesammelt angezeigt. So kannst du alle relevanten Dateien zu einer Lieferantenbestellung auf einen Blick einsehen, ohne jeden Wareneingang einzeln öffnen zu müssen.

Wareneingänge mit dem Status Entwurf, Erfasst oder Freigegeben können über das Kontextmenü gelöscht werden. Das Kontextmenü ist sowohl in der Übersicht aller Wareneingänge unter Lagerhaltung → Wareneingänge als auch im Tab Wareneingänge in der Detailansicht einer Lieferantenbestellung verfügbar.

Für Wareneingänge mit dem Status In Bearbeitung oder Abgeschlossen ist die Option deaktiviert. Nach Klick auf Löschen erscheint ein Bestätigungs-Dialog. Bei Wareneingängen im Status Freigegeben weist der Dialog darauf hin, dass bereits verbuchter Bestand automatisch rückgängig gemacht wird.

Mit der Freigabe wird der Bestand gebucht. Gib einen falsch angelegten Wareneingang deshalb nicht frei, sondern korrigiere oder lösche ihn vorher.

Wareneingänge im Status In Bearbeitung oder Abgeschlossen kannst du nicht löschen. Lagere die Ware in diesem Fall ein und lagere sie anschließend mit einem Vermerk wie „Falscher Wareneingang“ wieder aus.

Die Menge eines abgeschlossenen Wareneingangs kannst du nachträglich ändern. Die Änderung wirkt sich auf den bewerteten Warenbestand aus, bucht aber bewusst keinen Bestand. Passe den Bestand deshalb zusätzlich per manueller Bestandskorrektur am Produkt an, wie in Wie verwalte ich meine Bestände? beschrieben.

In der Detailansicht eines Wareneingangs stehen im Header Buttons für den CSV-Export und den CSV-Import von Wareneingangspositionen zur Verfügung.

Der Import-Button ist nur bei freien Wareneingängen mit dem Status Entwurf oder Erfasst aktiv. Für Wareneingänge mit Bezug zu einer Lieferantenbestellung oder Retoure sowie in allen anderen Status ist der Button deaktiviert.

Der Export-Button ist unabhängig vom Status des Wareneingangs aktiv. Vor dem Export öffnet sich ein Modal mit dem Hinweis, dass nur die aktuell sichtbaren Spalten exportiert werden.

Öffne das App Menü und wähle dort Wareneingang aus. Zum Erfassen von Lieferantenbestellungen gelangst du entweder direkt über die Schaltfläche Lieferantenbestellung oder alternativ über Freier Wareneingang → Herkunft → Lieferantenbestellung.

Wähle als nächstes eine Lieferantenbestellung aus der Liste oder über das Suchfeld aus. Über die Suchfunktion kannst du nach einem Namen, einer Produktnummer oder Lieferantenproduktnummer suchen und bekommst alle Lieferantenbestellungen angezeigt, die das gesuchte Produkt enthalten.

Kommen mehrere Lieferantenbestellungen desselben Lieferanten in einer Lieferung an, zum Beispiel auf einer Palette, kannst du sie auch gemeinsam auswählen und in einem Wareneingang erfassen. Tippe dazu in der Liste der Lieferantenbestellungen oben rechts auf Auswählen, markiere die Bestellungen und bestätige die Auswahl, zum Beispiel mit 2 Lieferantenbestellungen auswählen.

Sobald du die erste Bestellung markiert hast, zeigt die Liste nur noch Bestellungen dieses Lieferanten. Mit Alle auswählen markierst du dann alle Bestellungen in der Liste. Über das X verwirfst du die Auswahl und wählst wieder eine einzelne Bestellung aus.

In der folgenden Ansicht können über + Lieferantenbestellung noch weitere Bestellungen vom gleichen Lieferanten hinzugefügt werden. Auch dort kannst du über Auswählen mehrere Bestellungen auf einmal hinzufügen.

Navigiere nun zu Produkte → Produkt auswählen. Hier siehst du auf Basis der zuvor ausgewählten Bestellungen eine Liste aller erwarteten Produkte inklusive deren Mengen.

Du kannst nun entweder einzelne Produkte aus der Liste auswählen oder das Produkt scannen. Das Produkt wird dann der Übersicht im Tab Produkte hinzugefügt. Dort kannst du die Menge entsprechend der tatsächlich vorhanden Produkte anpassen. Neben dem Feld für die erfasste Menge zeigt dir die WMS App außerdem die aus der Lieferantenbestellung erwartete Menge der Position an, sodass du direkt siehst, ob die Lieferung vollständig ist.

Außerdem kannst du hier unter Weiteres Dokumente, Fotos von der Lieferantenbestellung oder Kommentare anhängen. Das kann hilfreich sein, falls eine Bestellung z.B. beschädigt oder unvollständig bei dir eingegangen ist.

Schließe den Vorgang über Sichern oben rechts in der Ecke ab. Falls Produkte fehlen oder die bestätigte Anzahl nicht der bestellten Menge entspricht, erscheint ein entsprechender Hinweis. Die fehlenden Produkte können jederzeit nachträglich über eine neue Wareneingangsbuchung erfasst werden.

Ist in der Konfiguration als Ablauf des Wareneingangs die Option Dreistufig: Annahme, Freigabe, Einlagerung gewählt, endet der Prozess an dieser Stelle und du gelangst zurück zur Übersicht. Damit du den Wareneingang über die App einlagern kannst, muss dieser zunächst in der Shopware Admin geprüft und freigegeben werden und kann dann über den Tab Offen wieder aufgerufen und eingelagert werden. Mehr Informationen zu diesen Prozessen findest du hier.

Ist hingegen Zweistufig: Annahme, dann Einlagerung gewählt, kannst du im nächsten Schritt festlegen, ob du den Wareneingang jetzt oder später einlagern möchtest. Wenn du auf Später einlagern tippst, wird der Vorgang ebenfalls beendet und du gelangst zurück zur Übersicht.

Je nach Konfiguration wird dabei ein Wareneingangsbeleg erzeugt und gedruckt. Über den darauf befindlichen Barcode kannst du den jeweiligen Wareneingang per Scan direkt wieder aufrufen. Solltest du direkt mit der Einlagerung fortfahren, wird kein Wareneingangsbeleg erzeugt.

Befindet sich die Lieferantenbestellung im Bestellstatus Offen, An Lieferanten gesendet, Bestätigt oder Teilweise geliefert, ändert sich der Status beim Erfassen eines Wareneingangs über die WMS App automatisch auf Geliefert bzw. Teilweise geliefert. Befindet sich die Lieferantenbestellung hingegen im Bestellstatus der Lieferantenbestellung im Status Geliefert, Storniert oder Abgeschlossen, erfolgt keine Änderung des Bestellstatus.