Wenn du den Bestand vieler Produkte auf einmal korrigieren möchtest, ist der CSV-Import der schnellste Weg. Du kannst damit Bestand sowohl ausbuchen als auch einbuchen – je nachdem, ob du eine negative oder eine positive Bestandsmenge einträgst. Einzelne Produkte passt du einfacher direkt im Produkt an (siehe Lagerbestand manuell anpassen). Diese Anleitung führt dich Schritt für Schritt durch den empfohlenen Weg: den relativen Bestandsimport.
Relativ heißt: Die Bestandsmenge, die du in der Datei einträgst, wird mit dem aktuellen Bestand verrechnet – der Bestand wird also um diese Menge relativ zum bestehenden Bestand korrigiert. Beim absoluten Bestandsimport ist die eingetragene Bestandsmenge dagegen der neue Gesamtbestand des Produkts.
Welchen Bestandsimport brauche ich?
Beide Importe schreiben Bestand, gehen aber unterschiedlich damit um. Diese Übersicht hilft dir bei der Wahl:
Relativer Bestandsimport | Absoluter Bestandsimport |
Du kennst die Differenz: 30 Stück Bruch ausbuchen, 15 Stück nachliefern, Schwund korrigieren. | Du kennst den Ist-Bestand: gezählte Mengen nach einer Inventur, Erstbefüllung eines neuen Lagers. |
Bestandsbewegungen zwischen Export und Import bleiben erhalten – deine Menge wird mit dem dann aktuellen Bestand verrechnet. | Bestandsbewegungen zwischen Export und Import werden überschrieben. |
Spalte Änderung | Spalte Bestand |
Im Zweifel den relativen Import. Zwischen dem Herunterladen der Vorlage und dem Import können Bestellungen, Retouren oder Umlagerungen den Bestand verändern. Der relative Import berücksichtigt diese Bewegungen, der absolute verwirft sie – und je länger du an der Datei arbeitest, desto wahrscheinlicher wird das.
Wie der absolute Bestandsimport funktioniert, erfährst du in Wie überschreibe ich meinen Bestand per CSV?.
Vorab: Was eine CSV-Datei ist und worauf du beim Speichern achten musst (UTF-8-Codierung, Semikolon als Trennzeichen), erklären wir dir in Tipps zum Umgang mit CSV-Dateien. Lies das einmal, bevor du startest.
1. Vorlage herunterladen
Gehe zu Lagerhaltung → Bestandsübersicht. Klicke auf Export und wähle Export ohne Bestand (Als Vorlage für den relativen Bestandsimport). In der heruntergeladenen Datei gibt es je Produkt (bzw. je Produkt und Lagerplatz) eine Zeile mit der Spalte Änderung, die überall auf 0 steht.
Tipp: Über das Menü rechts kannst du vorher Spalten ein-/ausblenden und filtern. Dann enthält deine Vorlage nur die Produkte, um die es dir geht.
Sicherheitsnetz: Lade dir zusätzlich einmal den Export mit Bestand (Als Vorlage für den absoluten Bestandsimport) herunter und hebe diese Datei auf. Darin steht der Bestand, den deine Produkte vor dem Import hatten. Sollte beim Import etwas schiefgehen, kannst du den Ausgangszustand über einen absoluten Bestandsimport dieser Datei wiederherstellen.
2. Bestandsänderung eintragen
Öffne die Datei in deinem Tabellenprogramm (z. B. Excel) und trage in der Spalte Änderung ein, um welche Bestandsmenge sich der Bestand ändern soll. Produkte, die unverändert bleiben sollen, lässt du auf 0 stehen oder löschst die ganze Zeile.
Bestand ausbuchen (negative Bestandsmenge)
Trage bei den Produkten, die du ausbuchen möchtest, eine negative Bestandsmenge ein – zum Beispiel -30, um 30 Stück auszubuchen.
Bestand einbuchen (positive Bestandsmenge)
Trage bei den Produkten, die du einbuchen möchtest, eine positive Bestandsmenge ein – zum Beispiel 15, um 15 Stück einzubuchen.
Beispiel
Angenommen, du möchtest vom Produkt SW10001 auf dem Lagerplatz A-01-02 30 Stück ausbuchen und vom Produkt SW10002 auf dem Lagerplatz A-02-01 15 Stück einbuchen. Dann sieht eine gültige Datei so aus:
Produktnummer | Lagerkürzel | Lagerplatz | Änderung |
SW10001 | HL | A-01-02 | -30 |
SW10002 | HL | A-02-01 | 15 |
bzw.:
Produktnummer;Lagerkürzel;Lagerplatz;Änderung
SW10001;HL;A-01-02;-30
SW10002;HL;A-02-01;15
Zwingend erforderlich sind die Spalten Produktnummer und Änderung. Über Lagerkürzel und Lagerplatz legst du fest, wo die Bestandsänderung gebucht wird.
3. Datei speichern
Speichere die Datei wieder als CSV-Datei (UTF-8-codiert, mit Semikolon als Trennzeichen). Wie du das in deinem Tabellenprogramm einstellst, findest du in den Tipps zum Umgang mit CSV-Dateien.
4. Datei importieren
Gehe zurück zu Lagerhaltung → Bestandsübersicht und klicke auf Import. Lade deine Datei hoch und wähle als Format Relativer Bestandsimport (Erfordert die Spalte "Änderung"). Optional kannst du einen Kommentar vergeben. Klicke anschließend auf Import.
Wichtig: Wähle unbedingt das richtige Format. Wählst du versehentlich Absoluter Bestandsimport (Erfordert die Spalte "Bestand"), wird deine eingetragene Bestandsmenge als neuer Gesamtbestand verbucht (aus -30 würde also ein Bestand von -30) – dann stimmt dein Bestand nicht mehr.
5. Ergebnis prüfen
Unter Einstellungen → Shop → Import/Export (Pickware) siehst du alle Importe und – falls etwas schiefgelaufen ist – die aufgetretenen Fehler. Die einzelnen Bestandsänderungen findest du außerdem in den Produktdetails im Tab Bestand unter Bestandsbewegungen (z. B. mit dem Grund Auslagerung (CSV-Import)).