In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie du freie Wareneingänge mit der WMS App erfassen kannst. Weitere Informationen speziell zu Wareneingänge für Lieferantenbestellungen findest du in einem separaten Beitrag.

Öffne in deiner Admin Lagerhaltung → Wareneingänge und klicke auf Wareneingang erstellen.

Der neue Wareneingang wird zunächst im Status Entwurf angelegt. Als Ziellagerzone ist dabei standardmäßig deine Standard-Wareneingangslagerzone vorausgewählt.

In der Detail-Ansicht des Wareneingangs kannst du über das Feld Erstellungsdatum den Zeitpunkt des Wareneingangs auch nachträglich anpassen. Das Feld unterstützt sowohl die Auswahl über einen Date-Time-Picker als auch die manuelle Eingabe von Datum und Uhrzeit. Datumsangaben in der Zukunft sind nicht zulässig. Sobald der Wareneingang Teil eines bewerteten Warenbestandes ist, kann das Erstellungsdatum nicht mehr geändert werden.

Im Status Entwurf erfasst du zunächst die Positionen des Wareneingangs. Füge die gewünschten Produkte über die Produktauswahl oberhalb der Positionsliste hinzu. Für neu hinzugefügte Positionen wird der aktuell im Produkt hinterlegte Einkaufspreis als Startwert übernommen. Dieser Wert wird nur einmalig übernommen und danach unabhängig vom Produkt gepflegt. Wenn du den Einkaufspreis für die Bewertung deines Warenbestandes benötigst, prüfe den Wert an dieser Stelle und passe ihn bei Bedarf an. Weitere Hintergründe dazu findest du hier.

Solange sich der Wareneingang im Status Entwurf oder Erfasst befindet, kannst du Positionen hinzufügen, bearbeiten und über Löschen wieder entfernen. Auch die Menge und der Einzelpreis (netto) lassen sich in diesen Status anpassen. Für Produkte mit Tracking-Profil kannst du außerdem die Charge pflegen.

Über Wareneingang erfassen überführst du den Vorgang vom Status Entwurf in den Status Erfasst. Im Entwurf arbeitet Pickware mit einer vorläufigen Wareneingangsnummer im Format Draft-. Beim Erfassen wird diese durch die reguläre Wareneingangsnummer ersetzt.

Nach dem Erfassen kannst du den Wareneingang wie gewohnt prüfen, eine Einlagerungsliste erstellen und anschließend freigeben.

Erst danach ist die Einlagerung möglich. Die weiteren Schritte für Freigabe und Einlagerung entsprechen dem allgemeinen Wareneingangsprozess. Details dazu findest du hier.

In der Detailansicht eines Wareneingangs unter Lagerhaltung → Wareneingänge findest du den Bereich Dokumente und Fotos. Dort werden alle Dokumente und Fotos angezeigt, die zu diesem Wareneingang hochgeladen wurden — unabhängig davon, ob sie über die Pickware Admin oder die WMS App erfasst wurden. Fotos und Dokumente werden in separaten Bereichen dargestellt.

Über den Button Hochladen kannst du direkt in der Pickware Admin Dateien an einem Wareneingang hinterlegen, beispielsweise Lieferscheine, Fotos der Lieferung oder Etiketten. Unterstützt werden gängige Formate wie PDF, PNG und JPG. Beim Upload einer nicht unterstützten Datei oder bei Überschreitung der maximalen Dateigröße wird eine Fehlermeldung angezeigt. Hochgeladene Dateien kannst du bei Bedarf auch wieder löschen.

In der Detailansicht einer verknüpften Lieferantenbestellung werden unter dem Tab Dokumente und Fotos alle Dateien aus den zugehörigen Wareneingängen gesammelt angezeigt. So kannst du alle relevanten Dateien zu einer Lieferantenbestellung auf einen Blick einsehen, ohne jeden Wareneingang einzeln öffnen zu müssen.

Wareneingänge mit dem Status Entwurf, Erfasst oder Freigegeben können über das Kontextmenü gelöscht werden. Das Kontextmenü ist sowohl in der Übersicht aller Wareneingänge unter Lagerhaltung → Wareneingänge als auch im Tab Wareneingänge in der Detailansicht einer Lieferantenbestellung verfügbar.

Für Wareneingänge mit dem Status In Bearbeitung oder Abgeschlossen ist die Option deaktiviert. Nach Klick auf Löschen erscheint ein Bestätigungs-Dialog. Bei Wareneingängen im Status Freigegeben weist der Dialog darauf hin, dass bereits verbuchter Bestand automatisch rückgängig gemacht wird.

In der Detailansicht eines Wareneingangs stehen im Header Buttons für den CSV-Export und den CSV-Import von Wareneingangspositionen zur Verfügung.

Der Import-Button ist nur bei freien Wareneingängen mit dem Status Entwurf oder Erfasst aktiv. Für Wareneingänge mit Bezug zu einer Lieferantenbestellung oder Retoure sowie in allen anderen Status ist der Button deaktiviert.

Der Export-Button ist unabhängig vom Status des Wareneingangs aktiv. Vor dem Export öffnet sich ein Modal mit dem Hinweis, dass nur die aktuell sichtbaren Spalten exportiert werden.

Um einen neuen Wareneingang zu erfassen, öffne das App Menü und wähle Wareneingang aus. Klicke anschließend auf das blaue Plus oben rechts. Wähle hier Freier Wareneingang aus und tippe dann auf + Produkt.

Scanne den Barcode des Produktes oder suche per Texteingabe ein Produkt aus deinem Shop. Am unteren Bildschirmrand kannst du die Anzahl des Produkts eingeben. Alternativ kannst du ein Produkt mehrmals scannen, um die Anzahl zu erhöhen. Wenn du alle Produkte erfasst hast, tippe oben rechts auf Sichern.

Ist in der Konfiguration als Ablauf des Wareneingangs die Option Dreistufig: Annahme, Freigabe, Einlagerung gewählt, endet der Prozess an dieser Stelle und du gelangst zurück zur Übersicht. Damit du den Wareneingang über die App einlagern kannst, muss dieser zunächst in der Pickware Admin geprüft und freigegeben werden und kann dann über den Tab Offen wieder aufgerufen und eingelagert werden.

Ist hingegen Zweistufig: Annahme, dann Einlagerung gewählt, kannst du im nächsten Schritt festlegen, ob du den Wareneingang jetzt oder später einlagern möchtest. Wenn du auf Später einlagern tippst, wird der Vorgang ebenfalls beendet und du gelangst zurück zur Übersicht.

Je nach Konfiguration wird dabei ein Wareneingangsbeleg erzeugt und gedruckt. Über den darauf befindlichen Barcode kannst du den jeweiligen Wareneingang per Scan direkt wieder aufrufen. Solltest du direkt mit der Einlagerung fortfahren, wird kein Wareneingangsbeleg erzeugt.

Weitere Informationen zu den Konfigurationsmöglichkeiten für Wareneingänge findest du hier.