Lieferantenbestellungen kannst du in der WMS App in einem Schritt annehmen und einlagern: Du zählst die Ware direkt beim Einlagern und buchst sie auf den gescannten Lagerplatz. Der Wareneingang enthält am Ende genau die Menge, die du eingelagert hast. So gehst du jede Lieferung nur einmal durch, und Bestand wird erst gebucht, wenn die Ware auch im Regal liegt.
Einstufigen Wareneingang aktivieren
Welcher Ablauf für Wareneingänge gilt, legst du in der Shopware Admin unter Einstellungen → Erweiterungen → Pickware WMS im Abschnitt Wareneingang fest. Wähle dort unter Ablauf des Wareneingangs die Option Einstufig: Zählen beim Einlagern.
Die Einstellung gilt für alle Lieferantenbestellungen. Freie Wareneingänge und Retouren laufen auch mit dieser Einstellung zweistufig ab: Du erfasst sie zuerst und lagerst sie danach ein.
Hinweis: Im einstufigen Ablauf gibt es keine Freigabe zwischen Annahme und Einlagerung. Möchtest du Lieferungen vor dem Einlagern in der Shopware Admin mit der Bestellung abgleichen, wähle Dreistufig: Annahme, Freigabe, Einlagerung. Alle Optionen findest du in Welche Möglichkeiten habe ich zur Konfiguration von Wareneingängen?.
Lieferantenbestellung annehmen und einlagern
Im einstufigen Ablauf startest du den Wareneingang über die Lieferantenbestellung und landest direkt in der Einlagerung, ohne vorher einen Wareneingang zu erfassen.
Öffne das App Menü, wähle Wareneingang und tippe auf Lieferantenbestellung.
Wähle die Lieferantenbestellung aus der Liste oder über das Suchfeld aus. Die App zeigt dir zuerst eine Vorschau mit den offenen Produkten der Bestellung und den vorgeschlagenen Lagerplätzen. In der Vorschau wird noch nichts angelegt: Gehst du zurück, entsteht kein Wareneingang.
Tippe auf Einlagerung starten. Erst jetzt wird der Wareneingang angelegt. Seine Nummer steht anschließend als Titel oben in der Ansicht.
Wähle oder scanne ein Produkt. Zähle die Menge, scanne den Lagerplatz und bei chargengeführten Produkten zusätzlich die Charge, und bestätige. Die gezählte Menge wird sofort auf den Lagerplatz gebucht.
Wiederhole das für alle Produkte der Lieferung und schließe den Vorgang anschließend über Einlagerungsvorgang abschließen ab.
Mehrere Lieferantenbestellungen zusammen einlagern
Kommen mehrere Lieferantenbestellungen desselben Lieferanten in einer Lieferung an, kannst du sie in einem Wareneingang gemeinsam annehmen und einlagern. Tippe dazu in der Liste der Lieferantenbestellungen auf Auswählen, markiere die Bestellungen und bestätige die Auswahl, zum Beispiel mit 2 Lieferantenbestellungen auswählen. Mit Alle auswählen markierst du alle Bestellungen in der Liste.
Sobald du die erste Bestellung markiert hast, zeigt die Liste nur noch Bestellungen dieses Lieferanten. Die Vorschau fasst die offenen Mengen aller ausgewählten Bestellungen je Produkt zusammen, und nach Einlagerung starten sind alle ausgewählten Bestellungen dem Wareneingang zugeordnet. Über das X verwirfst du die Auswahl und wählst wieder eine einzelne Bestellung.
Mehr Ware als bestellt
Beim Zählen siehst du neben der gezählten Menge die erwartete Menge aus der Bestellung, zum Beispiel 5/3. Die erwartete Menge ist nur eine Orientierung und begrenzt die Zählung nicht. Ist mehr angekommen als bestellt, zählst du einfach weiter. Auch ein Produkt, das du schon vollständig eingelagert hast, kannst du erneut scannen, um weitere Einheiten einzulagern.
Tipp: Hältst du die Schaltfläche zum Bestätigen gedrückt, übernimmt die App direkt die erwartete Menge.
Produkte einlagern, die nicht bestellt waren
Produkte, die nicht in der Bestellung stehen, kannst du im einstufigen Ablauf trotzdem einlagern. Scanne das Produkt, oder tippe unter der Liste auf Weiteres Produkt einlagern und suche es heraus. Es öffnet sich ohne erwartete Menge. Lagerplatz und bei chargengeführten Produkten die Charge sind auch hier Pflicht.
Einlagerung abschließen
Die Einlagerung einer Lieferantenbestellung schließt nicht automatisch ab, sobald alle erwarteten Produkte eingelagert sind. So kannst du auch Ware einlagern, die erst später aus der Lieferung auftaucht. Zum Abschließen tippst du im Menü der Einlagerung auf Einlagerungsvorgang abschließen. Ist nichts mehr offen, findest du die Aktion zusätzlich als Zeile unter der Liste.
Sind noch Mengen offen, fragt die App nach: Die offenen Mengen werden nicht angenommen. Möchtest du den Einlagerungsvorgang wirklich abschließen? Bestätigst du, enthält der Wareneingang nur die eingelagerten Mengen, und die Lieferantenbestellung ist teilweise geliefert. Kommt der Rest später, nimmst du ihn mit einem neuen Wareneingang an.
Einlagerung pausieren und fortsetzen
Du kannst die Einlagerung pausieren und später fortsetzen, auch auf einem anderen Gerät. Was du bis dahin bestätigt hast, ist bereits auf die Lagerplätze gebucht.
Lieferschein und Fotos hinterlegen
Im einstufigen Ablauf gibt es keinen eigenen Erfassungsschritt, in dem du Dokumente anhängst. Lieferscheine, Fotos und einen Kommentar hinterlegst du stattdessen über das Info-Symbol oben rechts in der Einlagerung. Dort kannst du Dokumente scannen, Fotos aufnehmen, beides wieder löschen und den Kommentar des Wareneingangs bearbeiten. Die Änderungen werden sofort am Wareneingang gespeichert und sind in der Shopware Admin beim Wareneingang unter Dokumente und Fotos zu sehen. Das Info-Symbol erscheint erst, nachdem du die Einlagerung gestartet hast.
Was im einstufigen Ablauf nicht angeboten wird
Einige Funktionen der normalen Einlagerung gibt es im einstufigen Ablauf nicht, weil Annahme und Einlagerung zusammenfallen:
Alles einlagern und Verbleibende Mengen entsorgen
Eine Freigabe des Wareneingangs in der Shopware Admin vor dem Einlagern
Der einstufige Ablauf für freie Wareneingänge und Retouren. Wie du sie erfasst und einlagerst, steht in Wie kann ich einen erfassten Wareneingang einlagern?.