E-Mail Versand an Kunden konfigurieren

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Die Steuerung des E-Mail Versands in deinem Shop erfolgt über E-Mail Templates und Flows. Üblicherweise werden aus der Pickware Admin heraus keine E-Mails an deine Kunden verschickt. Du hast jedoch jederzeit die Möglichkeit, optional beispielsweise Rechnungen und Rechnungskorrekturen an deine Kunden zu senden oder im Rahmen des Lieferantenbestellwesens erstellte Bestellungen per E-Mail aus der Pickware Admin heraus zu verschicken. Dazu kannst du außerdem die Absender-Adresse anpassen, von der die E-Mails versendet werden.

Für alle Standardprozesse existieren bereits E-Mail Vorlagen, die du bei Bedarf anpassen kannst. Du kannst ebenfalls eigene Vorlagen erstellen. Im Folgenden findest du alles, was du dazu wissen musst. 

E-Mail-Templates anlegen

Als erstes benötigst du ein E-Mail-Template. Gehe dazu auf Einstellungen → Shop → E-Mail-Templates und klicke auf Erstellen → E-Mail Template hinzufügen. Folgende Felder stehen dir dann zur Verfügung:

  • Typ – Wähle aus dem Dropdown Menü einen der vorhandenen E-Mail-Typen aus.
  • Beschreibung – Gib hier optional eine Beschreibung für deine E-Mail Vorlage ein.
  • Betreff – Der Betreff erscheint später beim Empfänger in der Betreffzeile.
  • Absender – Hierbei handelt es sich um den Absendernamen, welcher dem Kunden in der E-Mail angezeigt werden soll. Bei bereits bestehenden Templates ist hier immer der Name des Verkaufskanals in der Form {{ salesChannel.name }} eingetragen. 
  • Anhänge – Dieser Bereich wird erst sichtbar, nachdem du die Vorlage einmal gespeichert hast. Hier kannst du Dateien zum Hochladen auswählen. Du kannst alternativ auch rechts in der Leiste auf das Bild-Symbol klicken.
  • Mail-Text – Gib hier den Text deiner E-Mail ein. Da einige E-Mail Provider keine HTML E-Mails zulassen, solltest du beide Textfelder ausfüllen. Klicke rechts an der Seite auf </> um dir die verfügbaren Variablen anzeigen zu lassen. Eine Vorschau deiner E-Mail kannst du über das Augen-Symbol anzeigen lassen. Über das Papierflieger-Symbol kannst du dir die E-Mail testweise an eine beliebige E-Mail Adresse schicken lassen.

Wenn Kopfzeile (bspw. Logo) und Fußzeile (bspw. Grußformel) in deinen E-Mail identisch sein sollen, kannst du hierfür ebenfalls Vorlagen erstellen und diese einem oder mehreren Verkaufskanälen zuordnen. Klicke zum Anlegen auf Erstellen → Kopf- und Fußzeile hinzufügen. Analog zu den E-Mail-Templates kannst du hier wieder einen HTML- und Plaintext unter Verwendung entsprechender Variablen eingeben. 

Flows erstellen

Um den automatischen Versand deiner E-Mails zu steuern, steht dir der Flow Builder zur Verfügung. Mithilfe sogenannter Flows kannst du genau festlegen, wann und an wen welche E-Mail versendet werden soll. Du findest den Flow Builder unter Einstellungen → Shop → Flow Builder.

Ein Flow ist eine Kette von Ereignissen, die durch einen bestimmten Auslöser (engl. trigger) in Gang gesetzt wird. Mithilfe von Aktionen legst du fest, was beim Auslösen des Triggers passieren soll.

Wenn du einen neuen Flow erstellen möchtest, benötigst du einen Namen und idealerweise eine Beschreibung. Damit die gewünschten Aktionen ausgeführt werden, muss der Flow noch aktiviert werden.

Eingabefelder_Flow.png

Jetzt kannst du im Tab Flow deinen Flow gestalten. Hier siehst du ein einfaches Beispiel: Wenn der Lieferstatus auf Versandt geändert wird, wird eine entsprechende E-Mail verschickt.

E-Mail_Flow_Bsp.png

Wenn du komplexere Sachverhalte abbilden möchtest, kannst du anstelle von Aktionen auch zunächst eine Bedingungen einfügen. Bedingungen basieren auf Regeln und können wahr oder falsch sein kann. Somit ergeben sich zwei mögliche Pfade, bei denen du wieder jeweils eine Aktion definieren kannst. Allgemeine Informationen zum Flow Builder findest du in diesem Beitrag.