Mit Pickware kannst du neben den Produktinformationen aus dem Shopware-Standard weitere Daten rund um die Bestandsführung, den Picking-Prozess sowie die Zollabwicklung beim Versand pflegen. Nachfolgend findest du eine kurze Übersicht

Standardmäßig sind mit Pickware alle deine Produkte bestandsgeführt, du kannst die Bestandsführung jedoch auch individuell deaktivieren. Dadurch können die Produkte jederzeit kommissioniert werden, unabhängig von ihrem Lagerbestand.

Um die Bestandsführung für ein Produkt zu deaktivieren, öffne die Produktdetails und navigiere im Tab Allgemein zur Karte Bestandsführung. Sie steht oberhalb der Karte Lieferbarkeit. Dort muss die Option Lagerbestand verwalten deaktiviert werden.

Für Hauptprodukte mit Varianten (Varianten-Parents) ist die Bestandsführung automatisch deaktiviert. Die Option Lagerbestand verwalten lässt sich für diese Produkte nicht aktivieren — der Bestand wird ausschließlich auf Ebene der einzelnen Varianten geführt.

In den Produktdetails eines Varianten-Parents findest du im Reiter Bestand einen entsprechenden Hinweis. Varianten-Parents werden daher auch nicht in Inventuren, der Einkaufsliste oder der Bedarfsplanung aufgeführt.

In der Produktübersicht zeigt ein Varianten-Parent die Summe seiner Varianten, zum Beispiel „12 auf Lager für 3 Varianten“ und „10 verfügbar für 3 Varianten“. Mitgezählt werden nur Varianten, bei denen Lagerbestand verwalten aktiv ist. Ist die Bestandsführung bei allen Varianten deaktiviert, steht dort deshalb „0 auf Lager für 0 Varianten“, auch wenn das Produkt Varianten hat.

In der Variantenübersicht kannst du den verfügbaren Bestands über alle zugehörigen Varianten einsehen.

Für viele Varianten eines Produkts änderst du die Bestandsführung in einem Schritt:

Aktiviere beim Anlegen eines Variantenprodukts die Bestandsführung am Hauptprodukt, bevor du die Varianten generierst. Fügst du einem bestehenden Produkt nachträglich Varianten hinzu, wird die Bestandsführung des Hauptprodukts automatisch deaktiviert. Der bisherige Bestand bleibt dabei gespeichert.

Den Abverkauf stellst du am Hauptartikel nicht direkt um, sondern für alle Varianten gesammelt: Klicke in der Karte Lieferbarkeit auf das Variantensymbol rechts neben dem Schalter und wähle Aktivieren für alle Varianten bzw. Deaktivieren für alle Varianten. Für eine einzelne Variante hebst du in der Variante zuerst die Vererbung auf und stellst dann den Schalter um.

Wenn du für mehrere Produkte gleichzeitig die Bestandsführung aktivieren oder deaktivieren möchtest, bietet sich hierfür eine Änderung per CSV-Import an. Hierzu benötigst du ein neues Profil, welches du allerdings auf Basis eines bestehenden Profils erstellen kannst.

Navigiere dazu zu Einstellungen → Shop → Import/Export und wechsle in das Tab Profile. Suche dort nach Standardprofil Produkt und wähle Duplizieren aus.

In den Profileinstellungen im Tab Zuweisungen müssen nun zwei neue Mappings hinzugefügt werden werden. Du kannst die Bezeichnungen hier rauskopieren und in deiner Shopware Admin einfügen.

Wechsle nun zum Tab Erweiterte Einstellungen und weise dort der Entität Pickware ErpPickwareProduct den Bezeichner id zu.

Klicke abschließend auf Profil speichern.

Wenn du pickwareErpPickwareProduct.isStockManagementDisabled per Shopware Import/Export importierst, muss zwingend auch pickwareErpPickwareProduct.id (z. B. pickware_product_id) in der CSV gepflegt sein. Fehlt die ID, legt Shopware den Datensatz neu an statt ihn zu aktualisieren – dadurch kann der Import mit Duplicate-Entry- oder Pflichtfeld-Fehlern abbrechen.

Führe nun einen CSV-Export deiner Produkte mit dem neu erstellen Profil durch. Die CSV-Datei sieht dann wie folgt aus:

Über die Spalte stock_management_disabled kannst du die Bestandsführung je Produkt aktivieren bzw. deaktivieren und die aktualisierte CSV-Datei anschließend neu hochladen.

Weitere Details zur Bestandsverwaltung findest du hier.

Mehr Informationen zu den Import- und Export-Profilen findest du bei Shopware. Bitte beachte außerdem unsere Tipps zum Umgang mit CSV-Dateien.

Du kannst für bestimmte Produkte, die keinen physischen Versand erfordern, festlegen, dass diese bei Bestelleingang automatisch als versandt markiert werden. Diese Funktion eignet sich beispielsweise für digitale Produkte und Dienstleistungen. Du findest die Einstellung in den Produktdetails unter Allgemein → Lieferbarkeit.

Du kannst diese Option auch für Produkte nutzen, die von einem externen Fulfillmentdienstleister (Dropshipper) versendet werden. Über den Flow Builder kannst du den Prozess weiter automatisieren, indem du beispielsweise einen Flow erstellst, der den Dienstleister per E-Mail benachrichtigt.

In den Produktdetails kannst du festlegen, dass bei der Kommissionierung per WMS App bestimmte Informationen abgefragt werden sollen, beispielsweise Seriennummern. Über die Suchleiste deiner Shopware Admin kannst du ebenfalls nach auf diese Weise erfassten Informationen suchen und bekommst dann die entsprechende(n) Bestellung(en) angezeigt. Die Funktion steht dir mit Pickware WMS zur Verfügung.

Hierzu müssen zunächst entsprechende Informationstypen unter Einstellungen → Erweiterungen → Pickware ERP → Informationstypen angelegt werden.

Anschließend kannst du in der Produktdetails im Abschnitt Bestandsführung auswählen, welche davon bei der Kommissionierung abgefragt werden sollen.

Anschließend erscheint dann sowohl in der WMS App als auch in der POS App eine Abfrage, bei der die betreffende Information eingegeben werden muss.

Auf diese Weise erfasste Informationen kannst du anschließend auch in den Bestellungsdetails in der Shopware Admin einsehen. Navigiere dazu innerhalb der Bestellung im Tab Allgemein zum Bereich Positionen und klicke dort auf das Icon in der Spalte Versendet.

Wenn das Produkt, für welches die Zusatzinformationen erfasst wurden, Teil einer Stückliste ist, findest du die hinterlegte Information über das entsprechende Icon in der Spalte Name und dann für das jeweilige Produkt in der Spalte Versendet.

Bei Produkten mit Varianten werden alle Einstellungen, einschließlich der Abfrage nach Zusatzinfos, vom Hauptprodukt automatisch auf die Varianten übertragen. Diese Abfrage kann nicht übersprungen werden.

Wenn du bei einzelnen Varianten keine Zusatzinformationen erfassen möchtest, solltest du daher die Vorgaben der Bei der Kommissionierung erforderlichen Informationen jeweils pro Variante und nicht auf Hauptproduktebene pflegen. Auf diese Weise erscheint die Abfrage nur bei den betreffenden Varianten.

Über die Berechtigungen der Benutzerrolle kannst du festlegen, dass Produkte bei der Kommissionierung zwingend gescannt werden müssen. Einzelne Produkte kannst du davon ausnehmen — etwa solche, die keinen Barcode tragen.

Aktiviere dazu in den Produktdetails im Abschnitt Bei der Kommissionierung erforderliche Informationen die Option Vom verpflichtenden Produktscan ausnehmen. Ist sie aktiv, muss dieses Produkt bei der Kommissionierung nicht einzeln gescannt werden, auch wenn der verpflichtende Produktscan für den Benutzer aktiv ist.

Mithilfe des Meldebestands weißt du, wann du ein Produkt nachbestellen solltest und kannst so deinen Lagerbestand und deine Bedarfsplanung optimieren. Den Meldebestand kannst du in den Produkteigenschaften im Tab Bestand einsehen. Er setzt sich in der Regel aus dem Mindestbestand und einem Sicherheitspuffer, basierend auf den Bestell- und Lieferzeiten deiner Lieferanten zusammen.

In Pickware ERP legst du pro Produkt einen globalen Meldebestand fest. Dies bedeutet, dass die Bestände aller Lager berücksichtigt werden. Den Meldebestand kannst du auch in der Bestandsübersicht einsehen, wenn du die Ansicht Je Produkt auswählst.

Um den Meldebestand für ein Produkt zu hinterlegen, hast du zwei Möglichkeiten.

Für den Import in Shopware muss die CSV-Datei UTF-8-codiert sein sowie Semikolons als Trennzeichen verwenden. Weitere Details dazu und wo du die entsprechende Konfigurationsmöglichkeit in deinem Tabellenkalkulationsprogramm findest, erfährst du hier.

Über den Flow Builder kannst du dir täglich eine Liste aller Produkte per E-Mail zukommen lassen, deren Bestand den Meldebestand erreicht oder unterschritten hat. Gehe dazu auf Einstellungen → Shop → Flow Builder und aktiviere den Flow Pickware ERP Reorder Mail. Unter Einstellungen → Erweiterungen → Pickware ERP kannst du die Uhrzeit der Benachrichtigung festlegen.

Falls du Anpassungen an dem im Flow verwendeten E-Mail Template Reorder Notification vorgenommen hast, gehen diese bei einem Update von Pickware ERP verloren, da das Template überschrieben wird. Um dies zu verhindern, gehe zu Einstellungen → Shop → E-Mail-Templates, dupliziere das Template und nimm dort deine Anpassungen vor.

Im Flow Pickware ERP Reorder Mail musst du dann nur noch das soeben konfigurierte Template auswählen.

Am Produkt zeigt dir Pickware sowohl den zuletzt verwendeten Einkaufspreis als auch die daraus resultierende Handelsspanne & den Rohertrag an, sodass du deine Kalkulation im Blick behältst, ohne selbst rechnen zu müssen.

In den Produktdetails findest du dazu vier Felder: den Verkaufspreis & zuletzt verwendeten Einkaufspreis — unabhängig davon, von welchem Lieferanten er stammt — sowie die daraus resultierende Handelsspanne und den Rohertrag.

Die Marge je Mengenstaffel findest du außerdem im Tab Erweiterte Preise.
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Auch bei den Produkt-Lieferanten-Zuordnungen siehst du direkt die resultierende Marge je Lieferant — praktisch, um schnell den günstigsten Anbieter zu vergleichen.

In den Produkteigenschaften kannst du in der Shopware Admin im Tab Allgemein unten im Bereich Auszeichnung die EAN bzw. GTIN für ein Produkt hinterlegen. Du kannst auch für ein Produkt mehrere EANs durch Kommas getrennt hinterlegen.

Alternativ hast du die Möglichkeit, diese mithilfe der WMS App zu hinterlegen. Öffne dazu die WMS App und navigiere über das App Menü oben links zu Produkte und Lagerplätze. Hier kannst du ein Produkt per Scan des Produktetiketts oder per Tastatureingabe auswählen. Anschließend kannst du die EAN scannen, um sie zu hinterlegen oder auf + Hinzufügen klicken und die EAN manuell eintippen.

Mehr Informationen zur Ansicht Produkte und Lagerplätze findest du hier.

Mit Pickware ERP hast du die Möglichkeit, sowohl für einzelne Produkte als auch Bestellungen zwei Arten von Anweisungen für deine Mitarbeitenden im Lager zu hinterlegen: eine Pickanweisung und eine Packanweisung.

Die Pickanweisung erscheint sowohl auf der Pickliste als auch, wenn du Pickware WMS nutzt, im Picking-Flow der WMS App. Die Packanweisung erscheint stattdessen im Packen-/Versand-Flow der WMS App. Nachfolgend zeigen wir dir, wo du die Anweisungen hinterlegen kannst.

Öffne die Produkteigenschaften und navigiere dort zum Tab Spezifikationen. Im Bereich Zusatzfelder findest du den Tab Anweisungen und dort die Felder Pickanweisung und Packanweisung. Trage die gewünschte Anweisung in das jeweilige Feld ein und speichere das Produkt.

Falls du bereits eine Pickliste erstellt hast, musst du eine neue erstellen, damit die Pickanweisung dort sichtbar wird. Beachte bitte auch, dass die Bestellsprache der Dokumente mit der Sprache des Produktes übereinstimmen muss, damit die Pickanweisung angezeigt wird.

Analog zu den Pickanweisungen für Produkten findest du auch in den Bestellungsdetails im Tab Details den Bereich Zusatzfelder und dort die Felder Pickanweisung und Packanweisung.

So sieht die von dir angegebene Pickanweisung für ein Produkt bzw. die gesamte Bestellung auf der Pickliste aus.

Die Pickanweisung für ein Produkt kannst du einsehen, indem du auf das gelbe Symbol neben dem Lagerbestand des Produktes tippst.

Im Packen-/Versand-Flow der WMS App wird an dieser Stelle stattdessen die Packanweisung angezeigt.

Verschickst du ein Produkt meist einzeln, kannst du ihm einen Standard-Versandkarton zuordnen. Öffne dazu das Produkt und wähle auf der Karte Versandkarton im Feld Standard-Versandkarton für Pakete mit einem Artikel einen Karton, den du vorher als Versandmaterial angelegt hast. Enthält ein Paket genau ein Stück dieses Produkts, ist der Karton beim Packen in der WMS App und beim Erstellen des Versandetiketts vorausgewählt. Wie du Versandkartons anlegst, steht unter Wie kann ich Versandkartons anlegen und beim Packen auswählen?.

Damit bei der Verwendung unserer Versanddienstleisteranbindungen alle benötigten Informationen für den Zoll korrekt vorliegen, müssen diese je Produkt gepflegt werden.

Neben der allgemeinen Zolltarifnummer (nach HS) kannst du je Produkt zusätzliche Zolltarifnummern für einzelne Länder hinterlegen — etwa eine eigene Nummer für den Versand in die USA. Du kannst sie einzeln am Produkt pflegen oder per CSV für viele Produkte gleichzeitig.

In den Produkteigenschaften findest du die Karte Zollinformationen. Im Feld Zolltarifnummer (nach HS) steht die allgemeine Zolltarifnummer. Über Länderspezifische Zolltarifnummer hinzufügen ergänzt du weitere Nummern: Im Dialog Länderspezifische Zolltarifnummer wählst du das Land aus und trägst die zugehörige Zolltarifnummer (nach HS) ein. Bereits hinterlegte Nummern kannst du über Bearbeiten und Löschen anpassen.

Für viele Produkte gleichzeitig führt der Weg über ein Import-/Export-Profil. Öffne das gewünschte Profil unter Einstellungen → Shop → Import/Export und ergänze die Zoll-Felder in den Zuweisungen.

Alle Felder für Zollinhalte beginnen mit translations.DEFAULT.customFields.pickware_shipping_customs_information; du findest sie, indem du im Profil nach dem Präfix pickware_shipping_customs_information suchst. Bestehende Importprofile für die Zolltarifnummer funktionieren dabei weiterhin.

Die Zolltarifnummern selbst werden nicht auf mehrere Spalten verteilt, sondern gesammelt in der Spalte pickwareShippingCountrySpecificTariffNumbers gepflegt. Diese Spalte fasst alle Zolltarifnummern eines Produkts in einer einzigen Zelle zusammen – sowohl die allgemeine Zolltarifnummer als auch alle länderspezifischen Nummern:

Beispiel: Lautet die allgemeine Zolltarifnummer 10101010 und die US-spezifische Nummer 883838383838, trägst du in die Zelle 10101010|US:883838383838 ein.

Der Export funktioniert spiegelbildlich zum Import: Exportierst du die Spalte pickwareShippingCountrySpecificTariffNumbers, erhältst du die Werte im selben Format zurück. So kannst du bestehende Zollinformationen exportieren, in der CSV-Datei bearbeiten und anschließend wieder importieren. Bitte beachte dabei unsere Tipps zum Umgang mit CSV-Dateien.

Für den Versand über Sendcloud können zusätzlich folgende Informationen je Produkt bzw. Hersteller gepflegt werden. Die Zusatzfelder werden automatisch von Pickware im Zusatzfeld-Set Zollinformationen angelegt und beim Erstellen eines Sendcloud-Versandetiketts an Sendcloud übermittelt. Die Informationen erscheinen auf der Commercial Invoice. Alle drei Felder sind optional.

Darüber hinaus müssen weitere Informationen in der Versandart hinterlegt werden. Weitere Informationen dazu findest du hier.

Auch für kostenlose Produkte innerhalb von Bestellungen müssen Preise auf den Zolldokumenten angegeben werden. Hierfür steht dir das Feld Fallback-Zollwert in Standardwährung in den Produkteigenschaften unter Spezifikationen → Zusatzfelder zur Verfügung. Sollte hier kein Wert hinterlegt sein, wird stattdessen der Produktpreis unter Allgemein → Preise verwendet. Bitte beachte, dass in allen Fällen jeweils der Bruttopreis genutzt wird.