Rechnungskorrekturen erstellen und versenden

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Hier erklären wir dir, wie du Rechnungskorrekturen für Retouren bzw. für Erstattungen erstellen und an deine Kunden versenden kannst.

Bitte beachte, dass die Erstellung von Rechnungskorrekturen nur möglich ist, wenn du das Advanced oder Professional Paket gebucht hast. Mit dem Starter Paket hast du nur die Möglichkeit, die Retouren in deiner Pickware Admin einzusehen.

Was wird in der Rechnungskorrektur berücksichtigt?

In der Rechnungskorrektur werden neben Änderungen an den Bestellpositionen beispielsweise durch Retouren auch immer sonstige Rabatte (vor und nach Versand) und Versandkosten sowie Trinkgelder berücksichtigt und entsprechend angegeben. Ebenfalls berücksichtigt wird die positive/negative Differenz von dem durch Shopify errechneten Rückerstattungsbetrag und dem Betrag, den du im Feld Rückerstattungsbetrag eingegeben hast.

Rückerstattung Shopify.png

Rechnungskorrektur für Retouren erstellen

Um eine Rechnungskorrektur zu erstellen, öffne die Retourenübersicht in der Pickware Admin unter Bestellungen → Retouren und klicke auf die Retourennummer für die gewünschte Bestellung. Klicke anschließend auf Rechnungskorrektur erstellen.

Voraussetzung hierfür ist, dass zuvor eine Rechnung erstellt wurde, auf die sich die Rechnungskorrektur bezieht. Außerdem muss bereits die Erstattung in Shopify durchgeführt worden sein, damit die Rechnungskorrektur erzeugt werden kann.

Shopify_Rechnungskorrektur.png

Rechnungskorrektur_Doc.png

Du kannst die Erstellung von Rechnungskorrekturen auch automatisieren. Wie dies funktioniert, ist hier erklärt.

Rechnungskorrekturen für Erstattungen erstellen

Solltest du aus Kulanz deinen Kunden einen Teil des Rechnungsbetrags oder die Versandkosten erstatten wollen, beispielsweise weil das Produkt beschädigt ankam, kannst du deiner Rechnungskorrektur manuelle Positionen hinzufügen, um die Erstattung auch buchhalterisch zu dokumentieren. Gehe dafür wie folgt vor:

  1. Führe zunächst die Erstattung in deiner Shopify Admin durch.
  2. Öffne die Bestellung in der Pickware Admin und navigiere im Tab Allgemein zum Abschnitt Positionen. Klicke dort auf den Pfeil neben Produkt hinzufügen und dann auf Gutschrift hinzufügen.
    Gutschrift1.png
  3. Eine neue Zeile erscheint. Gib einen aussagekräftigen Namen und den zu erstattenden Preis ein. Klicke auf den blauen Haken, um deine Eingaben zu übernehmen.
    Gutschrift2.png
  4. Die Positionsübersicht inklusive der Summe hat sich nun aktualisiert.
    Gutschrift3.png
  5. Speichere die Bestellung über den Button oben rechts. Bestätige die Hinweismeldung.
    Gutschrift4.png
  6. Nun kannst du eine Rechnungskorrektur erstellen und anschließend wie gewohnt versenden.
    Gutschrift5.png
Bitte beachte, dass derzeit deine Änderungen bei einer Aktualisierung der Bestellung in Shopify wieder überschrieben werden. Die erstellte Rechnungskorrektur bleibt jedoch in deiner Pickware Admin erhalten.

Rechnungskorrekturen durch Änderung an der Bestellung erstellen

Du kannst unabhängig von Retouren und Erstattungen auch Rechnungskorrekturen erstellen, wenn Änderungen an der Bestellung erfolgt sind, beispielsweise eine Änderung der Preise oder Bestellpositionen.

Rechnungskorrektur versenden

Je nachdem, wie es dein Prozess vorsieht, kannst du (1) zuerst die Rückerstattung durchführen und dann die Rechnungskorrektur erstellen oder (2) zuerst die Rechnungskorrektur erstellen und dann die Rückerstattung durchführen.

Variante 1: Erst die Rückerstattung durchführen, dann die Rechnungskorrektur erstellen

Führe zunächst die Rückerstattung wie gewohnt in deiner Shopify Administration durch. Im Anschluss kannst du in der Pickware Admin wie oben beschrieben die Rechnungskorrektur erstellen. Klicke dabei nicht auf Beleg erstellen, sondern auf den Pfeil rechts daneben. Mit der Option Beleg erstellen und senden wird das Dokument direkt aus der Pickware Admin heraus an den Kunden versendet. Alternativ kannst du das Dokument über Erstellen und PDF herunterladen in einem E-Mail-Programm deiner Wahl versenden.

Shopify_Rechnungskorrektur2.png

Variante 2: Erst die Rechnungskorrektur erstellen, dann die Rückerstattung abschließen

In diesem Fall muss das E-Mail-Template Rückerstattung in der Shopify Administration so angepasst werden, dass deine Kunden die Rechnungskorrektur über einen Button in der E-Mail herunterladen können.

Der Prozess sieht vor, dass zunächst eine Retoure in Shopify angelegt wird, für welche als nächstes in der Pickware Admin eine Rechnungskorrektur erstellt wird. Mit dem Abschließen der Retoure in Shopify erhalten deine Kunden die angepasste E-Mail mit dem Button zum Herunterladen der Rechnungskorrektur. 

Um die Anpassung des Templates vorzunehmen, gehe wie folgt vor:

  • Öffne dazu das E-Mail-Template Rückerstattung in deiner Shopify Administration unter Einstellungen → Benachrichtigungen → Rückerstattung → Code bearbeiten. Suche nach folgender Stelle im Code:
<tr class="subtotal-line">
  <td class="subtotal-line__title">
    <p>
      <span>Zurückerstatten</span>
        <br>
        <small>{{ refund_method_title | capitalize }}</small>
    </p>
  </td>
  <td class="subtotal-line__value">
    <strong>- {{ transaction.amount | money }}</strong>
  </td>
</tr>

            {% endif %}
          {% endfor %}
        </table>
      {% endif %}


      {% endunless %}
  • Füge in der nächsten Zeile unterhalb des Codeblocks folgenden Code ein:
{% if metafields.pickware.pickware_invoice_correction_urls %}
<table>
    {% for url in metafields.pickware.pickware_invoice_correction_urls -%}
        <tr>
            <td class="actions__cell">
                <table class="button main-action-cell" style="width: 100%; margin-top: 12px;">
                    <tbody>
                    <tr>
                        <td class="button__cell">
                            <a href="{{ url }}" class="button__text">
                                {{ forloop.index }}. Rechnungskorrektur herunterladen
                            </a>
                        </td>
                    </tr>
                    </tbody>
                </table>
            </td>
        </tr>
    {% endfor %}
</table>
{% endif %}

In Folge wird nun für alle Retouren mit vorhandener Rechnungskorrektur ein entsprechender Button zum Download angezeigt. Wenn keine Rechnungskorrektur vorhanden ist, wird die E-Mail wie gewohnt dargestellt. Für eine Vorschau des Buttons muss daher eine Testbestellung inklusive Rechnungskorrektur erstellt werden.

Rechnungskorrektur_Mail.png