Beim absoluten Bestandsimport trägst du in der CSV-Datei den Bestand ein, den ein Produkt danach haben soll. Das ist der richtige Weg, wenn du den gezählten Ist-Bestand kennst – zum Beispiel nach einer Inventur oder wenn du deine Bestände zum ersten Mal in deiner Pickware Admin befüllst.
Kennst du dagegen nur die Differenz, also um wie viel sich der Bestand ändert, ist der relative Bestandsimport der passende Weg (siehe Wie buche ich Bestand per CSV aus oder ein?).
Achtung: Der Wert in der Spalte Bestand wird zum neuen Gesamtbestand des Produkts auf dem jeweiligen Lagerplatz – er wird nicht zum bestehenden Bestand dazugerechnet. Ein Tippfehler überschreibt damit deinen echten Bestand, und eine 0 bucht den Bestand auf diesem Lagerplatz vollständig aus. Prüfe deine Datei deshalb sorgfältig, bevor du sie importierst.
Welchen Bestandsimport brauche ich?
Beide Importe schreiben Bestand, gehen aber unterschiedlich damit um. Diese Übersicht hilft dir bei der Wahl:
Relativer Bestandsimport | Absoluter Bestandsimport |
Du kennst die Differenz: 30 Stück Bruch ausbuchen, 15 Stück nachliefern, Schwund korrigieren. | Du kennst den Ist-Bestand: gezählte Mengen nach einer Inventur, Erstbefüllung eines neuen Lagers. |
Bestandsbewegungen zwischen Export und Import bleiben erhalten – deine Menge wird mit dem dann aktuellen Bestand verrechnet. | Bestandsbewegungen zwischen Export und Import werden überschrieben. |
Spalte Änderung | Spalte Bestand |
Im Zweifel den relativen Import. Zwischen dem Herunterladen der Vorlage und dem Import können Bestellungen, Retouren oder Umlagerungen den Bestand verändern. Der relative Import berücksichtigt diese Bewegungen, der absolute verwirft sie – und je länger du an der Datei arbeitest, desto wahrscheinlicher wird das.
Vorab: Was eine CSV-Datei ist und worauf du beim Speichern achten musst (UTF-8-Codierung, Semikolon als Trennzeichen), erklären wir dir in Tipps zum Umgang mit CSV-Dateien. Lies das einmal, bevor du startest.
1. Vorlage herunterladen
Gehe zu Lagerhaltung → Bestandsübersicht.
Die Vorlage übernimmt die Ansicht, die in der Bestandsübersicht gerade eingestellt ist. Standardmäßig ist das Je Produkt: Die Datei enthält dann eine Zeile pro Produkt, aber keine Lagerplätze. Wenn du den Bestand je Lagerplatz überschreiben möchtest, klicke vorher auf das Filtersymbol oben rechts und wähle im Dropdown-Menü Ansicht die Option Je Produkt und Lagerplatz aus.
Klicke anschließend auf Export und wähle Export mit Bestand (Als Vorlage für den absoluten Bestandsimport). In der heruntergeladenen Datei gibt es je Produkt (bzw. je Produkt und Lagerplatz) eine Zeile mit der Spalte Bestand, in der der aktuelle Bestand steht.
Tipp: Über das Menü rechts kannst du vorher Spalten ein-/ausblenden und filtern. Dann enthält deine Vorlage nur die Produkte, um die es dir geht.
Sicherheitsnetz: Lege dir von dieser Datei eine unveränderte Kopie beiseite, bevor du sie bearbeitest. Darin steht der Bestand, den deine Produkte vor dem Import hatten. Sollte beim Import etwas schiefgehen, kannst du den Ausgangszustand über einen erneuten absoluten Bestandsimport dieser Kopie wiederherstellen.
2. Ist-Bestand eintragen
Öffne die Datei in deinem Tabellenprogramm (z. B. Excel) und trage in der Spalte Bestand für jedes Produkt den gezählten Ist-Bestand ein – also die Menge, die nach dem Import im System stehen soll.
Produkte, die du nicht anfassen möchtest, löschst du einfach aus der Datei oder lässt ihren Wert unverändert. Der Import verändert ausschließlich die Produkte und Lagerplätze, die in der Datei stehen; alle anderen Bestände bleiben unberührt.
Beispiel
Angenommen, du hast gezählt: Vom Produkt PW10001 liegen auf dem Lagerplatz A-01-02 noch 42 Stück, vom Produkt PW10002 auf dem Lagerplatz A-02-01 überhaupt keine mehr. Dann sieht eine gültige Datei so aus:
Produktnummer | Lagerkürzel | Lagerplatz | Bestand |
PW10001 | HL | A-01-02 | 42 |
PW10002 | HL | A-02-01 | 0 |
bzw.:
Produktnummer;Lagerkürzel;Lagerplatz;Bestand
PW10001;HL;A-01-02;42
PW10002;HL;A-02-01;0
Zwingend erforderlich sind die Spalten Produktnummer und Bestand. Über Lagerkürzel und Lagerplatz legst du fest, für welchen Lagerplatz der Bestand gilt. Arbeitest du mit Chargen, kannst du zusätzlich die Spalte Chargennummer verwenden.
Achtung: Übernimm die Spaltenköpfe immer unverändert aus dem Export. Sind die Spalten für Lager, Lagerkürzel oder Lagerplatz anders benannt, ignoriert Pickware sie. Der Import setzt dann den Gesamtbestand über alle Lager und kann unerwartete Ein- oder Ausbuchungen erzeugen.
3. Datei speichern
Speichere die Datei wieder als CSV-Datei (UTF-8-codiert, mit Semikolon als Trennzeichen). Wie du das in deinem Tabellenprogramm einstellst, findest du in den Tipps zum Umgang mit CSV-Dateien.
4. Datei importieren
Gehe zurück zu Lagerhaltung → Bestandsübersicht und klicke auf Import. Lade deine Datei hoch und wähle als Format Absoluter Bestandsimport (Erfordert die Spalte "Bestand"). Optional kannst du einen Kommentar vergeben. Klicke anschließend auf Import.
Wichtig: Wähle unbedingt das richtige Format. Wählst du versehentlich Relativer Bestandsimport (Erfordert die Spalte "Änderung"), passt der Import nicht zu deiner Datei – dann stimmt dein Bestand nicht mehr.
5. Ergebnis prüfen
Unter Einstellungen → Shop → Import/Export (Pickware) siehst du alle Importe und – falls etwas schiefgelaufen ist – die aufgetretenen Fehler. Die einzelnen Änderungen findest du außerdem in den Produktdetails im Tab Bestand unter Bestandsbewegungen.
Bestand umbuchen und Unbekannt leeren
Um Bestand per CSV von einem Lagerplatz auf einen anderen umzubuchen, brauchst du zwei Zeilen: eine für den Ziel-Lagerplatz mit dem neuen Bestand und eine Gegenzeile für den Quell-Lagerplatz. Fehlt die Gegenzeile, bleibt der Bestand auf dem alten Lagerplatz zusätzlich stehen.
Der Ziel-Lagerplatz muss vorher angelegt sein. Lagerplätze, die es noch nicht gibt, legt der Import nicht an.
Liegt der Bestand bisher auf Unbekannt, braucht die Gegenzeile zwingend die Spalte Lager bzw. Lagerkürzel. Unbekannt allein ist kein eindeutiger Ort, weil es ihn in jedem Lager gibt. In der Spalte Standardlagerplatz muss in dieser Zeile nein stehen.
Bestand auf Unbekannt auf 0 setzen
So entfernst du Bestand, der auf Unbekannt liegt:
Wähle in der Bestandsübersicht die Ansicht Je Produkt und Lagerplatz und filtere nach dem Lagerplatz Unbekannt.
Klicke auf Export und wähle Export mit Bestand (Als Vorlage für den absoluten Bestandsimport).
Trage in der Spalte Bestand den Wert 0 ein.
Importiere die Datei als Absoluter Bestandsimport.
Damit wird der Bestand auf Unbekannt ausgebucht. Liegt die Ware tatsächlich auf einem anderen Lagerplatz, buche sie stattdessen wie oben beschrieben mit zwei Zeilen um.