Für Rückrufe und Nachweise musst du nachvollziehen können, wann welche Produktcharge ins Lager kam, wo sie liegt und an welche Kunden sie versendet wurde. Pickware unterstützt dich dabei mit Tracking-Profilen, damit du Chargen und Mindesthaltbarkeitsdaten (MHD) im Lagerprozess konsequent erfassen und lückenlos rückverfolgen kannst.

Öffne das entsprechende Produkt in der Admin und scrolle zu Allgemein → Bestandsführung. Wähle das gewünschte Tracking‑Profil (Nur Charge / Nur MHD / Charge & MHD) aus und speichere.

Wenn du mit Variantenprodukten arbeitest, muss das Tracking-Profil je Variante konfiguriert werden.

Für Stücklisten wird kein eigenes Tracking‑Profil am Stücklisten‑Hauptprodukt gepflegt. Tracking wird auf Ebene der Subprodukte konfiguriert. Sind Subprodukte getrackt, greifen die Mechanismen beim Versand automatisch.

Navigiere in der Admin zu Lagerhaltung → Chargen. Klicke hier auf Charge anlegen.

Hier hinterlegst du das Produkt, die Chargennummer, das Mindesthaltbarkeitsdatum (falls relevant), das Produktionsdatum sowie Kommentare und Tags. In der Oberfläche siehst du an einem kleinen Sternchen, welche Felder für das gewählte Tracking‑Profil Pflicht sind (z.B. Chargennummer und/oder MHD). Diese Pflichtfelder müssen ausgefüllt sein, bevor du speichern bzw. den Prozess abschließen kannst.

Ein Produkt kann dabei mehrere Chargen haben, eine Charge gehört wiederum immer zu genau einem Produkt.

Ebenfalls stehen dir unsere Zusatzfelder für individuelle Informationen zur Verfügung, deren Konfiguration du direkt über diese Ansicht abrufen kannst.

In der Chargenübersicht findest du anschließend alle angelegten Chargen und kannst sie jederzeit öffnen und bearbeiten.

In den Chargendetails siehst du außerdem, welches Tracking-Profil dem zugehörigen Produkt zugewiesen ist. So kannst du im Kontext der Charge schnell nachvollziehen, ob zum Beispiel nur ein MHD getrackt wird oder Charge & MHD.

In der Chargenübersicht unter Lagerhaltung → Chargen und MHD kannst du Chargen per CSV importieren und exportieren.

Klicke auf Export, um die aktuell in der Übersicht angezeigten Chargen als CSV-Datei herunterzuladen. Der Export berücksichtigt dabei die eingeblendeten Spalten und aktiven Filter — so exportierst du genau die Daten, die du in der Übersicht siehst. Zusätzlich kannst du direkt ein Benutzerkommentar verfassen, der in der Export Detailseite hinterlegt wird.

Klicke auf Import, um neue Chargen per CSV-Datei anzulegen. Du kannst die Datei per Drag & Drop in das Popup ziehen oder über Datei auswählen hochladen. Über Minimale CSV-Vorlage herunterladen erhältst du eine Vorlage mit den verfügbaren Spalten.

Folgende Informationen können importiert werden: Chargennummer, MHD (im Format TT.MM.JJJJ), Produktnummer, Produktionsdatum und Tags. Wenn du mehrere Tags für eine Charge importieren möchtest, trenne sie mit dem Zeichen | (z. B. Bio|Kühlware|Charge 2025). Tags, die noch nicht im System existieren, werden automatisch angelegt.

Beim Import gelten dieselben Regeln wie beim manuellen Anlegen: Die für das Tracking-Profil des Produkts geltenden Pflichtangaben müssen vorhanden sein, und die Kombination aus Chargennummer und MHD muss je Produkt eindeutig sein.

Wenn beim Import Fehler auftreten (z. B. eine unbekannte Produktnummer, fehlende Pflichtangaben oder eine bereits existierende Chargen-MHD-Kombination), wird der Import nicht abgebrochen. Die fehlerhaften Zeilen werden mit einer Fehlermeldung im Import-Log dokumentiert, alle gültigen Zeilen werden verarbeitet. Die Import- und Export-Logs findest du unter Import/Export (Pickware).

Für die Nachverfolgbarkeit ist entscheidend, dass du die Charge (und je nach Tracking-Profil auch das MHD) vor der Einlagerung erfasst. In der Praxis passiert das häufig direkt bei der Warenannahme, weil du die Informationen dort „zur Hand hast" und eindeutig zuordnen kannst.

Wenn du für einen Wareneingang eine Einlagerungsliste erzeugst, werden bei getrackten Produkten die relevanten Tracking-Informationen auf dem Beleg angezeigt. Bei Produkten mit Charge & MHD siehst du Chargennummer und MHD, bei reinem MHD-Tracking das MHD inklusive Restlaufzeit in Tagen. So kannst du bei der Einlagerung direkt prüfen, ob die Ware korrekt erfasst ist und den gewünschten Restlaufzeiten entspricht.

In der Admin ordnest du Wareneingänge aus Lieferantenbestellungen in der Regel bereits angelegten Chargen zu und ergänzt die Zuordnung bei Bedarf vor der Einlagerung.

Für Produkte mit einem konfiguriertem Tracking-Profil muss bei jedem Wareneingang ein MHD und/oder eine Charge hinterlegt werden. Ein MHD oder eine Charge kann einer Position eines Wareneingangs zugeordnet und angepasst werden, solange sich der Wareneingang im Status Erfasst oder Freigegeben befindet. Wurde ein Wareneingang eingelagert, kann die für den Wareneingang hinterlegte Charge nicht mehr angepasst werden.

Beachte, dass bei dem Arbeiten über die Admin eine Charge vor dem Annehmen eines Wareneingangs angelegt sein muss.

Öffne dazu in der WMS App den Modus Wareneingang und wähle einen Wareneingang aus. Erfasse die Liefermenge je Position. Je Lieferposition kannst du eine Charge hinterlegen.

Wenn ein Artikel in mehreren Chargen geliefert wird, kannst du für diesen mehrere Positionen im Wareneingang anlegen, und so alle Chargen in der entsprechenden Menge mit einem Wareneingang erfassen.

Wenn dir die MHD- oder Chargeninformationen erst bei der Warenannahme vorliegen, kannst du sie im Prozess ergänzen – spätestens vor der Einlagerung müssen die Tracking-Informationen vollständig erfasst sein.

Wenn eine Charge für einen Wareneingang noch nicht in Pickware existiert, kannst du dies direkt beim Erfassen anlegen indem Hinzufügen auswählst. Die Charge kann manuell oder einfach per Scan hinterlegt werden.

Beim Einlagern, Umlagern oder Auslagern von getrackten Produkten mit Pickware ist das Angeben einer Charge bzw. eines MHDs immer verpflichtend. Bei chargengeführten Produkten ist der Bestand also immer einer Charge zugewiesen.

Liegt auf einem Lagerplatz bereits eine Charge desselben Produkts, wird dieser Lagerplatz automatisch zum Einlagern vorgeschlagen. Aufgrund der Prämisse der Chargenreinheit für Lagerplätze kann in diesem Fall auch keine andere Charge für das Einlagern ausgewählt werden:

Wenn du eine Charge oder ein MHD für eine Warenbewegung ausgewählt hast, kannst du für den Vorgang zudem nur Lagerplätze auswählen, auf denen keine andere Charge desselben Produktes auf Lager liegt.

Chargen werden nicht nachträglich in alten Bestandsbewegungen „umgeschrieben". Korrekturen für bspw. falsche Zuordnungen erfolgen über Bestandsbewegungen (auslagern, einlagern, umlagern), damit die Bestands- und Bewegungslogik nachvollziehbar bleibt.

Beim Kommissionieren über die WMS App erkennst du chargenpflichtige Produkte direkt an diesem Icon:

Wenn du eine Bestellung kommissionierst, die getrackte Produkte enthält, muss für jede Position dieser eine Charge zugewiesen werden, bevor du das Produkt bestätigen kannst. Da Lagerplätze chargen- und MHD-rein geführt werden, wird diese Information automatisch über die Auswahl des Lagerplatzes mitgeführt und muss nicht mehr separat bestätigt werden.

Ist die Charge am Lagerplatz nicht eindeutig (z.B. wenn der Bestand auf Unbekannt liegt), wählst du die Charge in der WMS App aus oder erfasst sie per Scan über die Chargennummer/Bezeichnung.

Wenn du den Lagerplatz änderst, passt die WMS App die zugehörige Charge automatisch an. Beim Öffnen der Produktdetails kannst du außerdem einsehen, welche Chargen dieses Produkts noch verfügbar sind.

Reicht die Menge aus einer Charge nicht aus, teilt die WMS App die Position auf mehrere Positionen auf (eine je Charge), damit die Bestellung vollständig kommissioniert werden kann.

Wenn du Bestellungen über die Admin versendest, werden Chargen automatisch nach Lagerplatz-Reihenfolge (alphanumerisch) ermittelt und berücksichtigen keine Mindesthaltbarkeiten oder Restlaufzeiten. Wenn du die Entnahme gezielt steuern möchtest, kommissioniere die Bestellung über die WMS App.

Du kannst die Nachverfolgbarkeit an zwei zentralen Stellen prüfen.

Über die Details einer Charge kannst du einsehen

So kannst du immer lückenlos nachvollziehen woher eine Charge kommt, wo sie aktuell liegt und an wen sie geliefert wurde, und z.B. bei Rückrufen direkt handeln.

In der Bestellung sind die versendeten Tracking‑Informationen in der Bestellposition über ein Pop‑up einsehbar. Hier siehst du auch, welche Charge in welcher Menge versendet wurde.

Es gibt Prozesse, bei denen eine Charge nicht erfasst werden kann oder nicht eindeutig ist. In diesen Fällen übernimmt Pickware nur das, was sicher ableitbar ist, um Falschinformationen zu vermeiden. Mehr Infos dazu findest du im Beitrag Wie arbeite ich mit MHD & Chargen in Pickware?.

In der Bestandsübersicht kannst du dir Chargenbestände im Lagerkontext anzeigen lassen und – je nach Ansicht – nach Chargen filtern, z.B. um zu prüfen, welche Chargen eines Produkts verfügbar sind und wo sie liegen. Je nach Tracking-Profil werden dort unterschiedliche Tracking-Informationen angezeigt, zum Beispiel die Chargennummer, das MHD und – falls relevant – die Restlaufzeit in Tagen.

In der Bestandsübersicht kannst du fehlende Chargeninformationen direkt am jeweiligen Eintrag nachpflegen, zum Beispiel per Doppelklick auf den Eintrag, um die Bearbeitung zu öffnen.

Wenn du Bestände ohne vollständige Chargeninformationen nachpflegen möchtest, kannst du in der Bestandsübersicht im Profil Nach Produkt und Lagerplatz den Filter Lagerplätze mit fehlenden Chargeninformationen aktivieren. So werden dir nur Lagerplätze angezeigt, auf denen bei getrackten Produkten noch Chargeninformationen fehlen, damit du die Lücken gezielt schließen kannst.

Wenn in deiner Bestandshistorie neben einer Chargenangabe ein kleines Zahnradsymbol aufgeführt ist, bedeutet das, dass die Chargeninformation automatisch vom System ermittelt wurde da bei der entsprechenden Bestandsbewegung keine manuellen Angaben erfolgt sind.

Je nach Konfiguration können Tracking-Informationen (Chargennummer und/oder MHD) auf Lieferschein und Rechnung ausgegeben werden. Welche Informationen angezeigt werden, richtet sich nach dem Tracking-Profil des Produkts. Wenn zum Zeitpunkt der Dokumenterzeugung noch keine Tracking-Informationen verfügbar sind, werden auf dem Dokument keine Tracking-Informationen ausgegeben.