In diesem Beitrag erfährst du, wie du deine Rechnungsdokumente konfigurierst, inklusive allen notwendigen Einstellungen für B2B-Rechnungskorrekturen. Außerdem zeigen wir, wie du Rechnungen für verschiedene Verkaufskanäle anlegen kannst.
Rechnungsdokument konfigurieren
Dein Rechnungsdokument kannst du unter Einstellungen → Shop → Dokumente → invoice anpassen oder über Dokument anlegen ein weiteres Rechnungsdokument erstellen. Nachfolgend findest du einen Überblick zu den verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten.
Zuweisung
Wenn du ein neues Dokument anlegst, musst du zunächst einen Dokumententyp definieren und es einem Verkaufskanal zuweisen. Ein Dokument kann auch mehreren Verkaufskanälen zugewiesen sein.
Einstellungen
Hier findest du verschiedene Optionen rund um das Erscheinungsbild des Dokuments. Beispielsweise kannst du hier dein Geschäftslogo hochladen, Seitenformat und -ausrichtung festlegen sowie Kopf- und Fußzeile, Nummerierung der Seitenzahlen und Bestellpositionen ein- oder ausblenden.
An dieser Stelle kannst du ebenfalls konfigurieren, ob der Hinweis auf innergemeinschaftliche Lieferung oder steuerbefreite Auslieferung auf der Rechnung angezeigt werden soll. Bitte beachte die Hinweise dazu weiter unten.
Geschäftseinstellungen
Hier kannst du deine Firmenanschrift und weitere Unternehmensangaben eintragen. Die Anschrift erscheint oben rechts bzw. oberhalb der Zieladresse auf dem Rechnungsdokument.
Rechnung je Verkaufskanal konfigurieren
Wenn du mehrere Shopify Shops mit deiner Pickware Admin verbunden hast und demnach individuelle Rechnungsdokumente benötigst, erstelle für jeden Shop ein eigenes Rechnungsdokument und weise diesem den entsprechenden Verkaufskanal zu.
Das Standard-Rechnungsdokument gilt global für alle Verkaufskanäle und kann nicht gelöscht werden. Sobald allerdings ein weiteres Rechnungsdokument für einen speziellen Verkaufskanal existiert, wird dieses anstelle des globalen Dokuments verwendet.
Nummernkreise konfigurieren
Unter Einstellung → Nummernkreise kannst du bei Bedarf die bestehenden Nummernkreise anpassen sowie neue hinzufügen und über den Abschnitt Zuweisung steuern, für welchen Dokumententyp bzw. Verkaufskanal diese gelten sollen.
Reverse Charge: Wo richte ich die Steuerbefreiung für Geschäftskunden ein?
Ob für eine Bestellung Umsatzsteuer berechnet wird, legst du in Shopify fest, nicht in Pickware. Pickware übernimmt Steuersatz und Steuerbetrag jeder Bestellposition aus der Shopify-Bestellung und verwendet sie für die Rechnung (siehe Wie werden Bestellungen von Shopify nach Pickware übertragen?). Eine eigene Einstellung für Reverse Charge gibt es in der Pickware Admin deshalb nicht.
In Shopify gibt es dafür unter anderem zwei Wege:
USt-IdNr. im Checkout abfragen: Mit Shopify Tax können Geschäftskunden im Checkout ihre USt-IdNr. eingeben. Bei grenzüberschreitenden Lieferungen innerhalb der EU wird die Bestellung dann ohne Umsatzsteuer berechnet. Voraussetzungen und Einschränkungen findest du in der Shopify-Hilfe zur USt-ID-Prüfung im Checkout.
Kunden oder Unternehmensstandorte von der Steuer befreien: In den Steuereinstellungen eines Kundenkontos, oder mit Shopify B2B eines Unternehmensstandorts, legst du fest, dass keine Steuer erhoben wird. Mehr dazu in der Shopify-Hilfe zu Steuerbefreiungen.
Damit die USt-IdNr. deines Kunden und der Hinweis auf die innergemeinschaftliche Lieferung auf der Pickware-Rechnung erscheinen, muss der Kunde in Pickware als Geschäftskunde erkannt werden. Wie das geht, erfährst du im nächsten Abschnitt.
Umsatzsteuer ID, Hinweis auf innergemeinschaftliche Lieferung & Hinweis auf steuerbefreite Ausfuhrlieferung auf der Rechnung anzeigen
Für B2B-Rechnungen innerhalb der EU müssen automatisch die USt-IdNr. und ein Hinweis auf die innergemeinschaftliche Lieferung angegeben werden. Bei Lieferungen außerhalb der EU ist ein Hinweis auf steuerbefreite Auslieferung erforderlich. Hierzu müssen folgende Einstellungen in der Pickware Admin vorgenommen werden:.
Aktiviere unter Einstellungen → Dokumente → Rechnung folgende Felder:
Hinweis "innergemeinschaftliche Lieferung" anzeigen
Kunden-USt-ID anzeigen
Hinweis "steuerbefreite Auslieferung" anzeigen
Sobald bei einem Kunden eine Ust-IdNr. hinterlegt ist, wird er als gewerblich markiert. Dies kann einerseits über unser Metafeld und andererseits über Shopify Plus am Unternehmensstandort gepflegt werden. Wie du unser Metafeld nutzen kannst erfährst du hier. Alternativ kannst du das betreffende Kundenkonto unter Kunden → Übersicht öffnen, dort auf Bearbeiten klicken und im Feld Kundentyp den Eintrag Gewerblich auswählen. Grundsätzlich werden die Hinweise nur auf Bestelldokumenten von Geschäftskunden angezeigt.
Ob und in welchem Fall die Hinweise innergemeinschaftliche Lieferung bzw. steuerbefreite Auslieferung auf der Rechnung angezeigt werden, wird über das Feld Mitgliedsstaat der EU unter Einstellungen → Länder gesteuert. Alle als EU-Mitgliedsstaaten gekennzeichneten Ländern erhalten den Hinweis innergemeinschaftliche Lieferung und alle anderen Länder den Hinweis steuerbefreite Auslieferung.
Warum fehlt die Umsatzsteuer oder ist der Steuersatz falsch?
Pickware berechnet keine Steuer. Steuersatz und Steuerbetrag jeder Position kommen aus der Shopify-Bestellung. Steht auf der Rechnung 0 % oder ein falscher Steuersatz, liegt die Ursache deshalb in Shopify. Häufige Ursachen sind:
Für das Zielland ist in Shopify keine Steuerregistrierung hinterlegt
Die Lieferadresse liegt außerhalb der EU
Der Kunde ist in Shopify von der Steuer befreit
Benutzerdefinierte Artikel sind in Shopify nicht als steuerpflichtig markiert
Importierte Bestellungen enthalten keine Steuer auf die Versandkosten
Maßgeblich ist das Lieferland, nicht das Rechnungsland. Über In Shopify öffnen gelangst du aus Pickware zur ursprünglichen Bestellung und kannst die Steuern dort prüfen.
Wie korrigiere ich eine Rechnung mit falscher Steuer?
Steuersätze lassen sich nachträglich weder in Shopify noch in Pickware ändern. Geänderte Steuereinstellungen in Shopify gelten nur für neue Bestellungen. So gehst du vor:
Erstelle in Pickware eine Stornorechnung: Öffne die Bestellung, wechsle in den Tab Dokumente und wähle Neues Dokument → Stornorechnung.
Lege in Shopify eine neue Bestellung mit den richtigen Steuern an.
Erzeuge aus der neuen Bestellung die Rechnung.
Hinweis: Die neue Rechnung trägt das aktuelle Datum. Wie du den ursprünglichen Leistungszeitraum angibst, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.
Kann ich eine abweichende E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand wählen?
Zusätzlich kannst du in der Pickware Admin über die Detailansicht deiner Kunden unter Zusatzfelder eine abweichende E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand hinterlegen.
Diese Adresse wird verwendet, wenn Rechnungen oder Rechnungskorrekturen per E-Mail versendet werden sollen – zum Beispiel, um die Rechnung direkt an die Buchhaltung zu senden, während Versand- oder Trackinginformationen weiterhin an die reguläre Kundenadresse gehen - unabhängig davon, ob der Versand manuell oder automatisiert über den Flow Builder erfolgt.
Bleibt das Feld leer, wird die im Kundenkonto hinterlegte E-Mail-Adresse verwendet.
Im POS wird die alternative E-Mail-Adresse aktuell nicht automatisch vorausgefüllt.
Weitere Informationen zum Thema B2B Bestellungen in Pickware findest du in diesem Beitrag: Wie kann ich Pickware für B2B Bestellungen nutzen?
Hintergrundbild für Dokumente
Unter Hintergrundbild in den Dokumenteneinstellungen kannst du ein Bild hinterlegen, das vollflächig auf dem Dokument angezeigt wird. So kannst du beispielsweise dein Corporate Design auf die Rechnung übertragen.
Wähle dazu ein Bild aus den hochgeladenen Medien aus.
Beachte dabei unbedingt:
Das Bild wird über die gesamte Seitenfläche gestreckt. Verwende daher ein Bild im Seitenverhältnis von A4 Hochformat (210 × 297 mm). Für eine gute Darstellung empfiehlt sich eine Auflösung von mindestens 1240 × 1754 Pixeln (150 DPI), idealerweise 2480 × 3508 Pixeln (300 DPI).
Das Bild darf nicht vollständig deckend sein, da sonst der Text auf dem Dokument nicht mehr lesbar ist. Verwende daher ein Bild mit transparentem oder sehr hellem Hintergrund.