In diesem Beitrag erklären wir dir, wie du deine Dokumente für Lieferantenbestellungen anpassen kannst. Grundsätzlich kannst du deine Lieferantenbestellungen als PDF-Dokument oder als CSV-Datei aus der Shopware Admin exportieren bzw. automatisch per E-Mail versenden.

E-Mail Versand für Lieferantenbestellungen

Unter Einstellungen → Erweiterungen → Pickware ERP kannst du im Bereich Lieferantenbestellungen BCC-Empfänger für die Lieferantenbestellungs-E-Mail festlegen.

Shopware Admin: Einstellungen von Pickware ERP im Bereich Lieferantenbestellungen mit dem leeren Feld BCC-Empfänger für Lieferantenbestellungen

CSV-Datei anpassen

Unter Einstellungen → Erweiterungen → Pickware ERP kannst du im Bereich Lieferantenbestellungen auswählen, welche Spalten in der CSV-Datei in welcher Reihenfolge enthalten sein sollen. Bitte beachte, dass sich diese Einstellungen nur auf den E-Mail-Versand von Lieferantenbestellungen beziehen.

Für den Export aus einer einzelnen Lieferantenbestellung legst du die Spalten in der Bestellung selbst fest: Klicke unter Bestellpositionen auf Listeneinstellungen und blende dort zum Beispiel die EAN ein oder ändere die Reihenfolge der Spalten. Eingeblendete Spalten sind auch im Export enthalten.

Shopware Admin: Export-Spalten der Lieferantenbestellung mit Checkboxen und Pfeilen zum Sortieren, aktiviert sind Lieferantenproduktnummer, GTIN/EAN, Hersteller, Produktname und Bestellmenge

Was steht auf dem PDF-Dokument?

Das PDF-Dokument enthält keine Einkaufspreise und keine Summe. Die Preise stehen nur in der CSV-Datei der Lieferantenbestellung. Eine Einstellung, um Preise auf dem PDF-Dokument anzuzeigen, gibt es nicht.

Möchtest du zum Beispiel statt der Lieferantenproduktnummer die Herstellernummer anzeigen, passt du die Template-Datei an. Wie das geht, liest du weiter unten unter Template-Datei anpassen.

Die Positionen auf dem PDF-Dokument sind nach Produktnummer sortiert. Eine Einstellung für eine andere Sortierung gibt es nicht. Als Datum steht auf dem Dokument immer der Tag, an dem du das PDF herunterlädst, nicht das Bestelldatum.

Vorlage für PDF-Dokument bearbeiten

Lieferantenbestellung (PDF): Dokument mit Absender, Lieferantenadresse, Kontaktdaten und Positionstabelle mit Product no, Product name, Manufacturer, Supplier product no und Quantity

Konfigurationseinstellungen in der Shopware Admin

Unter Einstellungen → Dokumente → pickware_erp_supplier_order findest du die Einstellungen für die PDF-Vorlage der Lieferantenbestellungen. Dort kannst du dein Geschäftslogo und die Kontaktdaten deines Unternehmens hinterlegen und die Ausrichtung der PDF-Datei einstellen.

Steht auf dem Dokument eine veraltete E-Mail-Adresse oder sind andere Kontaktdaten nicht mehr aktuell, änderst du sie hier in den Dokumenteinstellungen. Die Angaben auf dem Dokument kommen nicht aus den Stammdaten deines Pickware Accounts.

Du kannst die Dokumentenkonfiguration für Lieferantenbestellungen auch verkaufskanalspezifisch anlegen. Unter Einstellungen → Dokumente kannst du pro Verkaufskanal ein eigenes Lieferantenbestelldokument (pickware_erp_supplier_order) mit eigenem Logo, eigener Rechnungsadresse und eigenen Geschäftsinformationen konfigurieren.

In den Feldern USt-ID und Steuernummer kannst du die jeweiligen steuerlichen Angaben für den Verkaufskanal hinterlegen — nicht ausgefüllte Felder werden auf dem Dokument nicht angezeigt. Verknüpfst du anschließend eine Lieferantenbestellung mit dem entsprechenden Verkaufskanal, werden diese Informationen automatisch auf dem Bestelldokument verwendet.

Shopware Admin: Neues Dokument mit Dokumententyp Lieferantenbestellung und geöffneter Auswahl Verkaufskanal mit Storefront, Pickware POS, Headless und New Saleschannel

Im Feld Geschäftsadresse kannst du deine Firmenanschrift eintragen. Diese erscheint oben rechts bzw. oberhalb der Zieladresse auf dem Dokument. Damit die Zeilenumbrüche an der richtigen Stelle gesetzt werden, musst du diese in folgendem Format eingegeben:

Leerzeichen Bindestrich Leerzeichen Straße 12 Leerzeichen Bindestrich Leerzeichen 12345 Ort

Shopware Admin: Feld Geschäftsadresse mit der Eingabe im Format Leerzeichen, Bindestrich, Straße mit Hausnummer, Bindestrich, Postleitzahl und Ort

Die Adresse wird dann wie folgt auf dem Dokument angezeigt:

Lieferantenbestellung (PDF): Absenderblock oben rechts mit Firmenname, Straße und Postleitzahl mit Ort in drei Zeilen

Lieferantenbestellung (PDF): Adressfeld mit der Absenderzeile in einer Zeile mit Bindestrichen getrennt über der Lieferantenadresse

Lageradresse anpassen

Auf der Lieferantenbestellung wird die entsprechende Lageradresse angezeigt. Die Lageradresse kannst du über Lagerhaltung → Lager und Lagerplätze anpassen, indem du hier das jeweilige Lager auswählst und im Tab Übersicht im Abschnitt Adresse die Adresse deines Lagers einträgst.

Shopware Admin: Lager im Tab Übersicht mit Name, Kürzel, Checkbox Bestand für den online Verkauf verfügbar und dem Abschnitt Adresse mit Firma, Straße, Hausnummer und Adresszusatz

Template-Datei anpassen

Darüber hinaus kannst du weitere Anpassungen an der PDF-Vorlage für Lieferantenbestellungen vornehmen.

Hierbei gilt es zu beachten, dass die Pickware Templates, anders als es beim Shopware Standard der Fall ist, nur aus einem einzigen Block bestehen, sodass dieser komplett überschrieben werden muss. Weitere Informationen dazu findest du ebenfalls hier bei Shopware.

Dabei spielt es keine Rolle, in welchem Theme du die Datei überschreibst, da es hier keinen Bezug zu Kundenbestellungen oder Verkaufskanälen gibt. Shopware lädt die Plugins und Themes in der Reihenfolge des Installationsdatums und dort die jeweiligen twig-Dateien. Du kannst also ein beliebiges Theme nutzen oder ggf. ein eigenes Theme nur für diese Zweck erstellen, wichtig ist nur, dass dieses Aktiv ist.

Falls du dich für ein eigenes Theme entscheidest, kannst du dieses mit Shopware CLI erstellen:

bin/console theme:create DeinTheme

bin/console plugin:install --activate DeinTheme

Im gewünschten Theme kannst du dann die Template-Datei supplier-order.html.twigin folgenden Verzeichnis anlegen:

/custom/plugins/DeinTheme/src/Resources/views/documents/supplier-order.html.twig

Als Vorlage für deine Anpassung kannst du folgenden Code verwenden:

// supplier-order.html.twig{% sw_extends '@PickwareErpStarter/documents/supplier-order.html.twig' %}{% block document_body %}// Original Inhalt{% endblock %}

Unser Template zum Kopieren des Inhaltes findest du im Pluginordner unter

PickwareErpStarter/vendor/pickware/erp-bundle/src/Resources/views/documents/supplier-order.html.twig

Wie du über das Template einen individuellen Text je Lieferant in der Lieferanten-E-Mail hinterlegen kannst, erfährst du hier.

Hintergrundbild für Dokumente

Unter Hintergrundbild in den Dokumenteneinstellungen kannst du ein Bild hinterlegen, das vollflächig auf dem Lieferantenbestelldokument angezeigt wird. So kannst du beispielsweise dein Corporate Design auf das Dokument übertragen.

Shopware Admin: Dokumenteinstellungen mit Name, Geschäftslogo, Dateinamen-Präfix und Seitenformat, markiert: Feld Hintergrundbild mit Schaltfläche Dateien hochladen

Wähle dazu ein Bild aus den in Shopware hochgeladenen Medien aus.

Beachte dabei unbedingt:

Das Bild wird über die gesamte Seitenfläche gestreckt. Verwende daher ein Bild im Seitenverhältnis von A4 Hochformat (210 × 297 mm). Für eine gute Darstellung empfiehlt sich eine Auflösung von mindestens 1240 × 1754 Pixeln (150 DPI), idealerweise 2480 × 3508 Pixeln (300 DPI).
Das Bild darf nicht vollständig deckend sein, da sonst der Text auf dem Dokument nicht mehr lesbar ist. Verwende daher ein Bild mit transparentem oder sehr hellem Hintergrund.

Wie kann ich die Dokumente für meine Lieferantenbestellungen anpassen?