In diesem Beitrag erklären wir dir Schritt für Schritt, was du bei der Migration zu Pickware für Shopify beachten musst und wie du deine Daten aus deinem Shopware 5 Shop migrieren kannst. Sollte es während des Prozesses zu Problemen oder Fragen kommen, kannst du uns jederzeit kontaktieren.
Allgemeines zur Migration
- Aktuell gibt es seitens Pickware noch keine automatische Migration, sodass du deine Pickware Daten manuell übertragen musst.
- Bei einer Migration werden Bestände, Lagerplätze und Lieferanten zunächst aus Shopware 5 exportiert und in deinem neuen Shopsystem wieder importiert.
- Die Migration aller anderen Daten, wie Bestellungen, Produkte und Kunden erfolgt über Shopify. Du findest weiter unten Links zu den jeweiligen Helpcenter Beiträgen.
- Manche Daten können nicht migriert werden, mehr Informationen dazu findest du weiter unten.
Pickware Account erstellen und deinen Shopify Shop verbinden
Neuen Account erstellen
Um Pickware für Shopify nutzen zu können, benötigst du einen Pickware Account. Du kannst ihn hier erstellen. Um deinen Shopify Shop zu verbinden, logge dich in deinen Pickware Account ein, klicke im Menü auf Shopify und folge den Anweisungen.
Bestehenden Account nutzen
Solltest du bereits aus der Shopware 5 Welt einen Pickware Account besitzen, kannst du die Migration und die damit verbundene Testphase direkt in der Accountverwaltung starten. Gehe dazu wie folgt vor:
- Logge dich in deinem Pickware Account ein und stelle sicher, dass dein Shopware 5 Shop ausgewählt ist. Klicke entweder in der Menüleiste links auf Migration oder nutze den Button Migration starten, welcher dir oben auf der Startseite angezeigt wird.
- Wähle Shopify als Shopsystem aus.
- Wähle aus, ob du eine neue Pickware Admin erstellen möchtest und gib die entsprechenden Informationen ein.
- Alternativ kannst du eine bestehende Pickware Admin verwenden. In diesem Fall muss die Pickware App aus dem Shopify App Store installiert werden.
- Du bist nun in die Migrationsphase gestartet. Dein Shopify Shop kann über das Drop-Down-Menü links oben ausgewählt und verwaltet werden.
- Du kannst nun deine Daten aus Shopware 5 migrieren und deinen Shopify Shop vorbereiten. Mehr Informationen zur Migration findest du weiter unten.
Im Helpcenter unter Pickware Account → Abonnement findest du verschiedene Beiträge rund um die Verwaltung deines Pickware Accounts sowie deines Abonnements.
Daten nach Shopify migrieren und Shopify Shop konfigurieren
Den Hauptteil deiner Daten (Kunden, Produkte, ...) migrierst du direkt nach Shopify. Weitere Informationen dazu findest du im Migrationsguide von Shopify.
Nummernkreise migrieren
Es gibt keine automatisierte Möglichkeit, deine Nummernkreise aus Shopware 5 zu migrieren, was bedeutet, dass du sie in deiner Pickware Admin neu anlegen musst. Die Konfiguration der Nummernkreise findest du du unter Einstellungen → Shop → Nummernkreise. Hier findest du bereits diverse vorkonfigurierte Nummernkreistypen, die du an deine Gegebenheiten anpassen kannst. Diese gelten global, d. h. für alle deine Verkaufskanäle. Wenn du eigene Nummernkreise erstellst, kannst du diese auch auf einzelne Verkaufskanäle beschränken.
Wichtig ist hier insbesondere das Feld Startnummer, welches du so konfigurieren kannst, dass z. B. die Rechnungsnummer der ersten in der Pickware Admin erstellte Rechnung nahtlos an die Rechnungsnummer der letzten in Shopware 5 erstellten Rechnung anschließt.
Daten aus deinem Shopware 5 Shop migrieren
Von deinen Pickware Daten kannst du Lagerplätze, Bestände, Lieferanten und Lieferanten-Produktzuweisungen per CSV-Import in die Pickware Admin migrieren. Bitte beachte jedoch, dass die Bestandshistorie nicht mit übernommen werden kann.
In den folgenden Abschnitten zeigen wir, was du bei den jeweiligen Importen beachten musst.
Für den Import muss die CSV-Datei UTF-8-codiert sein sowie Semikolons als Trennzeichen verwenden. Weitere Details dazu und wo du die entsprechende Konfigurationsmöglichkeit in deinem Tabellenkalkulationsprogramm findest, erfährst du hier.
Lagerplätze
Lege zunächst in der Pickware Admin unter Lagerhaltung → Lager und Lagerplätze → Lager erstellen ein oder mehrere Lager an. Mehr Informationen dazu findest du hier.
Sobald ein Lager gespeichert wurde, erscheint der Tab Lagerplätze, wo du entweder manuell oder per CSV-Import Lagerplätze anlegen kannst. Die CSV-Datei zum Anlegen von Lagerplätzen enthält nur die Spalte Code, in welcher die Lagerplatzkennung eingetragen wird.
Produkte und Bestände
Deine Produkte und ihre Attribute und Details werden primär in Shopify verwaltet. Nutze die Migrationsoptionen von Shopify, um die Produkte aus deinem bisherigen Shopsystem zu übertragen. Anschließend können die Produkte aus Shopify mit wenigen Klicks mithilfe des Produktimports in die Pickware Admin übertragen werden. Mehr dazu findest du hier.
Die Bestände kannst du gemeinsam mit der Produktmigration nach Shopify übertragen und anschließend mit dem Produktimport in Pickware übernehmen.
Wenn du die Produkte bereits in der Pickware Admin angelegt hast, kannst du die Bestände auch aus deinem Shopware 5 Shop direkt zu Pickware migrieren. Führe zunächst in Shopware 5 einen CSV-Export unter Inhalte → Import/Export aus. Verwende dazu das Profil viison_pickware_erp_article_stocks_absolute.
Passe nun die CSV Datei an, indem du die Spalten wie folgt umbenennst bzw. löschst:
- articleNumber → Produktnummer
- articleName → Produktname
- warehouse → Lagerkürzel
- binLocation → Lagerplatz
- isDefaultBinLocation → Standardlagerplatz
- physicalStock → Bestand
- availableStock → löschen
- purchasePrice →löschen
Achte hier in jedem Fall darauf, dass der jeweilige Wert in der Spalte Lagerplatz auch einem der Lagerplätze entspricht, die du zuvor angelegt hast.
Öffne als nächstes deine Pickware Administration, navigiere zu Lagerhaltung → Bestandsübersicht und klicke auf Import. Lade hier deine angepasste CSV-Datei hoch. Weitere Informationen zum Pflegen von Beständen findest du in diesem Beitrag.
Hinweis zum unbekannten Lagerplatz
Wenn du den in Shopware 5 Produkte keine Lagerplätze genutzt hast, also diese in der Admin mit der Lagerplatzbezeichnung unbekannter Lagerplatz geführt werden, beachte bitte folgende Hinweise.
In der CSV Export Datei von Shopware 5 wird der unbekannte Lagerplatz mit pickware_unknown_location angegeben. Diese Bezeichnung gibt es in Pickware für Shopify nicht, daher würde es im Falle eines Imports zu einem Fehler kommen. Dort heißt der unbekannte Lagerplatz stattdessen unknown. Im Folgenden findest du eine Übersicht verschiedener Szenarien zum Einbuchungsverhalten in der Pickware Admin:
-
Lagerplatzbezeichnung = unknown
- Der Bestand wird auf den unbekannten Lagerplatz gebucht.
-
Lagerplatzbezeichnung = [leer]
- Der Bestand wird auf den Standardlagerplatz gebucht.
- Wenn das Produkt keinen Standardlagerplatz hat, wird der Bestand stattdessen auf den unbekannten Lagerplatz gebucht.
-
Lagerplatzbezeichnung = pickware_unknown_location
- Der Import kann nicht durchgeführt werden und es kommt zu einer Fehlermeldung.
-
Lagerplatzbezeichnung entspricht einer Bezeichnung, die nicht als Lagerplatz in der Shop Admin vorhanden ist
- Der Import kann nicht durchgeführt werden und es kommt zu einer Fehlermeldung.
Lieferanten und Produktzuordnung
Lieferanten anlegen
Führe zunächst in Shopware 5 einen CSV-Export unter Inhalte → Import/Export aus. Verwende dazu das Profil viision_pickware_erp_suppliers.
Passe nun die CSV Datei an, indem du die Spalten wie folgt umbenennst bzw. löschst:
- supplierNumber → Nummer
- salutation →löschen
- address → aufteilen in
- Straße, Hausnummer, PLZ, Stadt, Adresszusatz, Land (hier bitte ISO2 Ländercodes verwenden, also bspw. DE für Deutschland)
- contact → aufteilen in
- Vorname, Nachname
- phone → Telefonnummer
- fax → Faxnummer
- email → E-Mail-Adresse
- comment → Kommentar
- customerNumber → Kundennummer
- deliveryTime → Standardlieferzeit
- templateShopId →löschen
- currency →löschen
In deiner Pickware Admin unter Einkauf → Lieferanten findest du rechts die Listeneinstellungen. Dort kannst du sehen, welche zusätzlichen Eigenschaften für Lieferanten in der Pickware Admin gepflegt werden können. Du kannst diese bei Bedarf ebenfalls per CSV-Import ergänzen, indem du eine entsprechende Spalte in deiner CSV-Datei einfügst.
In der Pickware Admin unter Einkauf → Lieferanten → Importieren kannst du deine angepasste CSV-Datei hochladen. Weitere Informationen zum Anlegen von Lieferanten findest du in diesem Beitrag.
Produkte einem Lieferanten zuordnen
Führe zunächst in Shopware 5 einen CSV-Export unter Inhalte → Import/Export aus. Verwende dazu das Profil viision_pickware_erp_article_suppliers.
Passe nun die CSV Datei an, indem du die Spalten wie folgt umbenennst bzw. löschst:
- articleNumber → Produktnummer
- articleName → Produktname
- supplierArticleNumber → Lieferantenproduktnummer
- supplierNumber → Lieferantennummer
- defaultSupplier → Standardlieferant
Hinweis: Die Information, ob es sich bei der Zuordnung um den Standardlieferanten handelt, wird in Shopware 5 mit y (= ja) oder n (= nein) angegeben. In Pickware für Shopify musst du stattdessen ja oder nein bzw. yes oder no verwenden. - purchasePrice → EK (netto)
Hinweis: Die Einkaufspreise können nur als Nettopreise importiert werden. Prüfe daher das Feld Eingabe von Einkaufspreisen in den Einstellungen der Shopware 5 Administration unter Einstellungen → Grundeinstellungen → Shopware ERP powered by Pickware und passe anschließend ggf. deine Einkaufspreise an. - currency → löschen
- minimumOrderAmount → Mindestabnahme
- packingUnit → Abnahmeintervall
In deiner Pickware Admin unter Einkauf → Lieferantenzuordnung findest du rechts die Listeneinstellungen. Dort kannst du sehen, welche zusätzlichen Eigenschaften für die Lieferantenzuordnung in deiner Pickware Admin gepflegt werden können. Du kannst diese bei Bedarf ebenfalls per CSV-Import ergänzen, indem du eine entsprechende Spalte in deiner CSV-Datei einfügst.
In der Pickware Admin unter Einkauf → Lieferantenzuordnung → Import kannst du deine angepasste CSV-Datei hochladen. Weitere Informationen zur Lieferantenzuordnung findest du in diesem Beitrag.
Bitte beachte, dass du Pickware Advanced oder Professional benötigst, um mehrere Lieferanten pro Produkt zu hinterlegen. Beim Import der CSV-Datei werden die Zeilen von oben nach unten gelesen. Solltest du einem Produkt zwei verschiedene Lieferanten zugeordnet haben, wird ohne Pickware Advanced oder Professional der erste Eintrag beim Lesen des zweiten Eintrags wieder überschrieben. Dies ist ebenfalls der Fall, wenn du die Erweiterung zum Zeitpunkt des Imports deaktiviert hast.
Lizenzen für Pickware WMS buchen
Lizenzen für Pickware WMS können direkt über den Pickware Account gebucht werden. Hier findest du weitere Informationen zur Einrichtung von Pickware WMS.
Pickware App wechseln
Die Pickware WMS App für iOS vereint die Funktionen der bisherigen Versand und Lager App. Für den Einsatz der WMS App benötigst du ein Apple Gerät, welches mindestens iOS 15 unterstützt. Mehr Informationen findest du hier. Du kannst die App wie gewohnt im App Store downloaden.
Eine Anleitung zur Einrichtung der WMS App findest du hier.
Welche Daten können nicht migriert werden?
Folgende Daten können aktuell nicht aus Shopware 5 migriert werden:
- Lieferantenbestellungen
- Bestandsbewegungen
- Retouren
Hinweis zum DATEV Export
Für alle in Shopware 5 erstellten Bestellungen muss der DATEV Export auch in Shopware 5 erfolgen, da diese ansonsten bei einem Export über deine Pickware Admin für Shopify nicht erhalten wären.
Weitere Informationen
Alle weiteren Informationen rund um Pickware für Shopify findest du hier im Helpcenter.