Die Bedarfsplanung hilft dir auf Basis deiner Verkäufe und bereits vorhandener Lieferantenbestellungen dabei, rechtzeitig zu erkennen, welche Produkte in welcher Menge zeitnah nachbestellt werden sollten. Du findest sie unter Einkauf → Bedarfsplanung.
Der Bestellvorschlag ergibt sich aus deinem Meldebestand bzw. dem voraussichtlichen Bedarf abzüglich deines Bestands. Reservierte Mengen aus offenen Kundenbestellungen kannst du zusätzlich einbeziehen. Mengen, die bereits in offenen Lieferantenbestellungen im Zulauf sind, werden berücksichtigt, damit du nicht doppelt bestellst. Die Berechnung im Detail findest du weiter unten.
Wenn am Produkt ein Maximalbestand gepflegt ist, wird dieser als Auffüllziel für den Bestellvorschlag verwendet – der Meldebestand gilt dann als Fallback.
Wie erfolgt die Berechnung?
Grundsätzlich kannst du deine Bedarfsplanung anhand von Referenzverkäufen in einem bestimmten Zeitraum oder auf Basis des Meldebestands durchführen. Rechts in der Ansicht kannst du über das Zahnrad-Symbol alle Einstellungsmöglichkeiten aufrufen. Über das Filter-Symbol kannst du die angezeigten Daten zusätzlich nach verschiedenen Kriterien filtern.
Über den Button Neu berechnen aktualisierst du die angezeigten Bestellvorschläge manuell. Das ist beispielsweise sinnvoll, wenn seit der letzten Berechnung neue Verkäufe erfasst wurden oder sich andere in die Berechnung einfließende Werte (z. B. Lieferantenbestellungen) geändert haben, die sich noch nicht in den angezeigten Bestellvorschlägen widerspiegeln.
Die Bestellvorschläge werden nicht laufend aktualisiert, weil dafür sehr viele Bestellungen zusammengefasst werden. Sie bleiben unverändert, bis du auf Neu berechnen klickst. Bei großen Datenmengen kann das Laden etwas dauern. Lade die Seite währenddessen nicht neu.
Berechnung anhand von Verkäufen in einem Referenzzeitraum
Diese Variante kommt dann zum Tragen, wenn du keine Meldebestände gepflegt hast oder diese sehr niedrig sind. In diesem Fall errechnet sich der Bestellvorschlag wie folgt:
Bestellvorschlag = Voraussichtlicher Bedarf - Bestand + Reserviert (optional)
Den reservierten Bestand kannst du miteinbeziehen oder ausschließen, indem du in den Berechnungseinstellungen die Option Offene Kundenbestellungen für Bestellvorschlag berücksichtigen aktivierst bzw. deaktivierst.
Berechnung anhand des Meldebestands
Wenn du Meldebestände gepflegt hast oder diese hoch genug sind, erfolgt die Berechnung wie folgt:
Bestellvorschlag = Meldebestand - Bestand + Reserviert (optional)
Den reservierten Bestand kannst du miteinbeziehen oder ausschließen, indem du in den Berechnungseinstellungen die Option Offene Kundenbestellungen für Bestellvorschlag berücksichtigen aktivierst bzw. deaktivierst.
Wenn du keinerlei voraussichtlichen Verkäufe in der Bedarfsplanung miteinbeziehen möchtest, trage in der Berechnung im Feld Voraussichtlicher Bedarf für den Wert 0 ein.
Weitere Erklärungen zu den Kennzahlen
Meldebestand – Der Meldebestand kann in den Produkteigenschaften hinterlegt werden. Optional bekommst du täglich eine E-Mail mit allen Produkten, die ihren Meldebestand erreicht oder unterschritten haben, siehe Wie funktioniert die Meldebestands-E-Mail?.
Maximalbestand – Der Maximalbestand ist das bevorzugte Auffüllziel für den Bestellvorschlag. Ist er am Produkt gesetzt, füllt der Bestellvorschlag den Bestand bis auf diesen Wert auf; ist kein Maximalbestand gesetzt, gilt der Meldebestand als Auffüllziel. Den Maximalbestand pflegst du in den Produkteigenschaften. Hinweis: Produkte, bei denen der Maximalbestand über dem Meldebestand liegt, können nun einen Bestellvorschlag erhalten, wo bisher kein Vorschlag berechnet wurde.
Verkäufe – Hier siehst du alle verkauften Exemplare eines Produkts in dem von dir festgelegten Referenzzeitraum. Maßgeblich ist dabei die verkaufte Menge aus den Bestellungen im Referenzzeitraum: Stornierte Bestellungen werden nicht als Verkauf gewertet, Retouren werden hingegen nicht von der verkauften Menge abgezogen. Wenn ein Produkt im Referenzzeitraum also beispielsweise 100-mal verkauft und 10-mal retourniert wurde, fließen weiterhin 100 Stück als Verkäufe in die Bedarfsplanung ein.
im Zulauf – Dieser Wert entspricht der Bestellmenge abzüglich der Liefermenge, also die Menge eines Produktes aus allen Lieferantenbestellungen, die sich nicht im Status Geliefert, Abgeschlossen oder Storniert befinden.
Reserviert – Dieser Wert entspricht der Bestellmenge aus offenen Kundenbestellungen und kann über die Option Offene Kundenbestellungen für Bestellvorschlag berücksichtigen bei der Berechnung berücksichtigt oder ausgeschlossen werden.
Zeigt ein Produkt eine Menge im Zulauf, obwohl keine Lieferantenbestellung mehr offen ist, erfährst du in Warum wird bei einem Produkt eine Menge im Zulauf angezeigt, obwohl keine Lieferantenbestellung mehr offen ist?, woran das liegt.
Warum liegt der Bestellvorschlag über dem Maximalbestand?
Der Maximalbestand ist keine Obergrenze für den Bestellvorschlag. Pickware berechnet zwei Werte parallel und verwendet den höheren: zum einen die Menge, die nötig ist, um bis zum Maximalbestand aufzufüllen, zum anderen den hochgerechneten voraussichtlichen Bedarf aus deinen Verkäufen im Referenzzeitraum abzüglich deines Bestands.
Ein Beispiel: Der Maximalbestand eines Produkts liegt bei 12 Stück, der Bestand bei 13 Stück. Bis zum Maximalbestand muss also nichts aufgefüllt werden. Aus 52 Verkäufen im Referenzzeitraum ergibt sich ein voraussichtlicher Bedarf von 15 Stück. Abzüglich des Bestands von 13 Stück schlägt die Bedarfsplanung deshalb 2 Stück vor.
Wachstumsfaktor
In den Berechnungseinstellungen kannst du einen Wachstumsfaktor hinterlegen, der die berechnete Nachfrage skaliert.
Der Standardwert ist 1,00 – der Bestellvorschlag wird dabei nicht verändert. Ein Wert größer als 1 erhöht den voraussichtlichen Bedarf proportional, ein Wert kleiner als 1 (aber größer als 0) reduziert ihn. So kannst du erwartetes Wachstum oder saisonale Schwankungen direkt in der Bedarfsplanung berücksichtigen, ohne die Referenzverkäufe anpassen zu müssen.
Der Wachstumsfaktor wirkt ausschließlich auf die verkaufsbasierte Berechnung (Referenzzeitraum) und muss größer als 0 sein.
Tipps für die Bedarfsplanung
Mit den folgenden Einstellungen und Filtern passt du die Bedarfsplanung an typische Situationen an.
Nur Produkte mit Bestellvorschlag anzeigen
Tauchen in der Bedarfsplanung Produkte auf, die du nicht erwartest, ergänze über das Filter-Symbol einen Filter auf einen Bestellvorschlag größer 0. Auch reservierter Bestand aus offenen Kundenbestellungen und der Zeitraum für den voraussichtlichen Bedarf können Produkte in die Liste bringen.
Nur den Bedarf aus offenen Kundenbestellungen bestellen
Möchtest du nur nachbestellen, was für offene Kundenbestellungen gebraucht wird, zum Beispiel bei Bestellung auf Anfrage, trage in den Berechnungseinstellungen im Feld Voraussichtlicher Bedarf für den Wert 0 ein und aktiviere den Filter Nur Produkte mit Bestand ≤ Meldebestand. Ein Wert größer 0 Tage bestellt zusätzlich den erwarteten Bedarf aus deinen Verkäufen im Referenzzeitraum.
Negativen Bestand sehen
Den verfügbaren Bestand eines Produkts, auch wenn er negativ ist, siehst du in der Spalte verfügbar. Blende dazu die Spalte verfügbar in der Bedarfsplanung ein.
Nach Lieferanten filtern
Mit dem Filter Lieferanten zeigt die Bedarfsplanung nur Produkte, deren Standardlieferant einer der ausgewählten Lieferanten ist. Ist ein Lieferant an einem Produkt nur als weiterer Lieferant hinterlegt, erscheint das Produkt bei diesem Filter nicht. Produkte ohne Lieferantenzuordnung siehst du nur ohne Lieferantenfilter. Welcher Lieferant der Standardlieferant ist, legst du in der Zuordnung fest: Wie kann ich Produkte einem Lieferanten zuordnen?
In Shopify gelöschte Produkte
Löschst du ein Produkt in Shopify, bleibt es in Pickware erhalten, weil Bestellhistorie und Bestandsbewegungen daran hängen. Damit es nicht mehr in Lieferantenbestellungen landet, entferne seine Lieferantenzuordnung. Für viele Produkte geht das per CSV-Import: Trage in der Spalte Zuordnung löschen bei den betroffenen Produkten Ja ein und importiere die Datei. Wie das funktioniert, liest du in Wie ordne ich Produkte einem Lieferanten zu?.
Wie geht es weiter?
Aus der Bedarfsplanung heraus kannst du Produkte auf die Einkaufsliste setzen. Mehr dazu erfährst du hier.
Wie du prüfen kannst, ob deine Einkaufsliste den Mindestbestellwert deines Lieferanten erreicht, erfährst du hier.