Der DATEV-Export teilt sich in den DATEV-Dokumentenexport und den DATEV-Zahlungsexport auf. Der Dokumentexport beinhaltet alle dokumentenbezogenen Forderungen und Stornierungen dieser Forderungen, während der Zahlungsexport alle Zahlungs- und Rückzahlungsvorgänge beinhaltet. Beide Exporte können einzeln für die Verkaufskanäle erstellt werden.
Um einen DATEV Export durchzuführen, navigiere zu Bestellungen → DATEV Export und wähle einen oder mehrere Verkaufskanäle sowie im Feld Art des Exports den Eintrag Forderungen und Rückforderungen aus. Gib dann den gewünschten Zeitraum an – hier ist der letzte abgeschlossene Monat vorausgewählt – und klicke auf Neuen Export erstellen. Bitte beachte, dass keine Exporte über die Grenze eines Wirtschaftsjahres hinaus erstellt werden können.
Du kannst mehrere Verkaufskanäle gleichzeitig auswählen, um sie in einem gemeinsamen Export zusammenzufassen, statt für jeden Verkaufskanal einen eigenen Export zu erstellen. Kombinierbar sind dabei jeweils nur Verkaufskanäle desselben Typs – also entweder mehrere reguläre Verkaufskanäle oder mehrere Pickware-POS-Verkaufskanäle, da Letztere technisch anders verarbeitet werden.
Weichen die DATEV-Einstellungen (Beraternummer, Mandantennummer, Sachkontennummernlänge, Beginn des Wirtschaftsjahres) der ausgewählten Verkaufskanäle voneinander ab, wird für den gesamten Export die Konfiguration eines der ausgewählten Verkaufskanäle verwendet. In diesem Fall wirst du vor dem Export darauf hingewiesen und kannst den Vorgang bei Bedarf abbrechen.
Optional kannst du hier noch einen Kommentar ergänzen. Klicke schließlich auf Export.
Über das Fenster kannst du den Fortschritt des Exports verfolgen. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, kannst du den Export herunterladen.
Was ist im DATEV-Dokumentenexport enthalten?
Im DATEV-Export sind alle Forderungen enthalten, die sich aus den Dokumententypen Rechnung, Rechnungskorrektur und Stornorechnung ergeben. Wenn es sich um einen POS-Verkaufskanal handelt, dann wird der Bestellbetrag exportiert. Eine Buchung ist im Export des gewählten Zeitraums enthalten, wenn sich das Dokumentendatum im gewählten Zeitraum befindet.
Exportiert werden nur Rechnungen, Rechnungskorrekturen und Stornorechnungen, die in Pickware erstellt wurden. Das Shopware-Dokument Gutschrift und Rechnungen aus anderen Systemen, etwa aus Lexware, sind nicht enthalten. Bilde Erstattungen deshalb mit einer Rechnungskorrektur oder einer Stornorechnung ab. Bestellungen ohne Rechnung fehlen im Dokumentenexport; sie erscheinen nur im DATEV-Zahlungsexport.
Bestellungen in Fremdwährung
Bestellungen, die in einer anderen Währung als der Standardwährung deines Shops aufgegeben wurden, sind im DATEV-Dokumentenexport aktuell nicht enthalten. Der Export läuft trotzdem ohne Fehler durch. Für jeden ausgeschlossenen Beleg erscheint im Export-Log eine entsprechende Meldung.
Die Buchungen zu diesen Bestellungen musst du deshalb manuell in DATEV erfassen.
In Versionen vor Pickware ERP Pro 3.43.0 wurden Beträge in Fremdwährung unverändert als Euro exportiert, 200 SEK also zum Beispiel als 200 €. Weil das zu falschen Buchungen führt, werden solche Bestellungen seit Version 3.43.0 vom Export ausgeschlossen. Ein Export mit Umrechnung in die Standardwährung ist für Shopware 6 derzeit nicht verfügbar.
Export herunterladen und einsehen
Die Export-Detailseite kannst du entweder per Klick auf den Link in der Meldung aufrufen oder indem du zu Einstellungen → Shop → Import/Export (Pickware) navigierst. Dort können alle erstellen Exporte jederzeit heruntergeladen werden.
Über die Schaltfläche Belegbilder exportieren kannst du zusätzlich für alle im Export enthaltenen Buchungssätze die zugehörigen Belege (Rechnungen, etc.) als ZIP-Datei exportieren.
Für reine XML-E-Rechnungen (ZUGFeRD) gibt es kein Belegbild, die Buchung ist im Export aber enthalten. Wenn du Belegbilder brauchst, erstelle die E-Rechnung als PDF mit eingebetteter ZUGFeRD-E-Rechnung.
Hast du mehrere Verkaufskanäle zu einem Export zusammengefasst, werden Buchungsstapel, Belege, Sachkontenbeschriftungen und Debitoren-Stammdaten jeweils einmal für alle ausgewählten Verkaufskanäle gemeinsam erzeugt. In der Export-Detailansicht werden dir entsprechend alle beteiligten Verkaufskanäle kommagetrennt angezeigt.
Die Schaltflächen Sachkontenbeschriftungen exportieren und Debitoren-Stammdaten exportieren sind nur verfügbar, wenn du in der DATEV Konfiguration im Bereich Debitorenkonten die Option Einzeldebitorenkonten aktiviert hast. Mehr Informationen findest du hier.
Die CSV-Dateien sowie die ZIP-Datei kann anschließend an deine Steuerberatung übergeben werden. In diesem Beitrag findest du eine Auflistung der exportierten Datentypen. Hinweise zum korrekten Öffnen von CSV-Dateien im Zusammenhang mit Shopware findest du hier.